Odwołanie do KIO – pytania i odpowiedzi

Procedura postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą w znacznym stopniu odbiega od zasad, które obowiązują w postępowaniu przed sądem. Każdy, kto choć raz odwoływał się do KIO wie, iż postępowanie przed KIO odznacza się znaczną specyfiką w stosunku do klasycznej procedury sądowej. Aby swobodnie poruszać się w procedurze przed KIO, nie wystarczy sama znajomość przepisów. Istotne „reguły gry” kształtowane są bowiem również przez orzecznictwo lub po prostu przez praktykę procesową.

Nasz najnowszy wpis rozpoczyna cykl artykułów dotyczących praktycznych zagadnień składania odwołania do KIO. Wpisy z tego cyklu przedstawiać będziemy w formie krótkich pytań i krótkich odpowiedzi, tak aby były maksymalnie przystępne dla osób poszukujących konkretnych odpowiedzi dotyczących praktycznych aspektów składania odwołania do KIO.

Ile kosztuje odwołanie do KIO?

Wysokość wpisu od odwołania do KIO reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania.

Mówiąc w skrócie – wysokość wpisu uzależniona jest od wartości i przedmiotu postępowania.

Wysokość wpisu wynosi dla dostaw i usług:

w postępowaniach krajowych (podprogowych) – 7 500 zł,

w postępowaniach unijnych (tj. o wartości powyżej progów) – 15 000 zł

Wysokość wpisu wynosi dla robót budowlanych:

w postępowaniach krajowych (podprogowych) – 10 000 zł

w postępowaniach unijnych (tj. o wartości powyżej progów) -20 000 zł.

W postępowaniu przed KIO, inaczej niż w postępowaniu przed sądem, mamy zatem zawsze do czynienia z opłatą stałą. Nie występują tu opłaty stosunkowe obliczane jako procent od wartości przedmiotu sporu.

Odwołanie do KIO koszty – jakie są zasady ponoszenia kosztów?

W przypadku uwzględnienia odwołania kosztami postępowania obciążana jest strona przegrywająca. KIO zasądza na rzecz odwołującego zwrot uiszczonego wpisu. Dodatkowo o ile odwołujący reprezentowany był pełnomocnika, może domagać się zasądzenia zwrotu wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie nie wyższej niż 3 600 zł.

W razie oddalenia odwołania KIO obciąża odwołującego kosztami postępowania w wysokości uiszczonego wpisu. Dodatkowo o ile zamawiający reprezentowany był przez pełnomocnika i wniósł o zasądzenie od odwołującego wynagrodzenia pełnomocnika, wówczas odwołujący zobowiązany jest zwrócić koszt tego wynagrodzenia w wysokości nie wyższej niż 3 600 zł.

W sytuacji cofnięcia odwołania, odwołującemu zwraca się 90% wpisu, natomiast 10% wpisu nie podlega zwrotowi i jest „kosztem” jaki odwołujący zobowiązany jest ponieść w związku z wniesieniem i cofnięciem odwołania. Należy jednak pamiętać, iż 90% wpisu jest zwracane odwołującemu wyłącznie w wypadku, gdy odwołanie zostanie cofnięte najpóźniej przed otwarciem rozprawy (tj. do zamknięcia posiedzenia przed rozprawą).

W przypadku uznania odwołania przez zamawiającego odwołującemu zwracany jest cały uiszczony przez niego wpis. o ile odwołanie zostanie uznane przed rozpoczęciem rozprawy (czyli najpóźniej do zakończenia posiedzenia przed rozprawą) odwołujący nie może domagać się zwrotu kosztów zastępstwa procesowego. Inaczej sytuacja przedstawia się, gdy odwołanie zostanie uznane po rozpoczęciu rozprawy, wówczas odwołujący może żądać zasądzenia zwrotu poniesionych kosztów zastępstwa w kwocie nie wyższej niż 3 600 zł.

Czy mogę zostać zwolniony od kosztów w postępowaniu przed KIO?

Nie ma takiej możliwości. W postępowaniu przed KIO, inaczej niż w postępowaniu przed sądami powszechnymi, instytucja zwolnienia od poniesienia kosztów postępowania nie występuje.

Czy można uzupełnić opłatę od odwołania o ile nie została wniesiona w terminie?

Wpis należy uiścić w terminie do wniesienia odwołania na konto KIO, a potwierdzenie dokonania opłaty (potwierdzenie przelewu) załączyć do odwołania. Co istotne, wpis nie może zostać uiszczony po upływie terminu na wniesienie odwołania. W przypadku, gdy wpis nie został opłacony lub został opłacony po terminie, odwołanie podlegać będzie odrzuceniu. W postępowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą uzupełnieniu podlega jedynie potwierdzenie uiszczenia opłaty od odwołania, o ile została dokonana w terminie. Inaczej mówiąc, o ile wpis został zapłacony terminowo, ale do odwołania nie załączono potwierdzenia dokonania wpisu – potwierdzenie można uzupełnić po terminie. o ile jednak wpis nie został uiszczony, nie ma możliwości jego uzupełnienia.

Analogicznie – w przypadku, gdy odwołujący uiści wpis w wysokości niższej niż adekwatna opłata od odwołania, nie zostanie wezwany do jej uzupełnienia – jego odwołanie będzie podlegało odrzuceniu.

Pełnomocnictwo przed KIO – czy pełnomocnictwo dla osoby składającej odwołanie w imieniu wykonawcy może zostać uzupełnione po wniesieniu odwołania?

Aby odpowiedzieć na to pytanie należy odróżnić dwa przypadki.

Pierwszy przypadek, gdy do odwołania w ogóle nie załączono pełnomocnictwa dla osoby, która składa odwołanie w imieniu wykonawcy. Opisany przypadek wprost rozstrzyga art. 187 ust. 3 ustawy pzp. Przytoczony przepis stanowi, iż o ile wykonawca nie załączy pełnomocnictwa do odwołania, zostanie wezwany do jego uzupełnienia w terminie 3 dni.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy wykonawca co prawda załączy pełnomocnictwo do odwołania, ale jest ono nieprawidłowe (np. nie zostało udzielone przez osobę uprawnioną, jego zakres jest zbyt wąski itd.). Żaden przepis ustawy pzp nie odnosi się wprost do opisanego powyżej stanu faktycznego. Przez lata orzecznictwo KIO stało na stanowisku, iż pełnomocnictwo wadliwe nie podlega uzupełnieniu. o ile wykonawca załączył do odwołania wadliwe pełnomocnictwo, nie był wzywany do uzupełnienia, a KIO odrzucała odwołanie.

Dochodziło więc do paradoksalnych sytuacji, w których wykonawca, który w ogólne nie załączył pełnomocnictwa do odwołania był wzywany do jego uzupełnienia, natomiast wykonawca, który przedstawił wadliwe pełnomocnictwo nie był wzywany do jego uzupełnienia (KIO odrzucała odwołanie).

W wyroku z dnia 4 marca 2015 roku Sąd Okręgowy w Warszawie (sygn. akt V Ca 4080/14) w sprawie ze skargi na orzeczenie KIO wniesionej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych stanął na stanowisku, iż zarówno niezłożenie pełnomocnictwa jak i złożenie wadliwego pełnomocnictwa stanowi brak formalny, który podlega uzupełnieniu. W konsekwencji nieprawidłowe pełnomocnictwo również może zostać uzupełnione.

Jeżeli wykonawca stoi przed wyborem, czy załączyć do odwołania pełnomocnictwo co do którego istnieje wątpliwość, czy jest prawidłowe, czy w ogóle nie załączać pełnomocnictwa – w naszej ocenie wykonawca ryzykuje mniej o ile zrezygnuje na tym etapie z przedstawiania pełnomocnictwa. W takim stanie rzeczy, wykonawca na pewno zostanie wezwany do jego uzupełnienia (wynika to wprost z przepisów). Możliwość uzupełnienia wadliwego pełnomocnictwa nie została potwierdzona w przepisach prawa, a ma swoje źródło wyłącznie w orzecznictwie, które w przypadku KIO nigdy nie jest całkowicie jednolite.

Omawiając materię pełnomocnictwa do występowania przed KIO należy także wspomnieć, iż nie jest ono pełnomocnictwem procesowym. W konsekwencji nie stosuje się do niego art. 91 kpc zgodnie z którym każde pełnomocnictwo procesowe z mocy prawa obejmuje umocowanie do udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu. o ile pełnomocnictwo do występowania przed KIO nie zawiera klauzuli uprawniającej do udzielenia dalszego pełnomocnictwa, pełnomocnik nie będzie mógł udzielić substytucji dalszemu pełnomocnikowi. Aby udzielenie pełnomocnictwa substytucyjnego było możliwe, należy umieścić na pełnomocnictwie odpowiednią klauzulę.

Należy także pamiętać, aby do pełnomocnictwa załączyć dokument potwierdzający, iż osoba (lub osoby), która podpisała pełnomocnictwo są do tego umocowane. Najczęściej będzie to wydruk z KRS.

Złożyłem przystąpienie do postępowania przed KIO po stronie zamawiającego, ale zapomniałem załączyć pełnomocnictwo, czy mogę je uzupełnić?

Niestety nie ma takiej możliwości. Brak pełnomocnictwa jest brakiem formalnym. Ustawa pzp przewiduje uzupełnienie braków formalnych jedynie w wypadku odwołania. Braki formalne przystąpienia nie podlegają uzupełnieniu.

Szerzej o przystąpieniu do postępowania odwoławczego piszemy w naszym artykule – „Przystępujący w postępowaniu odwoławczym„.

Złożyłem ofertę w postępowaniu wraz z konsorcjantem. Konsorcjant nie chce składać odwołania, czy mogę odwołać się sam?

W przypadku, gdy kilku wykonawców wspólnie ubiega się o udzielenie zamówienia (składa wspólną ofertę), odwołanie do KIO mogą złożyć wyłącznie wszyscy wykonawcy łącznie. o ile odwołanie nie zostanie złożone przez wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (przez wszystkich członków konsorcjum) zostanie oddalone przez KIO. Przyczyną takiego rozstrzygnięcia będzie brak legitymacji do złożenia odwołania.

Ile trwa rozpoznawanie odwołania, ile będzie rozpraw przed KIO ?

W postępowaniu przed KIO wszystkie czynności procesowe niezbędne do rozstrzygnięcia sprawy są skoncentrowane w czasie. Rozstrzygnięcie sprawy przed KIO trwa znacznie krócej niż statystyczny proces sądowy.

Zgodnie z regułą zawartą w art. 189 ust. 1 pzp – Izba rozpoznaje odwołanie w terminie 15 dni od dnia jego doręczenia Prezesowi Izby. W praktyce ten termin jest dotrzymywany. Rozprawa odbywa się w ciągu kilku lub maksymalnie kilkunastu dni od wniesienia odwołania.

W zdecydowanej większości wypadków odwołanie rozpoznawane jest w jednym dniu – podczas jednej rozprawy. Wyznaczenie kolejnej rozprawy na dalszy dzień jest tak rzadkie, iż udając się na rozprawę do KIO należy założyć, iż będzie to jedyna rozprawa w naszej sprawie.

Nie oznacza to jednak, iż zawsze już w dniu rozprawy poznamy treść rozstrzygnięcia. Po zamknięciu rozprawy, skład rozpoznający sprawę odracza najczęściej wydanie wyroku o kilka dni. Jednie w prostszych sprawach wyrok ogłaszany jest w dniu rozprawy. Tym samym, o ile odwołanie nie zawiera braków formalnych, całą procedura rozpoznawania odwołania przez Krajową Izbę Odwoławczą trwa zasadniczo nie więcej niż kilkanaście dni.

Kto może być pełnomocnikiem przed KIO, czy mogę być reprezentowany przez pełnomocnika innego niż radca prawny czy adwokat?

W postępowaniu przed KIO nie znajdują zastosowania przepisy dotyczące pełnomocnictwa procesowego zawarte w kodeksie postępowania cywilnego (art. 87 i następne kpc). Jakie płyną z tego konsekwencje dla postępowania przed KIO? Takie, iż pełnomocnikiem przed KIO może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Tym samym, odwołanie nie musi być sporządzone i podpisane przez pełnomocnika profesjonalnego, podobnie wykonawca nie musi być przed KIO reprezentowany przed radcę prawnego lub adwokata.

Zasadniczo można powiedzieć, iż w postępowaniu przed KIO istotne są trzy rodzaje zagadnień:

– zagadnienia proceduralne,

– zagadnienia z zakresu prawa materialnego,

– zagadnienia techniczne związane z materią będącą przedmiotem postępowania.

Im lepiej odwołujący lub jego pełnomocnik będzie poruszał się w tych zagadnieniach, tym większa szansa na korzystne rozstrzygnięcie. Z naszego doświadczenia wynika, iż w postępowaniu przed KIO lepiej radzą sobie podmioty reprezentowane przez pełnomocnika z doświadczeniem w występowaniu przed KIO niezależnie od tego, czy jest on pełnomocnikiem profesjonalnym (radcą prawnym lub adwokatem).

Świadkowie przed KIO – czy przed Krajową Izbą Odwoławczą przesłuchiwani są świadkowie ?

Zgodnie z art. 190 ust. 3 ustawy prawo zamówień publicznych dowodami są w szczególności dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz przesłuchanie stron. Tyle w tej kwestii stanowią przepisy. W praktyce świadkowie przesłuchiwani są w postępowaniu przed KIO jedynie w wyjątkowych wypadkach. Zdecydowana większość wniosków o przeprowadzenie dowodu z przesłuchania świadków jest przed KIO oddalana.

W naszej opinii, zamiast składać wniosek o przesłuchanie świadka, lepszym rozwiązaniem będzie pozyskanie od potencjalnego świadka oświadczenia obejmującego okoliczności, na które miałby być przesłuchany. Praktyka KIO pokazuje, iż Izba przyjmuje tego typu oświadczenia w poczet materiału dowodowego i nie odmawia im mocy dowodowej.

Jeżeli jednak odwołujący zamierza złożyć wniosek o przesłuchanie świadka, powinien zapewnić stawiennictwo świadka na rozprawie. Większość spraw przed KIO kończy się podczas jednej rozprawy. o ile świadek nie stawi się na rozprawę z pewnością nie zostanie przesłuchany.

Prawnik odwołanie do KIO – Zapraszamy do przesyłania pytań.

Zagadnienia związane z dowodami w postępowaniu przed KIO omówimy szerzej w naszym kolejnym wpisie z serii odwołanie do KIO – pytania i odpowiedzi. Zachęcamy Państwa do zadawania pytań dotyczących omawianej materii. Z przyjemnością na nie odpowiemy, a Państwa pytania wraz z odpowiedziami umieścimy w następnym w wpisie.

Pytania można przesyłać na adres e-mailowy naszej kancelarii: [email protected] lub w komentarzu pod artykułem.