Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej – jak skutecznie przeprowadzić?

Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej to prawne rozwiązanie, które może znaleźć zastosowanie w sytuacji, gdy mieszkańcy borykają się z narastającymi problemami związanymi z zarządzaniem nieruchomością wspólną. Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej umożliwia bowiem wybór nowych władz wspólnoty, które pozwolą na zapewnienie mieszkańcom realizacji ich postulatów i umożliwią poprawę działalności wspólnoty mieszkaniowej.

Celem niniejszego artykułu jest:

• wyjaśnienie jakie są podstawy prawne odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej,
• wskazanie jakie są możliwe powody odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej,
• przedstawienie procedury prawnej odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Definicja wspólnoty mieszkaniowej i zarządu – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 6 Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (dalej: „u.w.l.”) wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Prawodawca przyznał wspólnocie mieszkaniowej także możliwość nabywania praw i zaciągania zobowiązań (zdolność prawną), a także możliwość pozywania i być pozywaną (zdolność sądową).

W nawiązaniu do powyższej definicji, istotne jest rozróżnienie pomiędzy pojęciem „właściciela lokalu” a szerszym terminem „mieszkaniec”. Kluczową różnicą jest fakt, iż wspólnotę mieszkaniową tworzą wyłącznie właściciele lokali w danej nieruchomości, a nie jej mieszkańcy. Oznacza to, iż osoby zamieszkujące lokal, takie jak najemcy, nie są członkami wspólnoty mieszkaniowej w sensie prawnym.

Artykuł 20 ust. 1 u.w.l. przewiduje obligatoryjne podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową uchwały o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu w sytuacji, gdy liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy. W pozostałych przypadkach (tzn. gdy liczba lokali jest mniejsza niż trzy), zastosowanie do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Sankcją za niepowołanie zarządu może być ustanowienie zarządcy przymusowego przez sąd na podstawie art. 26 u.w.l. na żądanie zgłoszone przez dowolnego właściciela lokalu. Powyższe regulacje mają na celu zapewnienie sprawnego zarządzania nieruchomością wspólną oraz ochronę interesów wszystkich właścicieli lokali, co jest szczególnie istotne w przypadku większych wspólnot mieszkaniowych.

Członkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej może być wyłącznie osoba fizyczna. Zasadniczo zaleca się, aby w skład zarządu wspólnoty wchodzili jej członkowie, czyli osoby posiadające wiedzę na temat problemów i bieżących potrzeb zarówno właścicieli lokali, jak i pozostałych mieszkańców. Niemniej jednak, przepisy prawa nie wykluczają możliwości powołania do zarządu osób spoza grona właścicieli lokali, zarówno w odniesieniu do całego zarządu, jak i jego poszczególnych członków.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (w myśl art. 21 ust. 1 u.w.l.). W praktyce oznacza to, iż zajmuje się zarządzaniem nieruchomością wspólną, a zatem działaniem na rzecz utrzymania nieruchomości wspólnej w niepogorszonym stanie, zlecaniem napraw i remontów, a także m.in. sprawowaniem kontroli nad finansami wspólnoty mieszkaniowej.

Podstawa prawna dla odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej – najważniejsze przepisy

Cały zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdym czasie zawieszeni w pełnieniu obowiązków lub odwołani na mocy stosownej uchwały właścicieli lokali, o czym stanowi art. 20 ust. 2 u.w.l. Możliwe jest zatem dokonywanie zmian w składzie zarządu przez wspólnotę poprzez dokonanie aktu jakim jest podjęcie uchwały, która musi być „stosowna”, czyli zawierająca w swej treści wyraźne wskazanie jakie działanie wobec zarządu lub jego konkretnego członka jest podejmowane – zawieszenie, czy też odwołanie.

Co ważne w praktyce, nie istnieje obowiązek prawny zaprotokołowania uchwały o odwołaniu zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub jej członka (uchwała o zmianie składu) przez notariusza, jaki występuje przy dokonywaniu zmiany ustalonego sposobu zarządzania nieruchomością wspólną (art. 18 ust. 2a u.w.l.).

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: taką linię orzeczniczą przyjął Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 14 stycznia 2004 r., o sygn. I CK 108/03 wskazując, że: „Przewidziany w art. 18 ust. 2a u.w.l. obowiązek zaprotokołowania uchwały przez notariusza dotyczy wyłącznie uchwały właścicieli lokali o zmianie ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną. Nie dotyczy natomiast uchwały o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, będącego organem wspólnoty mieszkaniowej”.

Dodatkowo należy wskazać, iż wspólnota mieszkaniowa może również posiadać wewnętrzne akty prawne regulujące w sposób bardziej szczegółowy warunki i procedury związane z odwołaniem zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub poszczególnych jego członków, takie jak statuty, czy regulaminy. Wówczas dodatkowej podstawy prawnej oprócz wskazanej wprost w art. 20 ust. 2 u.w.l. należy szukać w w/w regulaminach, czy statutach, stanowiących uzupełnienie regulacji ustawowych.

Jakie mogą być przyczyny odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej?

Przyczyn odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej może być wiele i mogą one dotyczyć zarówno sfery praw, i obowiązków na gruncie u.w.l., jak też sfery kontaktów z właścicielami lokali, czy przejrzystości podejmowanych działań.

Spośród najczęstszych przyczyn zmian w składzie zarządu lub odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej można wyróżnić:

• niewypełnianie obowiązków, na przykład brak działań w zakresie niezbędnych napraw, brak kontroli nad wydatkami czy nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa;
• działanie na szkodę wspólnoty, na przykład: podejmowanie decyzji bez zgody mieszkańców, narażanie wspólnoty na dodatkowe koszty czy konflikty interesów;
• brak przejrzystości i komunikacji z mieszkańcami, na przykład. ignorowanie potrzeb mieszkańców, brak informacji o wydatkach czy uchwałach, niewywiązywanie się z obietnic.

Niewątpliwie najbardziej istotną przyczyną odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej może być także podjęcie przez niego czynności przekraczającej zwykły zarząd bez wymaganej zgody właścicieli lokali. W ramach swojego umocowania zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest bowiem upoważniony do działania w ramach czynności zwykłego zarządu, natomiast na dokonywanie czynności przekraczających zwykły zarząd konieczne jest uzyskanie zgody właścicieli lokali w formie uchwały udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie przewidzianej prawem.

Katalog otwarty czynności przekraczających zwykły zarząd został wskazany przez ustawodawcę w art. 22 ust. 3 u.w.l. i można w nim znaleźć takie czynności jak:

• ustalenie wynagrodzenia zarządu,
• przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
• ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej,
• dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,
• nabycie nieruchomości,
• wytoczenie powództwa związanego z przymusową sprzedażą lokalu, gdy właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych od niego opłat lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym.

Na gruncie obecnych przepisów u.w.l. nie ma wymogu uzasadniania powodów odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej w uchwale podejmowanej przez właścicieli lokali, zatem takie działanie nie wymaga dodatkowych wyjaśnień ze strony organu uchwałodawczego jakim jest zebranie właścicieli, ani wskazywania konkretnego naruszenia przepisów u.w.l., którego dopuścił się zarząd. Wydaje się, iż taka regulacja daje właścicielom swobodę w podejmowaniu decyzji dotyczących składu zarządu, co pozwala dostosować jego funkcjonowanie do bieżących potrzeb wspólnoty.

Warto pamiętać, iż zgodnie z art. 29 ust. 3 u.w.l. każdemu właścicielowi lokalu służy prawo kontroli działalności zarządu, zatem możliwe jest podejmowanie działań w celu weryfikacji i oceny bieżącej pracy członków zarządu. Ponadto działania podejmowane przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej co roku są „oceniane” przez właścicieli lokali, którzy podejmują uchwałę w przedmiocie udzielenia zarządowi absolutorium (w myśl art. 29 ust. 2 u.w.l.).

Więcej informacji w tym zakresie zostało zamieszczonych w niniejszej publikacji.

Procedura odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej – krok po kroku

W celu odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej właściciele lokali muszą podjąć określone czynności zmierzające do podjęcia stosownej uchwały. Sposób podejmowania uchwał precyzuje art. 23 u.w.l.. Wśród czynności, które są konieczne do przeprowadzenia procedury odwołania zarządu w sposób prawidłowy znajdują się:

• zwołanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej,
• przygotowanie uchwały,
• przeprowadzenie głosowania i uzyskanie wymaganego do podjęcia decyzji progu głosów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 u.w.l. uchwały właścicieli lokali są podejmowane na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. W praktyce często zdarza się, iż zarząd może nie być zainteresowany podjęciem uchwały o jego odwołaniu lub o odwołaniu, zatem można przyjąć, iż podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd będzie nastręczało wiele problemów. W takim przypadku uchwała może zostać podjęta na zebraniu wspólnoty. Co do zasady zebranie wspólnoty może zostać zwołane przez zarząd, ale także przez samych właścicieli posiadających co najmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej.

Warunkiem zwołania zebrania wspólnoty przez właścicieli posiadających przynajmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej jest zgłoszenie takiego wniosku na piśmie i podpisanego przez tych właścicieli. Oprócz zgłoszenia wniosku, w celu zwołania zebrania konieczne jest również powiadomienie wszystkich właścicieli lokali co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zebrania (chyba iż regulamin lub statut wspólnoty przewiduje dłuższy okres). Powiadomienie powinno zawierać:

• miejsce, datę i godzinę zebrania,
• proponowany porządek obrad.

Dzięki tym zasadom właściciele lokali mają możliwość uczestniczenia w podejmowaniu decyzji i nadzorowania działań związanych z zarządzaniem wspólnotą mieszkaniową, w tym odwołaniem zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Warto nadmienić, iż zwołując zebranie wspólnoty, właściciele posiadający co najmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej powinni dysponować przygotowanym uprzednio projektem uchwały o odwołaniu zarządu. Wówczas projekt uchwały będzie stanowił załącznik do proponowanego porządku obrad, który powinien znaleźć się w powiadomieniu pozostałych właścicieli lokali o zwołaniu zebrania wspólnoty.

Warunkiem koniecznym do prawidłowego podjęcia uchwały o odwołaniu zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest również uzyskanie wymaganej większości głosów. Ustawa o własności lokali w art. 23 ust. 2 statuuje zasadę, iż uchwały właścicieli są podejmowane zwykłą większością głosów liczoną według udziałów, chyba iż w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, iż w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Ustawodawca ustalił zatem zasadę głosowania, zgodnie z którą siła głosu jest powiązana z wielkością udziału w nieruchomości wspólnej, który z kolei jest w sposób naturalny skorelowany z powierzchnią lokalu.

Z powyższej zasady wynika prawidłowość, iż im większa jest powierzchnia lokalu i równocześnie im większy jest nakład właściciela takiego lokalu na utrzymanie nieruchomości wspólnej, tym większy wpływ na kształtowanie spraw wspólnoty ma udział takiego właściciela. Właściciele lokali mogą też zdecydować o odstępstwie od ww. zasady poprzez określenie w umowie lub uchwale podjętej w trybie głosowania udziałami, iż możliwa jest szczególna forma głosowania w odniesieniu do konkretnych kategorii spraw, polegająca na zasadzie, iż każdemu z właścicieli przysługuje jeden głos, niezależnie od ilości posiadanych udziałów.

Konsekwencje odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej i powołanie nowego – najważniejsze aspekty prawne

W porządku obrad zebrania wspólnoty, oprócz punktu dotyczącego podjęcia uchwały o odwołaniu zarządu, z przyczyn praktycznych istotne jest również dodanie punktu w uchwale dotyczącego powołania nowego zarządu. Warto wziąć pod uwagę, iż o ile zmiana w składzie zarządu poprzez odwołanie poszczególnych członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej i nie powołanie w ich miejsce nowych członków zarządu nie powinna prowadzić do paraliżu w działalności tego organu (jeśli statut lub regulamin wspólnoty przewiduje, iż organ wykonawczy może działać w pomniejszonym składzie), o tyle odwołanie całego zarządu wspólnoty mieszkaniowej jednocześnie może rodzić pewne negatywne konsekwencje wynikające z jego nieobsadzenia. Nieobsadzenie żadnego z wolnych miejsc przewidzianych w organie jakim jest zarząd wspólnoty otwiera możliwość zgłoszenia wniosku o ustanowienie przez sąd zarządcy przymusowego, z uwagi na niespełnienie wymogu przewidzianego w art. 20 ust. 1 u.w.l., zatem właściciele lokali rozpoczynający procedurę odwołania zarządu powinni mieć na względzie konieczność dokonania wyborów do organu wykonawczego wspólnoty.

Procedura powołania nowych członków zarządu będzie miała przebieg bardzo zbliżony do odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej, z tym wyjątkiem, iż właściciele lokali będą musieli wyłonić uprzednio odpowiedniego kandydata lub kandydatów. W tym zakresie aktualna pozostaje uwaga, iż członkami zarządu wspólnoty mogą być zarówno właściciele lokali, jak i osoby pochodzące spoza tego grona np. posiadające profesjonalną wiedzę i umiejętności w zarządzaniu nieruchomościami wspólnymi. Wybór profesjonalistów jest szczególnie uzasadniony i pożądany w odniesieniu do dużych wspólnot liczących właścicieli wielu lokali, co w tej chwili zdarza się coraz częściej. Podkreślenia wymaga, iż adekwatny dobór członków zarządu ma najważniejsze znaczenie dla sprawnego zarządzania nieruchomością wspólną i ochrony interesów wszystkich właścicieli.

Wyłonienie nowego zarządu wspólnoty mieszkaniowej w sposób sprawny może pozwolić nie tylko wyeliminować ryzyko ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, ale także pomóc spokojnie przejąć obowiązki, uporządkować dokumentację i dokonać weryfikacji stanu finansów wspólnoty po poprzednikach.

Okres przejściowy może być także nie bez znaczenia w kontekście możliwości pociągnięcia poprzednich członków zarządu do odpowiedzialności majątkowej za działania przez siebie podejmowana w okresie sprawowania funkcji, bowiem odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej otwiera wspólnocie możliwość wystąpienia z takim roszczeniem na gruncie prawa cywilnego, co zostało szerzej opisane w niniejszej publikacji.

Podsumowanie i najważniejsze wskazówki praktyczne dla właścicieli lokali w kontekście możliwości odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Z punktu widzenia właścicieli lokali najważniejsze jest upewnienie się, iż działają zgodnie z przepisami u.w.l. i przeprowadzają procedurę odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej w sposób przejrzysty i adekwatny. Inicjatorzy odwołania zarządu powinni zapoznać się nie tylko z przepisami przywołanej ustawy, ale również z treścią regulaminów i statutów swojej wspólnoty, jeżeli takie istnieją, i przeanalizować te akty prawne pod kątem ewentualnych procedur oraz obowiązków związanych z odwołaniem zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Niewątpliwie konieczne jest też podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową odpowiednich kroków w zakresie przygotowania niezbędnej dokumentacji – projektów uchwał o odwołaniu zarządu, porządku obrad zebrania wspólnoty, jak również prawidłowego powiadomienia o jego zwołaniu.

W celu uniknięcia wątpliwości i potencjalnych niedociągnięć w przygotowaniu całej procedury, dokumentów, a także zabezpieczenia wspólnoty przed możliwymi roszczeniami ze strony byłych członków zarządu, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnego doradztwa prawnego. Wybór doświadczonej kancelarii prawnej specjalizującej się w sprawach związanych z funkcjonowaniem wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni z pewnością pozwoli na odciążenie właścicieli lokali oraz sprawne przeprowadzenie niezbędnych zmian w organie wspólnoty.

Jedną z istotnych kwestii, jakie wspólnota powinna podjąć jest zabezpieczenie się na przyszłość przed sytuacjami niekorzystnymi, np. przed przedłużającymi się procesami zmian spowodowanymi różnymi czynnikami. Takie możliwości stwarza przygotowanie stosownych regulacji ujętych w ramy regulaminu lub statutu, który może w sposób bardziej szczegółowy niż ustawa precyzować sposób postępowania w większości spraw, z którymi musi mierzyć się wspólnota mieszkaniowa. W tym przypadku również zalecane byłoby skorzystanie z usług profesjonalnej kancelarii prawnej.

Autorem wpisu jest aplikant adwokacki Szymon Będzikowski