Odrzucenie oferty – Odwołanie do KIO

Odrzucenie oferty w przetargu oznacza, iż wykonawca, którego oferta została odrzucona traci szanse na uzyskanie zamówienia. Utrata szansy na uzyskanie zamówienia nie jest jednak ostateczna. Odrzucenie oferty może zostać skutecznie zaskarżone do KIO. W razie uwzględnienia odwołania KIO nakaże zamawiającemu unieważnienie czynności odrzucenia i przywrócenie oferty odwołującego do przetargu.

Odrzucenie oferty w przetargu powoduje, iż wykonawca ma do wyboru dwa wyjścia. Albo zaakceptuje fakt odrzucenia oferty, albo rozpocznie batalię z zamawiającym przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Jeżeli otrzymałeś zawiadomienie o odrzuceniu oferty i nie zgadzasz się z decyzją zamawiającego, zastanawiasz się najpewniej nad zasadnością wniesienia odwołania do KIO.

W praktyce nie ma dwóch takich samym przypadków odrzucenia oferty i dwóch takich samych spraw przed KIO. Co ważne elementy proceduralne są wspólne dla wszystkich spraw.

W artykule opisuje zagadnienia, które powinieneś zweryfikować w pierwszej kolejności, zanim ostatecznie odpowiesz sobie na pytanie – czy warto składać odwołanie do KIO od odrzucenia oferty.

Odrzucenie oferty w przetargu – sprawdź postawę prawną odrzucenia

Rozważając wniesienie odwołania do KIO, w pierwszej kolejności należy zidentyfikować podaną przez zamawiającego podstawę prawną odrzucenia oferty.

Odrzucenie oferty w przetargu następuje w przypadkach opisanych w ustawie prawo zamówień publicznych. Ustawa prawo zamówień publicznych w art. 226 ust. 1 pzp zawiera katalog 18 przesłanek odrzucenia oferty.

Katalog przesłanek odrzucenia oferty ma charakter zamknięty. Oznacza to, iż odrzucenie oferty nie może nastąpić w innych wypadkach niż te opisane w art. 226 ust. 1 pzp.

Z drugiej strony należy pamiętać, iż wystąpienie chociaż jednej z podstaw odrzucenia wymienionych w ustawie, obliguje zamawiającego do odrzucenia oferty wykonawcy. W przypadku stwierdzenia, iż w odniesieniu do oferty wykonawcy wystąpiła podstawa odrzucenia, odrzucenie oferty przez zamawiającego jest obligatoryjne (zamawiający nie może zachować się inaczej niż odrzucić ofertę).

Jak już zostało wspomniane ustawa pzp zawiera łącznie 18 podstaw odrzucenia oferty. Odrzucenie oferty może być dokonane w oparciu o każdą z tych podstaw samodzielnie.

Najczęściej do odrzucenia oferty wykonawcy dochodzi w następujących przypadkach:

• Oferta została złożona przez wykonawcę podlegającemu wykluczeniu lub niespełniającego warunków udziału w postępowaniu.
• Oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt.
• Oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Ważne:

• Katalog przesłanek odrzucenia oferty ma charakter zamknięty, wszystkie przesłanki znajdziesz w art. 226 ust. 1 pzp.
• Jeżeli w stosunku do Twojej oferty wystąpiła chociaż jedna przesłanka odrzucenia, zamawiający musi odrzucić Twoją ofertę. o ile chcesz złożyć skuteczne odwołanie do KIO, będziesz musiał wykazać, iż zamawiający się mylił i podstawa odrzucenia nie wystąpiła.

Odrzucenie oferty niezgodnej z warunkami zamówienia – najczęstsza przyczyna odrzucenia

W praktyce najczęstszą przyczyną odrzucenia oferty jest odrzucenie oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia. o ile Twoja oferta została uznana przez zamawiającego za niezgodną z warunkami zamówienia zweryfikuj, jakiego konkretnego warunku dotyczy niezgodność.

Zgodnie z ustawą pzp przez warunki zamówienia należy rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego

Warunki zamówienia określane są przez zamawiającego w dokumentach zamówienia. Należy pamiętać, iż dokumentacja zamówienia to nie tylko specyfikacja warunków zamówienia (swz) oraz opis przedmiotu zamówienia (opz). Dokumentację zamówienia stanowi ogół dokumentów opublikowanych przez zamawiającego na stronie internetowej postępowania. Dokumentacją zamówienia jest więc także wzór umowy, czy dokumenty dotyczące wymagań technicznych przedmiotu zamówienia.

Co istotne w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający uprawniony jest do modyfikacji dokumentów zamówienia, a co za tym idzie do zmiany treści warunków zamówienia. Modelowo zamawiający dokonuje zmiany warunków zamówienia poprzez zamieszczenie stosownego ogłoszenia na stronie internetowej postępowania.

Należy pamiętać, iż zamawiający może zmodyfikować warunki zamówienia również w inny sposób, bez publikowania odrębnego zawiadomienia o zmianie warunków. Jednym z takich sposobów jest publikacja odpowiedzi na pytania wykonawców do specyfikacji warunków zamówienia.

Jeżeli odpowiedź zamawiającego modyfikuje w jakikolwiek sposób treść warunków zamówienia, wówczas warunki zamówienia należy uznać za zmienione choćby wówczas, gdy zamawiający zaniechał zamieszczenia na stronie postępowania odrębnego zawiadomienia o ich zmianie.

Ważne:

• Warunki zamówienia to wszelkie wymogi zamawiającego dotyczące przetargu zawarte przede wszystkim w swz z załącznikami, w opz z załącznikami, we wzorze umowy oraz w treści odpowiedzi zamawiającego na pytania do swz.
• Jedną z pierwszych czynności przy weryfikacji szans na skuteczne odwołanie do KIO powinna być identyfikacja i analiza treści warunku zamówienia, którego według zamawiającego nie spełnia Twoja oferta.

Odwołanie od odrzucenia oferty – interes we wniesieniu odwołania

Przed podjęciem decyzji o wniesieniu odwołania potwierdź, iż posiadasz interes we wniesieniu odwołania. Interes we wniesieniu odwołania posiadasz, gdy uwzględnienie odwołania od odrzucenia oferty może zmienić wynik przetargu.

Jeżeli Twoja oferta była najkorzystniejszą ofertą na liście rankingowej, wówczas sprawa jest prosta – posiadasz interes we wniesieniu odwołania. W przypadku uwzględnienia odwołania przez KIO odrzucenie oferty zostanie unieważnione i uzyskasz zamówienie.

Jeżeli odwołujesz się z dalszego miejsca pamiętaj, iż Twoje odwołanie nie może ograniczyć się do zarzutu niezasadnego odrzucenia Twojej oferty. W odwołaniu powinieneś podnieść zarzuty w stosunku do wszystkich wykonawców, którzy znajdują się przed Tobą na liście rankingowej. Inaczej mówiąc, w odwołaniu powinieneś wykazać, iż zamawiający niezasadnie odrzucił Twoją ofertę oraz niezasadnie zaniechał odrzucenia ofert konkurentów, które były korzystniejsze niż Twoja.

W przypadku stwierdzenia przez KIO braku interesu we wniesieniu odwołania, KIO oddali odwołanie od odrzucenia oferty.

Sprawdź termin na wniesienie odwołania

Termin na wniesienie odwołania to podstawowa kwestia formalna, którą należy zweryfikować na samym wstępie. Termin na odwołanie od KIO wynosi 5 dni (w przypadku przetargów o wartości poniżej progów unijnych) lub 10 dni (w przypadku przetargów powyżej progów unijnych).

Termin na odwołanie do KIO nie może zostać przywrócony ani przedłużony.

Odwołanie do KIO od odrzucenia oferty w przetargu wniesione po terminie podlega odrzuceniu. Izba nie rozpatruje merytorycznie odwołania wniesionego po terminie.

Obecnie odwołanie do KIO składane jest do KIO w formie elektronicznej. Odwołanie może zostać skutecznie złożone do godz. 24 w dniu, w którym upływa termin na jego złożenie.

Terminy w postępowaniu przed KIO bez wątpienia są krótkie Odwołanie do KIO od odrzucenia oferty warto zacząć przygotowywać z odpowiednim zapasem czasowym.

Przeanalizuj uzasadnienie odrzucenia oferty

Ustawa prawo zamówień publicznych nakłada na zamawiającego obowiązek podania uzasadnienia prawnego i faktycznego odrzucenia oferty wykonawcy (art. 253 ust. 1 pzp). Oczywistym jest bowiem, iż wykonawca musi wiedzieć nie tylko, iż jego oferta został odrzucona, ale także – dlatego zamawiający odrzucił ofertę.

Uzasadnienie prawne odrzucenia to nic innego jak wskazanie jednej z podstaw prawnych odrzucenia przewidzianych w ustawie prawo zamówień publicznych.

W uzasadnieniu faktycznym odrzucenia zamawiający powinien wyjaśniać, z jakich przyczyn uznał, iż oferta podlega odrzuceniu akurat w oparciu o tę konkretną podstawę prawną.

Tytułem przykładu, w przypadku odrzucenia oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia zamawiający powinien wskazać na konkretne postanowienie warunków zamówienia, z którym sprzeczna jest oferta wykonawcy. Następnie obowiązkiem zamawiającego jest również podanie, który konkretnie element oferty wykonawcy jest sprzeczny z warunkami zamówienia.

Jeżeli zamierzasz złożyć odwołanie do KIO od odrzucenia oferty, uzasadnienie odrzucenia jest najważniejszym dokumentem, który powinieneś poddać dogłębnej analizie.

To właśnie treść uzasadnienia odrzucenia Twojej oferty będzie przesądzająca o tym, czy odwołanie do KIO będzie miało w Twojej sprawie szansę na powodzenie.

W swojej praktyce występowania przed KIO równie często, co odwołujących reprezentuję przystępujących. W takim wypadku moim zdaniem jest wykazać, iż odwołanie wniesione przez odwołującego jest niezasadne i powinno zostać oddalone. Zdarza się, iż spotykam się z odwołaniami, w których odwołujący w dość luźny sposób nawiązują do uzasadnienia odrzucenia oferty skupiając się na kwestiach, które mają dla sprawy co najwyższe drugorzędne znacznie.

Ważne:

• Skuteczne odwołanie do KIO od odrzucenia oferty powinno szczegółowo odnosić się do treści uzasadnienia odrzucenia oferty. Rekomenduję, aby w odwołaniu rozłożyć uzasadnienie odrzucenia oferty na czynniki pierwsze, a następnie odnieść się do każdego argumentu podanego przez zamawiającego.

Wykonawco wykorzystaj błędy zamawiającego

Postępowanie o udzielenie zamówienia jest procedurą ściśle sformalizowaną, regulowana przez dość obszerną ustawę oraz rozporządzenia wykonawcze.

Błędy formalne w przetargu mogą rodzić istotne konsekwencje i wpływać na wybór oferty.

Oczywistym jest, iż błędy formalne nie dotyczą wyłącznie wykonawców, ale w równym stopniu także zamawiających. Odrzucenie oferty obarczone niedociągnięciami formalnymi niejednokrotnie może zostać skutecznie zakwestionowane przed KIO.

Poniżej przedstawiam listę aspektów formalnych, które należy wziąć pod uwagę przy odwołaniu do KIO od odrzucenia oferty w przetargu:

1. Zamawiający powołuje wymóg, który nie był zawarty w dokumentacji zamówienia: zamawiający odrzuca ofertą jako niezgodną z warunkami zamówienia wskazując przy tym konkretne postanowienia dokumentacji, z którym sprzeczna ma być jego zdaniem oferta wykonawcy. Z treści uzasadnienia odrzucenia wynika jednak, iż niezgodność oferty wykonawcy miałaby de facto dotyczyć wymogów, które nie zostały zawarte przez zamawiającego w dokumentacji zamówienia. W takim wypadku oferta wykonawcy nie powinna podlegać odrzuceniu. Pominięcie przez zamawiającego w dokumentacji zamówienia określonych postanowień obciąża zamawiającego, a nie wykonawcę.
2. Zamawiający nie wskazuje postanowień dokumentacji zamówienia, z którymi sprzeczna jest oferta wykonawcy: w praktyce nierzadko treść uzasadnienia oferty wykonawcy jest lakoniczna. Zamawiający nie wskazuje, z którym postanowieniami dokumentacji zamówienia sprzeczna jest oferta wykonawcy. Zamawiający nie może w toku postępowania przed KIO powołać nowych podstaw odrzucenia oferty. Odrzucenie oferty w przetargu uzasadnione w sposób zdawkowy często działa na korzyść odwołującego.
3. Zamawiający interpretuje postanowienia dokumentacji w sposób niezgodny z ich rzeczywistą treścią: w praktyce jest to dość częsta sytuacja, każdy kto startuje w przetargach z pewnością przynajmniej raz się z nią spotkał. Po lekturze uzasadnienia odrzucenia Twojej oferty odnosisz wrażenie, iż zamawiający być może miał na myśli specyfikację z innego przetargu. Oczywiście, w przypadku, gdy treść specyfikacji jest niejasna lub skomplikowana, wykonawca powinien skierować do zamawiającego pytanie do swz. Nie zmienia to jednak faktu, iż to zamawiający jako gospodarz postępowania przygotowuje dokumentację i jest odpowiedzialny za jej ostateczną treść.
4. Zaniechania wezwania do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego: przedmiotowe środki dowodowe składa się wraz z ofertą. Przedmiotowe środki dowodowe podlegają uzupełnieniu tylko w niektórych wypadkach. Przedmiotowy środek dowodowy nie będzie podlegał uzupełnieniu o ile zamawiający nie przewidział takiej możliwość wprost w dokumentach zamówienia. Podobnie przedmiotowy środek dowodowy nie będzie mógł zostać uzupełniony, gdy służy potwierdzeniu zgodność oferty z cechami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. W pozostałych wypadkach przedmiotowe środki dowodowe mogą być uzupełniane. Możliwość uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego niejednokrotnie może wpłynąć na wynik przetargu. W takim wypadku odrzucenie oferty w przetargu bez wezwania do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego stanowi naruszenie przepisów ustawy pzp.
5. Zaniechanie wezwania do wyjaśnień – zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień w odniesieniu do treści oferty jak również w odniesieniu do przedmiotowych środków dowodowych. W niektórych wypadkach odrzucenie oferty w przetargu z pominięciem procedury wyjaśnień może przesądzać o naruszeniu ustawy pzp.

Odrzucenie oferty – rozprawa przed KIO

W uzasadnieniu odrzucenia oferty zamawiający zobowiązany jest wskazać wszystkie okoliczności przemawiające za odrzuceniem. Co ważne, na etapie postępowania przed KIO zamawiający nie może podawać nowych okoliczności uzasadniających odrzucenie oferty wykonawcy. o ile zamawiający w tracie postępowania przez KIO powoła nowe przyczyny odrzucenia oferty, powinny one zostać przez KIO pominięte. Izba nie może brać pod uwagę okoliczności, które nie zostały ujawnione w uzasadnieniu, a wyartykułowane dopiero na etapie sprawy przed KIO.

Zakres sprawy rozpoznawanej przez KIO nie może wykraczać poza zakres zarzutów formułowanych wobec oferty wykonawcy w uzasadnieniu jej odrzucenia.

Odrzucenie oferty w przetargu – skorzystaj z naszych usług

Nasza kancelaria prawna oferuje wsparcie prawne wykonawców w sytuacji odrzucenia oferty przez zamawiającego.

W pierwszej kolejności dokonujemy analizy zasadności wniesienia odwołania do KIO.

Następnie przygotowujemy odwołanie do KIO od odrzucenia oferty. Reprezentujemy Klientów na rozprawie przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Zapraszamy do kontaktu z kancelarią.