1 miesiąc temu
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 dotyczące ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR) nakłada na producentów szereg obowiązków. Ich spełnienie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również kluczowym krokiem w budowaniu bezpieczeństwa konsumentów i reputacji firmy. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis obowiązków oraz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci sprostać tym wymaganiom.
Kto jest producentem?
Producent oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która wytwarza produkt lub która zleca zaprojektowanie lub wytworzenie produktu i sprzedaje ten produkt pod własną nazwą lub własnym znakiem towarowym.
Producentem jesteś także wtedy gdy:
- wprowadzasz produkt do obrotu pod swoim nazwiskiem lub nazwą lub znakiem towarowym;
- wprowadzasz modyfikację – jesteś producentem w odniesieniu do części produktu, której dotyczy modyfikacja, lub w odniesieniu do całego produktu, o ile istotna modyfikacja ma wpływ na jego bezpieczeństwo.
Obowiązki producenta
- Analiza ryzyka bezpieczeństwa produktu
Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie dokładnej analizy ryzyka każdego produktu. Analiza ta obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń oraz ocenę ich prawdopodobieństwa i możliwych konsekwencji. Ważne jest, aby dla wszystkich produktu analiza była przeprowadzana osobno. W ocenie ryzyka uwzględnij:
- właściwości produktu (materiały, konstrukcja, adekwatności użytkowe),
- grupę docelową (dzieci, osoby starsze, osoby z niepełnosprawnościami),
- przewidywane warunki użytkowania.
Tip dla producenta: Starannie dokumentuj wyniki analizy ryzyka – posłużą one jako podstawa do dalszych działań związanych z dokumentacją techniczną i instrukcjami bezpieczeństwa.
- Dokumentacja techniczna produktu
Producent jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji technicznej, która stanowi dowód na to, iż produkt spełnia wymagania bezpieczeństwa GPSR. Każdy produkt wymaga oddzielnej dokumentacji technicznej, która powinna zawierać m.in.:
- opis produktu,
- zasadnicze adekwatności istotne dla oceny bezpieczeństwa (np. skład chemiczny, mechaniczne adekwatności, temperatura użytkowania),
- opis zidentyfikowanych zagrożeń oraz zastosowanych środków zaradczych,
- wykaz zastosowanych norm europejskich lub krajowych,
- wyniki przeprowadzonych testów i badań.
Dokumentacja techniczna, której tworzenie i aktualizacja stanowią Twój ustawowy obowiązek, nie jest jedynie biurokratycznym wymogiem. To przede wszystkim Twoja pierwsza linia obrony w razie kontroli organów nadzoru. Precyzyjna, kompletna i zawsze aktualna dokumentacja techniczna to Twój najlepszy dowód, iż jako producent robisz wszystko, by dostarczać konsumentom produkty najwyższej jakości.
Tip dla producenta: Dokumentację techniczną przechowuj przez co najmniej 10 lat od wprowadzenia produktu na rynek. Aktualizuj ją zawsze, gdy wprowadzasz zmiany w produkcie.
- Oznaczenie produktu
Producent musi oznaczyć produkt lub jego opakowanie następującymi informacjami:
- nazwa firmy,
- zarejestrowany znak towarowy,
- adres pocztowy i elektroniczny do kontaktu,
- numer partii, serii lub inne dane umożliwiające identyfikację produktu.
Pamiętaj także, iż odpowiednie oznakowanie produktów to dla Twoich klientów pierwsze i najważniejsze źródło informacji o bezpieczeństwie. Im lepiej i czytelniej oznaczysz produkt, tym mniejsze ryzyko, iż konsument popełni błąd w użytkowaniu – unikniesz w ten sposób wielu problemów i potencjalnych sytuacji kryzysowych.
Tip dla producenta: jeżeli produkt jest zbyt mały lub z innych względów nie można umieścić oznaczeń bezpośrednio na nim, wykorzystaj do tego etykietę, opakowanie lub załącz dokument do produktu.
- Instrukcje i ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa produktu
Szczególnie istotne są instrukcje użytkowania i ostrzeżenia – postaraj się, aby były one nie tylko formalnym wymogiem, ale także praktyczną pomocą dla Twoich klientów. Czytelnie napisane, uzupełnione grafiką czy piktogramami, z pewnością nie tylko spełnią obowiązek prawny, ale pozytywnie wpłyną na doświadczenie klienta z Twoim produktem.
Tip dla producenta: Zawsze przewiduj potencjalne nieprawidłowe sposoby użycia produktu przez konsumentów i jasno informuj, jak tego unikać.
- Oznaczenia oferty produktu sprzedawanego na odległość (online)
Jeżeli sprzedajesz produkty przez internet, pamiętaj o obowiązkowym umieszczeniu w opisie oferty następujących danych:
- nazwa, zarejestrowany znak towarowy, adres pocztowy i elektroniczny producenta,
- informacje umożliwiające identyfikację produktu, w tym jego obraz, rodzaj a także identyfikatory,
- wszelkie informacje bądź ostrzeżenia dot. bezpieczeństwa produktu.
Tip dla producenta: Upewnij się, iż wszystkie informacje są łatwo dostępne i widoczne na stronie produktu. Organy kontrolne mogą łatwo zweryfikować spełnienie tego obowiązku.
- Obsługa skarg konsumentów
Producenci podają do wiadomości publicznej kanały komunikacji – takie jak numer telefonu, adres poczty elektronicznej lub wyodrębniona część ich strony internetowej, po to by konsumenci mogli kontaktować się z producentem ws. produktu niebezpiecznego (w tym przekazywać informacje o wypadkach lub problemach związanych z bezpieczeństwem). Kanały kontaktu powinny uwzględniać potrzeby w zakresie dostępności osób z niepełnosprawnościami.
Każda skarga dotycząca bezpieczeństwa produktu musi być starannie zbadana. Producent powinien prowadzić rejestr skarg, zawierający informacje o podejmowanych działaniach naprawczych.
Tip dla producenta: Zawsze reaguj gwałtownie na skargi konsumentów – to zwiększa ich zaufanie do marki i minimalizuje ryzyko prawne. Prowadź rejestr skarg.
- Postępowanie w przypadku produktu niebezpiecznego
Kluczowym elementem w zakresie odpowiedzialności producenta jest również prawidłowe zarządzanie sytuacjami kryzysowymi, jakimi są produkty niebezpieczne. Jeśli, mimo najlepszych starań, dojdzie do sytuacji, w której Twój produkt okaże się stwarzać zagrożenie, pamiętaj, iż szybkość reakcji i transparentność działania są najważniejsze. Ustanów jasną procedurę postępowania w przypadku skarg konsumentów oraz przygotuj się na ewentualność odzyskania produktu od klientów. adekwatnie poprowadzona sytuacja kryzysowa może choćby zwiększyć zaufanie klientów do Twojej marki – pokaże, iż jesteś odpowiedzialnym producentem, dla którego bezpieczeństwo klientów jest priorytetem.
Jeżeli produkt po wprowadzeniu na rynek okaże się niebezpieczny lub ryzykowny, producent ma obowiązek podjąć natychmiastowe działania naprawcze:
- podjąć środki naprawcze niezbędne do skutecznego doprowadzenia do zgodności produktu z wymaganiami, w tym do jego wycofania z obrotu lub odzyskania, w zależności od przypadku;
- poinformować o tym konsumentów;
- poinformować o niebezpiecznym produkcie za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway.
Tip dla producenta: Warto posiadać gotową procedurę dot. działań naprawczych, by móc błyskawicznie i skutecznie reagować w razie problemów.
