Nowe standardy fiskalizacji w e-commerce. E-paragon jako narzędzie automatyzacji procesów sprzedażowych

Gorący temat tego roku? Zdecydowanie e-paragon. Czyli wersja elektroniczna paragonu, która może w pełni zastąpić dokument znany dotąd w postaci papierowego wydruku. Choć technologicznie (i prawnie) jest dostępny od niedawna, e-paragon zyskuje coraz szersze grono zwolenników, zwłaszcza w sprzedaży internetowej.

Skąd popularność e-paragonów

Powodem rosnącego zainteresowania e-paragonami jest jedno słowo-klucz: automatyzacja. Sklep internetowy, który decyduje się przejść na e-paragony, może realnie zautomatyzować cały proces fiskalizacji. Pozbywa się więc kilometrów wydrukowanych paragonów, które przedtem pracownik musiał zbierać i umieszczać w paczkach klientów lub przekazywać do archiwizacji. Dzięki e-paragonom wszystko może dziać się automatycznie, łącznie z wydaniem dokumentu klientowi – trafi on do niego np. e-mailowo.

Automatyzacja i rezygnacja z papierowej dokumentacji przynosi szereg dodatkowych korzyści:

• sprawniejsze procesy realizacji zamówień – szczególnie w obszarach logistyki, magazynu i księgowości,
• niższe koszty fiskalizacji – według estymacji eparagony.pl mogą one spaść choćby o 90%. To m.in. koszty pracy, księgowości czy utrzymania (papieru, urządzeń fiskalnych, rosnących baz danych itd.),
• mniejsze obłożenie w szczytach sprzedaży,
• łatwiejsze i szybsze rozliczanie księgowe, np. w przypadku zwrotów,
• większa wygoda użytkowania,
• niższy ślad węglowy.

Narzędzie dla wszystkich e-commerce

E-paragony może wystawiać każdy przedsiębiorca – polskie prawo nie przewiduje w tym zakresie żadnych ograniczeń. Często wprowadzenie paragonów elektronicznych opłaca się choćby podmiotom zwolnionym z fiskalizacji z uwagi
na łatwiejszą ewidencję sprzedaży i dzięki temu niższy koszt całościowy.

W przypadku eparagony.pl samo wdrożenie jest banalnie proste – niektórym e-sklepom wystarcza 30 minut. Dzięki gotowym wtyczkom można zintegrować się przez system księgowy i ERP, integratora czy platformę sklepową.

Warto podkreślić, iż mimo cyfryzacji samego paragonu urządzenie fiskalne jest przez cały czas niezbędne. Chodzi dokładnie o drukarkę fiskalną online z homologacją do obsługi e-paragonów. Na rynku jest już dostępnych kilkanaście modeli od wiodących producentów. Oczywiście sama drukarka nie drukuje już paragonów – jest potrzebna do rejestracji sprzedaży i komunikacji z HUB-em.

Sprzedaż internetowa – e-paragon… czy może faktura

Gdy porównuje się narzędzia wykorzystywane w e-commerce, alternatywą dla e-paragonów często wydaje się faktura elektroniczna. No właśnie – wydaje się.

Jeżeli sklep ma obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie i decyduje się wystawiać faktury w transakcjach B2C, to i tak musi drukować paragony. Nie ma od tego ucieczki. Same paragony, po wystawieniu do nich faktur, przekazuje się
do kosztownej archiwizacji.

Warto też zwrócić uwagę na rozliczenia księgowe. Sklepy internetowe są często rozliczane od każdej wystawionej faktury. Tymczasem e-paragony można księgować zbiorczo, na podstawie jednego raportu miesięcznego. To prostsze, szybsze i znacznie tańsze rozwiązanie.

W przypadku e-faktur mamy do czynienia z podwójnym obiegiem dokumentów – a co za tym idzie, również z co najmniej podwojonymi kosztami. Natomiast e-paragon to pojedynczy dokument fiskalny wystawiany automatycznie, bez udziału pracownika czy księgowości. Faktury mogą oczywiście mieć uzasadnienie dla sklepów zwolnionych z fiskalizacji lub z niewielkim wolumenem sprzedaży. Jednak w większości przypadków koszt obsługi faktur jest kilkakrotnie wyższy w porównaniu do e-paragonów. Warto więc zrobić własną kalkulację.

Artykuł pochodzi z e-booka „Dochodowy e-commerce 2025”. Kliknij w baner i pobierz.