Nie pozbywaj się tych dokumentów zbyt szybko. Sprawdź, kiedy możesz je wyrzucić

4 godzin temu

Nieprzemyślane usunięcie ważnych pism może skutkować problemami w urzędach, bankach czy instytucjach ubezpieczeniowych. Warto więc wiedzieć, jakie dokumenty należy przechowywać przez całe życie, a które można usunąć po upływie wskazanego okresu.

Przechowywanie dokumentów jest istotne z uwagi na zarządzanie sprawami urzędowymi i finansowymi. Wiele osób ma trudności z określeniem, które dokumenty należy zachować, a które można bezpiecznie usunąć. Podczas gdy paragony za codzienne zakupy można wyrzucić niemal od razu, umowy czy dokumenty podatkowe wymagają przechowywania przez określony czas.

Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania dokumentów są określone w ustawie (Dz.U. z 2006r. Nr 97 poz. 673) z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jakie dokumenty należy przechowywać na stałe?

Niektóre dokumenty są trudne do odtworzenia, a ich brak może powodować komplikacje przy załatwianiu spraw urzędowych i finansowych. Warto je przechowywać przez całe życie, aby uniknąć problemów z dostępem do kluczowych informacji.

ZOBACZ: Ruszyły wypłaty 800 plus. ZUS przyjmuje tysiące wniosków dziennie

Do takich dokumentów należą:

akty urodzenia oraz akty małżeństwa
książeczki ubezpieczeniowe
świadectwa pracy
polisy ubezpieczeniowe na życie
świadectwa ukończenia szkoły, dyplomy oraz certyfikaty z kursów
dokumenty związane z mieszkaniem spółdzielczym (zwłaszcza te dotyczące przydziału)

Dokumenty, które można wyrzucić po określonym czasie

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane bezterminowo. Umowy i rachunki można bezpiecznie usunąć po upływie wskazanego okresu, kiedy przestają być wymagane do celów prawnych i rozliczeniowych. Są to m.in.:

umowy kredytowe, abonamentowe (telefon, internet, telewizja) oraz umowy najmu - do końca trwania umowy i uregulowania wszelkich zobowiązań
potwierdzenia opłaty polis ubezpieczeniowych - 3 lata od zakończenia okresu ochrony
umowy o dzieło - 2 lata od zakończenia współpracy
dokumenty podatkowe - 5 lat od końca roku podatkowego
potwierdzenia opłat za czynsz, prąd, telefon, internet - 3 lata
dowód sprzedaży pojazdu - 3 lata po dokonaniu transakcji
dokumenty składane do ZUS - 10 lat (jeśli złożone przed 2012 r.), 5 lat (jeśli po 2012 r.)
karty gwarancyjne - do momentu wygaśnięcia okresu gwarancyjnego

Bezpieczne niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe

Dokumenty zawierające dane osobowe lub informacje poufne nie powinny być wyrzucane do śmieci w całości. W celu uniknięcia ryzyka kradzieży tożsamości należy je odpowiednio zutylizować. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki, pocięcie ich nożyczkami lub spalenie.

ZOBACZ: Rewolucja w podatkach? Sejm zdecydował ws. nowych przepisów

Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów oferują usługi zgodne z przepisami RODO oraz normami dotyczącymi recyklingu i ochrony środowiska.

W przypadku plików elektronicznych samo usunięcie z dysku nie gwarantuje trwałego pozbycia się danych. Istnieją specjalistyczne programy, które pozwalają na całkowite usunięcie plików, uniemożliwiając ich odzyskanie.

WIDEO: Ziemia dla przedsiębiorców. Szczerze o pieniądzach odc. 276