Oddział zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce – kilka słów o jego działaniu i reprezentacji

Podmioty zagraniczne decydujące się na rozwijanie działalności w naszym kraju w pierwszej kolejności muszą zmierzyć się z wyborem najodpowiedniejszej formy prawnej. Polski ustawodawca przewidział kilka rozwiązań, którym warto się przyjrzeć, biorąc pod uwagę ich różne prawne i podatkowe skutki.

Działalność gospodarcza zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce

Przedsiębiorcy zagraniczni wkraczający na polski rynek najczęściej decydują się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (lub innej spółki prawa handlowego). W ostatnim czasie coraz większą popularność zyskuje również tworzenie oddziałów. Niezależnie od rynkowych trendów, wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej trzeba każdorazowo ocenić z perspektywy potrzeb danego przedsiębiorcy, w tym skali biznesu.

O ile zasady założenia i prowadzenia spółek zostały dość jednoznacznie uregulowane w polskich przepisach, o tyle w przypadku oddziałów, pojawiają się liczne wątpliwości dotyczące zasad jego funkcjonowania. O czym warto pamiętać?

Oddział zagranicznego przedsiębiorcy – najważniejsze informacje

Problematyka oddziałów została uregulowana w ustawie z 2018 roku[1]. Zgodnie z jej zapisami, oddział to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza jego siedzibą lub głównym miejscem wykonywania działalności.

Warto mieć na uwadze, iż oddział nie posiada swojej osobowości prawnej i działa wyłącznie w ramach przedsiębiorstwa zagranicznego. Wpływa to na wiele działań, głównie dlatego, iż oddział nie występuje jako „samodzielna” strona umów (oczywiście w praktyce spotykamy się z szeregiem odstępstw od tej zasady). Wyjątkiem jest tutaj stosunek pracy. Po spełnieniu odpowiednich warunków, odział może zostać uznany za samodzielnego pracodawcę (być stroną umów o pracę i wykonywać obowiązki pracodawcy).

Działalność gospodarcza w oddziale może być wykonywana wyłącznie w takim zakresie, w jakim prowadzona jest za granicą, co stanowi dodatkowe ograniczenie. Warto również pamiętać, iż przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach oddziału dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS.

Kto jest uprawniony do reprezentacji oddziału?

Jednym z najczęściej spotykanych problemów jest rozstrzygnięcie, kto i w jakim zakresie może reprezentować przedsiębiorcę zagranicznego i działać w jego imieniu.

Zgodnie z ustawą zagraniczny przedsiębiorca, który tworzy w Polsce oddział, musi ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania go w oddziale. Jej wybór następuje na mocy oświadczenia woli przedsiębiorcy zagranicznego. Dlatego ważne jest, aby sposób i forma wyboru były zgodna z prawem adekwatnym dla danego przedsiębiorcy.

Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń co do liczby osób upoważnianych do reprezentacji. Przedsiębiorca tworzący oddział, niezależnie od liczby upoważnionych, określa zasady ich współdziałania i reprezentacji (np. czy każda z nich może reprezentować podmiot samodzielnie, czy musi występować z drugą wyznaczoną osobą). Przedstawiciele mogą mieć tożsamy lub różny zakres reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego, co należy dokładnie określić w dokumencie ich powołującym.

Warto podkreślić, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami[2] dane dotyczące organów czy osób reprezentujących przedsiębiorców (w tym oddziałów) ujawnia się w rejestrze przedsiębiorców KRS. Oznacza to, iż osoba wybrana do reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego, również podlega obowiązkowemu wpisowi.

Praktyczne wątpliwości związane z reprezentacją oddziału zagranicznego przedsiębiorcy

Osoba wyznaczona do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w oddziale działa w jego imieniu i na jego rzecz w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Pozwala to uniknąć udzielania dodatkowych pełnomocnictw.

Osoba ta nie musi być pracownikiem spółki macierzystej ani spełniać specyficznych kryteriów osobowych czy merytorycznych.

Aktualne przepisy oraz orzecznictwo nie rozstrzygają jednak jednoznacznie jej statusu. Z jednej strony wskazuje się na odpowiednie stosowanie przepisów o pełnomocnictwie[3], a z drugiej – o prokurze, w szczególności oddziałowej[4]. Istnieje również pogląd o przyjęciu „autonomicznego charakteru” takiej funkcji.

Praktyka pokazuje, iż osoba wyznaczona do reprezentacji wykonuje czynności związane z bieżącą działalnością gospodarczą w Polsce. W przypadkach szczególnych, np. gdy wymagane jest pełnomocnictwo szczególne lub mamy do czynienia z czynnością przekraczają zwykły zarząd, każdorazowo trzeba zweryfikować konieczność ewentualnego udziału przedsiębiorcy zagranicznego czy udzielenia dodatkowych upoważnień.

Doktryna i sądy stoją na stanowisku, iż osoba wyznaczona do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego może reprezentować go również w postepowaniu sądowym. Może ona choćby udzielić pełnomocnictwa procesowego do zastępowania przedsiębiorcy zagranicznego w sprawach o roszczenia związane z działalnością tego oddziału[5].

Co z organem reprezentującym przedsiębiorcę zagranicznego poza Polską?

W czynnościach związanych z bieżącą działalnością w Polsce bierze udział sam przedsiębiorca zagraniczny (jak wyżej wskazujemy, to on – a nie oddział – ma osobowość prawną i zwykle jest stroną umowy). Zatem niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zagraniczny zobowiązany jest do wytypowania osoby reprezentującej go w oddziale, może on działać zgodnie ze swoimi zasadami reprezentacji ustalonymi w kraju macierzystym. Przykładowo poprzez zarząd reprezentujący zagraniczną spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Często przedsiębiorcy zagraniczni działają przez bezpośrednio ustanowiony w swoim kraju zarząd czy wspólników (w zależności od formy prowadzonej działalności) i jest to oczywiście poprawne. Informacja na temat „oryginalnych” zasad reprezentacji również podlega ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców.

O czym pamiętać podczas tworzenia oddziału?

Przedsiębiorcy zagraniczni, którzy zdecydowali się rozwijać swoją działalność w Polsce, mają do wyboru kilka alternatywnych rozwiązań.

Oddziały reprezentowane są najczęściej bezpośrednio przez organ reprezentujący przedsiębiorcę zagranicznego (np. zagraniczny zarząd) bądź przez osobę wyznaczoną do reprezentowania go w oddziale (obowiązek wyznaczenia takiej osoby wynika z obowiązujących przepisów). O ile w doktrynie pojawiają się liczne wątpliwości w zakresie charakteru funkcji pełnionej przez tak wyznaczoną osobę, należy przyjąć, iż w praktyce działa ona w imieniu i na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wykonuje również czynności związane z bieżącą działalnością gospodarczą w Polsce. Oczywiście zakres i skuteczność umocowania należy oceniać każdorazowo w odniesieniu do konkretnego podmiotu.

Jeśli chcieliby Państwo uzyskać więcej informacji w zakresie działalności przedsiębiorców zagranicznych w Polsce, funkcjonowania oddziałów czy możliwych form prowadzenia przez nich działalności, zachęcamy do kontaktu.

[1] Ustawa z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2022 r. poz. 470)

[2] Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 685)

[3] art. 95-109 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610)

[4] art. 95-97 oraz art. 1091-art. 1098 Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610)

[5] Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Komentarz, red. Dr hab. Grzegorz Kozieł, 2019 (Art. 16); Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 30 listopada 2016 r. (III CSK 400/15), Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – V Wydział Cywilny Odwoławczy z 10 grudnia 2021 r. (V Ca 1157/21), Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 30 sierpnia 2022 r. (KIO 2052/22)