2 tygodni temu
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; dalej: VATU), od 1.7.2024 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis ten jednak wciąż jeszcze nie obowiązuje. Jak dobrze wiemy, Ministerstwo Finansów odroczyło bowiem planowane na obecny rok wejście w życie przepisów o obowiązkowym KSeF aż do 2026 r.
W międzyczasie trwały różnego rodzaju pre-konsultacje, konsultacje, prace w grupach roboczych, podsumowania itp. I wreszcie ukazał się projekt KSeF „po nowemu”. Na jakie nowości względem znanych już założeń możemy liczyć?
Faktura ustrukturyzowana jednak dla konsumentów
Nowelizacja zakłada fakultatywne wystawianie e-faktur dla konsumenta. Wystawca takiej faktury będzie miał wybór i zadecyduje czy wystawia e-fakturę, czy fakturę na dotychczasowych zasadach. Do wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla konsumenta nie będzie wymagana zgoda nabywcy. Ale samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę (art. 106b ust. 3 VATU, tu nic się nie zmieni). Podatnik będzie musiał zapewnić konsumentowi odpowiedni dostęp do wystawionej faktury.
NIP nabywcy zwolnionego z VAT
Doprecyzowane zostaną dane jakie powinna zawierać faktura, w odniesieniu do numeru identyfikacji podatkowej nabywcy. Na fakturze na rzecz podatnika zwolnionego będzie musiał się znaleźć jego numer NIP. Automatycznie także nabywca będący podmiotem zwolnionym z VAT albo nie-podatnikiem posługującym się NIP będzie musiał ów numer podać sprzedawcy. Propozycja ta ma pozwolić na sprawniejszą identyfikację statusu nabywcy e-faktury w ramach instytucji tzw. „samoidentyfikacji”.
Dostęp do faktur KSeF dla podmiotów innych niż podatnicy VAT czynni
Nabywcy, który na potrzeby wystawienia faktury nie posługuje się numerem VAT lub NIP, wystawca zapewni dostęp do e-faktury poprzez podanie kodu weryfikującego w systemie oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie albo oznaczenie kodem QR w przypadku gdy jest ona użyta poza systemem. Taki dostęp będzie musiał być określony także dla trybu offline.
Identyfikator zbiorczy
Obecne przepisy określają możliwość przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy. Nowelizacja zakłada taką możliwość dla co najmniej dwóch e-faktur wystawianych przez podatnika, jednak bez ograniczenia w postaci jednego odbiorcy. Zatem odbiorców będzie mogło być kilku. jeżeli więc podatnik dokonywać będzie płatności za więcej niż jedną e-fakturę, można będzie oznaczać płatności (np. w przelewie) dokonywane na rzecz kilku odbiorców.
Załącznik
KSeF w poprzedniej wersji nie przewidywał załączników do faktur ustrukturyzowanych. To ma się zmienić w strukturze FA(3) gdyż zostanie ona rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł „Załącznik” właśnie. Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami. Funkcjonalność „z załącznikiem” ma być dostępna po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia.
Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to dotyczy tych, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi (głównie więc chodzi o dostawców mediów czy energii). Załączniki nie służą jednak do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym, np. cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, informacje o promocjach i wyprzedażach, oferty indywidualne, newslettery.
Offline dla wszystkich ale przejściowo
Każdy podatnik będzie miał możliwość wystawiania faktur w trybie offline do końca 2026 r. Chodzi o wystawianie zamiast faktur ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, zgodnie ze stosownym wzorem. Taka faktura, tak jak elektroniczne faktury wystawione w trybie „offline”, np. podczas niedostępności KSeF, musi być przesłana do systemu w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia w celu przydzielenia jej numeru KSeF. Wprowadzenie na okres przejściowy powyższych rozwiązań ma wesprzeć podatników we wdrożeniu systemu i pomoże w wypracowaniu adekwatnych praktyk wystawiania faktur w docelowym trybie. Podatnicy będą więc mieć swoistą furtkę do wystawiania faktur elektronicznych poza KSeF (ale z koniecznością przesłania do KSeF).
Wejście w życie
Pierwszą datą graniczną będzie 1.2.2026 r. Dotyczy ona podatników, którzy przekroczą wartość sprzedaży brutto 200 mln zł osiągniętą w 2025 r. Oni pierwsi wejdą więc w obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Pozostali wejdą w ww. obowiązek od 1.4.2026 r., choć fakultatywnie mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane i wcześniej. Najmniejsi podatnicy mogą dodatkowo aż do 30.9.2026 r. przez cały czas wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne – ale tylko, gdy wystawiają wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł, a łączna miesięczna wartość sprzedaży jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Utrzymuje się także odroczenie do 31.7.2026 r. stosowania kar pieniężnych za naruszenia związane z KSeF, możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznanych za faktury uproszczone oraz obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach, w przypadku mechanizmu podzielonej płatności.
Komentarz
Resort Finansów twierdzi, iż wprowadzane zmiany mają na celu uproszczenie systemu KSeF i przyczynią się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. Stąd proponowany zakres rozwiązań skonsultowany z przedsiębiorcami obejmuje oprócz rozwiązań legislacyjnych, także zmiany biznesowe uwzględniające niektóre uproszczenia.
Czy tak będzie w praktyce? Parafrazując klasyka, zobaczymy, czas pokaże, czas pokaże. Przede wszystkim jednak widać wyraźnie, iż Ministerstwo Finansów nie odchodzi od wypracowanego wzorca KSeF, zakładającego przekazywanie danych z faktur do fiskusa w czasie w zasadzie rzeczywistym. Nie będzie to więc system oparty o unijne pryncypia zgodne z przyjętym wreszcie niedawno projektem VIDA. przez cały czas skala wyzwań wdrożeniowych jest wielka. Przede wszystkim czas pokaże, czy zaproponowane przez Ministerstwo Finansów daty są realne.
