15 godzin temu
KSeF, czyli centralna baza faktur nadzorowana przez fiskusa, wystartował 1 lutego. Na początek faktury muszą wprowadzać do niego największe firmy (czyli te, które miały w 2024 r. sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł). Okazuje się jednak, iż niektóre z nich wystawiają biznesowym klientom zwykłe, papierowe faktury, które w ogóle nie trafiają do nowego systemu. Tak jest np. na stacjach Orlenu (pisaliśmy o tym 2 lutego na rp.pl), który postanowił wystawiać faktury z kas fiskalnych, bez wysyłania ich do KSeF (za wyjątkiem sprzedaży flotowej).
Czy na podstawie takich dokumentów można zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów? – pytają czytelnicy. Można. Faktura z kasy fiskalnej jest pełnoprawnym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji. Chociaż nie trafia do KSeF. Na dokumentowanie sprzedaży w taki sposób (do końca 2026 r.) pozwala art. 145n ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. I część największych firm, m.in. wspomniany Orlen, z tego odstępstwa od reguły korzysta.
Poza KSeF do końca 2026 r. można także wystawiać tzw. faktury uproszczone, czyli paragony fiskalne z NIP nabywcy (do 450 zł). Umożliwia to art. 145n ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Taki dokument także jest podstawą do rozliczenia kosztów.
Oczywiście przedsiębiorca może też dostawać zwykłe, papierowe faktury od firm, które nie muszą jeszcze wprowadzać ich do KSeF ze względu na wysokość sprzedaży (będą do tego zobowiązane dopiero od 1 kwietnia albo choćby od 1 stycznia 2027 r.) I też może zaliczyć wydatek do podatkowych kosztów.
W przedstawionych wyżej sytuacjach faktury poza KSeF są wystawiane zgodnie z przepisami. A co wtedy, gdy sprzedawca jest zobowiązany do stosowania nowego systemu, nie korzysta z żadnych wyjątków i mimo tego wystawi fakturę w papierze? Czy to wyklucza rozliczenie kosztów przez nabywcę? Nie wyklucza. Wydatek udokumentowany fakturą wystawioną – niezgodnie z przepisami – poza KSeF także może stanowić koszt uzyskania przychodów. Podobnie jak udokumentowany fakturą w KSeF. Warunki rozliczenia kosztu są same. Po pierwsze, faktura musi odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie. Po drugie, wydatek powinien być związany z działalnością (np. zakup regału do biura). Po trzecie, nie może być wyłączony z kosztów w przepisach (np. wydatki na reprezentację, czyli kreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy).
Trzeba też pamiętać o ograniczeniach dla niektórych kategorii kosztów (np. przy rozliczaniu służbowo-prywatnych samochodów osobowych).
To, iż firmy obawiają się faktur poza KSeF, potwierdza duża ilość wniosków o indywidualne interpretacje. Odpowiedzi fiskusa są jednak dla przedsiębiorców korzystne. Pisaliśmy o tym m.in. w „Rzeczpospolitej” z 15 stycznia. Ostatni przykład w sprawie kosztów to interpretacja nr 0111-KDIB2-1.4010.529.2025.2.AG. Pozytywne są też interpretacje w kwestii odliczenia VAT (ostatnia ma nr 0111-KDIB3-1.4012.929.2025.2.KO).
