Nowe obowiązki i uprawnienia dla przedsiębiorców-pracodawców w 2023 r.

W 2023 roku weszły lub wejdą w życie nowelizacje Kodeksu pracy, które nałożą na przedsiębiorców-pracodawców nowe obowiązki, ale także przyznają im nowe uprawnienia. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.

Kontrola trzeźwości

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wdraża do polskiego porządku prawnego prawo wprowadzenia przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Ustawa w powyższym zakresie weszła w życie 21 lutego 2023 roku.

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego dzięki urządzenia posiadającego istotny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie (alkomat). Badanie polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu albo na stan nietrzeźwości. W przypadku niestwierdzenia obecności alkoholu w organizmie pracownika, która wskazywałaby na to, iż pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości, okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Określenia grupy lub grup pracowników objętych kontrolą trzeźwości (lub kontrolą na obecność w organizmie środka działającego podobnie do alkoholu) i sposobu przeprowadzania kontroli, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli (rodzaju alkomatu), czasu i częstotliwości jej przeprowadzania, pracodawca ma obowiązek dokonać w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, o ile pracodawca nie będzie objęty układem zbiorowym pracy lub nie będzie obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O wprowadzeniu kontroli pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracowników nie później niż 2 tygodnie wcześniej.

Pracodawca nie dopuści pracownika do pracy, o ile kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości (lub wykaże obecność środka działającego podobnie do alkoholu), ale także gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, iż pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy (analogicznie w przypadku środka działającego podobnie do alkoholu).

Co ciekawe, ustawa wprowadza możliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu także przez przedsiębiorców niebędących pracodawcą, zatrudniających osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek.

Praca zdalna

Powyższa ustawa wprowadza także do Kodeksu pracy pracę zdalną jako rozwiązanie stałe. W tym zakresie ustawa wejdzie w życie od 7 kwietnia 2023 roku.

Praca zdalna rozumiana będzie jako praca wykonywania całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno wskutek uzgodnień dokonanych przy zawieraniu umowy o pracę, jak i już w trakcie zatrudnienia, jak i w ramach polecenia pracodawcy – w szczególnych przypadkach. Polecenie pracy zdalnej w takim wypadku będzie możliwe pod warunkiem złożenia przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w takiej formie. Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika będzie możliwe po uregulowaniu warunków wykonywania pracy w takiej formie w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową albo w regulaminie ustalonym przez pracodawcę, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego, albo po zawarciu porozumienia indywidualnego z tym pracownikiem, albo w poleceniu pracodawcy.

Pracodawca będzie miał obowiązek:

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

– pokryć inne koszty niż koszty określone w tiret powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu/regulaminie/poleceniu

(ewentualnie wypłacić pracownikowi ustalony ryczałt),

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT;

Z kolei ustawa z dnia 8 lutego 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw przewiduje m.in. zmiany w umowach o pracę na okres próbny i na czas określony, obowiązkach informacyjnych pracodawców, a także wprowadza nowy urlop opiekuńczy i zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Ustawa została przekazana do Senatu i Prezydentowi.

Czas trwania umowy na okres próbny

Czas trwania umowy na okres próbny będzie zależny od czasu trwania przyszłej umowy na czas określony. Okres próbny powinien trwać 1 miesiąc – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy, 2 miesiące – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Uzasadnianie wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony

Pracodawcy będą mieli obowiązek uzasadniania wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony oraz przeprowadzania konsultacji związkowej. Ponadto, w przypadku nieuzasadnionego lub naruszającego przepisy o wypowiadaniu umów o pracę rozwiązania umowy o pracę na czas określony pracownik będzie miał możliwość ubiegania się o przywrócenie do pracy (obecnie jedynie odszkodowanie).

Nowe obowiązki informacyjne

Nowelizacja nakłada na pracodawców nowe obowiązki informacyjne poprzez znaczne rozszerzenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanych pracownikowi, m.in. o szkoleniach zapewnianych przez pracodawcę, innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych i rzeczowych, procedurach awansu, a także o długości płatnego urlopu przysługującego pracownikowi.

Urlop opiekuńczy

Ustawa wprowadza nowy urlop opiekuńczy w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (synem, córką, matką, ojcem lub małżonkiem) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych. Pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas tego urlopu.

Siła wyższa

Pracownikowi przysługiwać będzie także zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym (dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy – proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy), z powodu działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, o ile niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowywał będzie prawo do połowy wynagrodzenia.

Od 21 lutego 2023 roku pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Od 7 kwietnia 2023 roku możliwe będzie wykonywanie pracy zdalnej na warunkach wskazanych w Kodeksie pracy. Najprawdopodobniej jeszcze w tym roku nastąpią zmiany w umowach o pracę, obowiązkach informacyjnych pracodawców, a także wprowadzony zostanie nowy urlop opiekuńczy i zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej.