Realizacja czynności dotyczących fakturowania w KSeF wykonywana jest w imieniu podatnika przez konkretne osoby identyfikowane z imienia i nazwiska. W przypadku małej jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej czynności fakturowania realizuje właściciel, a w większych przedsiębiorstwach – upoważniony pracownik. Pracownik ponosi odpowiedzialność za błędy w wystawionej fakturze VAT, jednak rodzaj i zakres tej odpowiedzialności zależą od charakteru błędu, stopnia winy pracownika oraz przepisów, na podstawie których jest ona rozpatrywana (Kodeks pracy czy Kodeks karny skarbowy). najważniejsze znaczenie ma funkcja lub stanowisko pracownika w organizacji, a przede wszystkim jego zakres obowiązków.