Obowiązkowy KSeF a rozliczenie WDT

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU, przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu dostawy towarów na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Zgodnie z art. 42 ust 1 VATU WDT podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, o ile spełnione zostaną określone warunki (np. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego adekwatny i istotny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie adekwatne dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi czy posiada w swojej dokumentacji dowody, iż towary zostały dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

W kontekście przepisów o obowiązkowym KSeF dość istotna jest też zasada wynikająca z art. 20 ust. 1 VATU, zgodnie z którą dla WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. A jak wiadomo, zgodnie z art. 106na ust. 1 VATU, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Forma faktury

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 VATU, w przypadku gdy nabywcą towaru jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (uczestniczącego w nabyciu towaru), faktura ustrukturyzowana jest udostępniana w sposób z nim uzgodniony. Z ww. zasady wynika, iż faktury dokumentujące WDT jak najbardziej powinny być wystawiane w sposób ustrukturyzowany – do KSeF. Dodatkowo trzeba taką fakturę „udostępnić” kontrahentowi metodą uzgodnioną. To zasada uniwersalna. choćby jeżeli kontrahent zagraniczny ma FE w Polsce to trudno zakładać, iż może ono uczestniczyć w transakcji WDT. Przepisy nie podpowiadają nic o formie uzgodnienia. Można to zrobić ad hoc a może choćby w sposób dorozumiany. Najbezpieczniej ustalić jednak ów sposób z góry (np. w umowie).

Uwaga: przepisy wspominają o uzgodnionym sposobie wysyłki faktury ustrukturyzowanej. Chodzi więc o plik w wymaganym formacie (a nie np. o „obraz” faktury w PDF). Nie zmienia to faktu, iż różnego rodzaju wizualizacje faktur będą pewnie stosowane w praktyce. Faktura wystawiona poza KSeF powinna być też oznaczona kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Data wystawienia

Naturalną konsekwencją ww. zasady jest to, iż faktura jest uznana za wystawioną w dniu skutecznego jej wysłania do KSeF. Datą odbioru nie będzie zaś data przydzielenia numeru KSeF. Kontrahent unijny nie ma oczywiście dostępu do systemu. Tu decydują więc przepisy w kraju przeznaczenia. Pamiętajmy, iż w WDT data wystawienia faktury decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego a podatników wiążą w tym zakresie ustawowe terminy. To może kreować sytuacje dwuznaczne. Przykładowo, podatnik dokonał WDT 30.9.2024 r. a w polu P_1 na fakturze wysłanej mailem do kontrahenta wskaże tę samą datę. Skuteczna wysyłka faktury do KSeF nastąpi jednak dopiero 16.10.2024 r. Obowiązek podatkowy w WDT powstanie 15.10.2024 r. Ale nabywca może mieć możliwość rozpoznania WNT po dacie wystawienia faktury „w swoim rozumieniu”. A więc, już we wrześniu.

Załączniki do faktury

Załączniki do faktur WDT to powszechna sprawa. To często specyfikacje sztuk ładunku, wydania magazynowe czy przede wszystkim dokumenty przewozowe (jako się rzekło, niezbędne do stosowania stawki 0% VAT). W oczywisty sposób załączniki przez cały czas będą wysyłane. Ale już nie wraz z fakturą do KSeF a co najwyżej wraz z fakturą w sposób uzgodniony z nabywcą unijnym).

Faktura korygująca in minus

Zgodnie z nową propozycją art. 29a ust. 13 VATU, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. To odejście od kontrowersyjnych reguł wprowadzonych w ramach SLIM VAT, opartych o uzgodnienie i spełnienie warunku korekty. Dziś korekta WDT in minus nie wymaga dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków. W praktyce więc, dokonuje się jej w okresie wystawienia faktury korygującej. Nowe reguły dotyczyć będą WDT tak samo jak transakcji krajowych. Inna sprawa, iż efekt pozostanie niezmieniony.

Faktura korygująca in plus

Zgodnie z art. 29a ust. 17 VATU, w przypadku, gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Przepisy obowiązkowego KSeF nie przewidują w tej materii zmiany.

Przeliczenie waluty obcej

Faktury WDT zwykle wystawiane są w walutach obcych. W jaki sposób przeliczyć odpowiednie kwoty aby adekwatnie zaraportować transakcję w JPK? Zasadniczo, przeliczenia dokonuje się na podstawie kursu na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Wydaje się, iż dla WDT zastosowanie będzie mogła znaleźć też zasada z art. 31 ust. 1a VATU, zgodnie z którą przeliczenia można będzie dokonać na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wskazany w polu P_1. Pod warunkiem jednak, iż faktura ustrukturyzowana została skutecznie wysłana do KSeF nie później niż następnego dnia po tym dniu.