Pełnomocnik – wsparcie na każdym etapie prowadzenia firmy

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami i wymaga różnych kompetencji. Zdarza się, iż przedsiębiorca nie da rady w danej chwili załatwić sprawy osobiście albo nie ma wystarczającej wiedzy. Na takie sytuacje warto się przygotować, ustanawiając pełnomocnika. Taka osoba może pomóc w nagłych wypadkach albo wspierać właściciela w formalnościach na co dzień.

Kim jest pełnomocnik?

Pełnomocnik to osoba fizyczna lub prawna, która została upoważniona do działania w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy. Może to być osoba z rodziny, przyjaciel, pracownik lub zewnętrzny podmiot wyspecjalizowany: prawnik (adwokat, radca prawny), księgowy, doradca podatkowy itp. Pełnomocnik może działać w imieniu przedsiębiorcy w różnych sprawach, np.:

• zawierać umowy,
• prowadzić negocjacje,
• reprezentować przedsiębiorcę przed urzędami,
• załatwiać wszelkie formalności,
• zarządzać firmą w imieniu przedsiębiorcy.

Warto wiedzieć

Zakres umocowania pełnomocnika – czyli jego uprawnienia – przedsiębiorca określa w pełnomocnictwie. Pełnomocnik może działać tylko w wyznaczonych tam granicach, dlatego bardzo ważne jest, żeby było ono możliwie precyzyjne.

Rodzaje pełnomocnictw

Istnieje kilka rodzajów pełnomocnictw:

• pełnomocnictwo ogólne – upoważnia do działania we wszystkich sprawach związanych z działalnością firmy, stanowiących czynności tzw. zwykłego zarządu,
• pełnomocnictwo rodzajowe – upoważnia do wykonywania określonego w dokumencie rodzaju czynności,
• pełnomocnictwo szczególne – upoważnia do działania w określonej sprawie, np. do zawarcia konkretnej umowy.

Warto wspomnieć także rzadziej spotykane pełnomocnictwo substytucyjne, które upoważnia pełnomocnika do ustanowienia innego pełnomocnika.

Kiedy warto ustanowić pełnomocnika?

Ustanowienie pełnomocnika przydaje się nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale może okazać się bardzo pomocne również w pracy codziennej. Kiedy?

Brak czasu

Jeżeli przedsiębiorca ma ograniczony czas na prowadzenie działalności albo jego praca wymaga wielu wyjazdów, pełnomocnik może go odciążyć w wielu czynnościach, zastępując go podczas zawierania umów z kontrahentami czy w załatwianiu formalności.

Brak specjalistycznej wiedzy

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie posiada wystarczającej wiedzy w danym obszarze, np. w zakresie księgowości czy prawa, pełnomocnik z odpowiednimi kwalifikacjami może go wspierać, przygotowując i sprawdzając umowy czy sporządzając deklaracje podatkowe oraz przekazując je w imieniu przedsiębiorcy do urzędu skarbowego. Tu bardzo powszechnym przykładem jest zlecanie obsługi księgowej wraz z udzieleniem pełnomocnictwa do reprezentacji przed ZUS i US.

Rozwój firmy

Wraz z rozwojem firmy i zwiększeniem liczby obowiązków pojawia się potrzeba delegowania zadań i zatrudniania kolejnych osób. Ustanowienie pełnomocnika może stać się niezbędne do sprawnego zarządzania.

Jak nadać pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo można nadać w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej.

Warto wiedzieć

Pełnomocnictwo ustne może być niewystarczające w przypadku niektórych czynności prawnych.

Pełnomocnictwo pisemne powinno zawierać:

• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy (imię i nazwisko, adres, NIP, REGON),
• dane identyfikacyjne pełnomocnika (imię i nazwisko, adres, PESEL),
• zakres umocowania (wykaz czynności, do których upoważniony jest pełnomocnik),
• datę i miejsce wystawienia,
• własnoręczny podpis przedsiębiorcy.

Jakie pełnomocnictwo nadać księgowemu?

Księgowy, załatwiając sprawy związane z księgami rachunkowymi, ewidencjami, deklaracjami podatkowymi i ubezpieczeniowymi, nieraz musi skorzystać z pełnomocnictwa. Na szczęście dziś już większość takich dokumentów można złożyć drogą elektroniczną.

Najczęściej potrzebne są:

• pełnomocnictwo UPL-1 – do wysyłania deklaracji drogą elektroniczną, w tym do wysyłki plików JPK VAT lub rocznego zeznania podatkowego,
• pełnomocnictwo ogólne PPO-1 – do załatwiania przed urzędem skarbowym wszelkich spraw z zakresu tzw. zwykłego zarządu,
• pełnomocnictwo szczególne PPS-1 – do załatwienia konkretnej sprawy, np. reprezentowania klienta w ramach wskazanego postępowania podatkowego,
• pełnomocnictwo ZUS PEL – do załatwiania spraw w ZUS, m.in. wysyłania deklaracji miesięcznych ZUS DRA i raportów imiennych ZUS RPA,
• pełnomocnictwo w CEiDG – do załatwiania spraw związanych z rejestracją firmy, tj. zmiany wpisu, wykreślenia wpisu itp.,
• pełnomocnictwo w KRS – w tym przypadku wpisowi podlega jedynie ustanowiony w spółce prokurent.

Opłata za pełnomocnictwo

Udzielenie pełnomocnictwa w niektórych instytucjach wymaga wniesienia opłaty skarbowej – wynosi ona 17 zł. Jednak są też wyjątki, kiedy nie jest to konieczne.

Opłata skarbowa nie będzie potrzebna, jeśli:

• dokument stwierdza udzielenie pełnomocnictwa żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu,
• dokument dotyczy pełnomocnika ustanowionego do kontaktów w ZUS,
• dokument dotyczy pełnomocnika wpisanego w CEiDG lub w KRS.

Warto wiedzieć

Najważniejsze pełnomocnictwa dla księgowego nie wymagają opłaty. Są to pełnomocnictwo ZUS PEL oraz pełnomocnictwo UPL-1.

Podsumowanie

Ustanowienie pełnomocnika w jednoosobowej działalności gospodarczej może być korzystnym rozwiązaniem w wielu sytuacjach. Pełnomocnik może pomóc w sytuacjach pilnych czy awaryjnych lub na co dzień odciążać przedsiębiorcę w obowiązkach, by ten mógł skupić się na rozwoju firmy.

Jednym z najczęściej delegowanych obowiązków jest prowadzenie księgowości firmy i rozliczanie jej. jeżeli szukasz wsparcia w tym zakresie, zapoznaj się z naszą ofertą.