16 godzin temu
1 lutego 2026 r. w Polsce zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), wprowadzając obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych
w centralnym systemie administracji skarbowej. Choć celem reformy było uproszczenie rozliczeń i uszczelnienie systemu podatkowego, dla wielu firm KSeF oznacza dziś przede wszystkim nowy poziom odpowiedzialności i ryzyk operacyjnych.
W nowym modelu faktura jest uznawana za wystawioną i jednocześnie doręczoną
w momencie nadania jej numeru w KSeF. Oznacza to koniec sporów o terminy doręczeń, ale także brak marginesu błędu – każda pomyłka trafia do systemu w czasie niemal rzeczywistym.
„KSeF nie jest tylko zmianą technologiczną. To zmiana filozofii odpowiedzialności za fakturę i procesy finansowe w firmie” – komentuje dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT.
Nowy system zapewnia administracji skarbowej bieżący wgląd w faktury wystawiane pomiędzy firmami. W praktyce oznacza to pełną transparentność obrotu B2B oraz możliwość automatycznej analizy danych przez algorytmy, bez konieczności prowadzenia klasycznych kontroli. Dla przedsiębiorstw oznacza to, iż ewentualne niezgodności mogą być wykrywane niemal natychmiast, a nie – jak dotychczas – po miesiącach lub latach.
Nowe ryzyka, których wcześniej nie było
Wraz z uruchomieniem KSeF pojawiły się ryzyka, z którymi wiele firm nie miało wcześniej do czynienia. Jednym z kluczowych problemów jest brak możliwości anulowania faktury – dokument raz wprowadzony do systemu może zostać jedynie skorygowany, choćby jeżeli został wystawiony na błędny numer NIP lub niewłaściwego kontrahenta.
Eksperci zwracają uwagę także na potencjalne nadużycia. Wystawienie faktury nie wymaga już jej fizycznego doręczenia ani potwierdzenia odbioru – trafia ona automatycznie do systemu adresata. Oznacza to, iż firma musi samodzielnie wykryć, czy dana faktura w ogóle powinna do niej trafić, zanim zostanie zaksięgowana lub opłacona.
Dodatkowym zagrożeniem są błędne lub sfałszowane dane do płatności. W warunkach automatyzacji i dużej liczby dokumentów ryzyko wykonania przelewu na niewłaściwy rachunek rośnie, a odpowiedzialność spoczywa bezpośrednio na przedsiębiorcy – niezależnie od tego, czy obsługę księgową prowadzi biuro rachunkowe.
Dlaczego sam KSeF nie wystarczy firmom
Choć KSeF stał się centralnym kanałem wymiany faktur pomiędzy firmami, sam system nie rozwiązuje problemów związanych z ich codzienną obsługą. Narzędzia udostępnione przez administrację skarbową umożliwiają techniczne wystawienie lub pobranie faktury, ale nie zapewniają mechanizmów kontroli merytorycznej ani organizacyjnej. Dlatego część firm korzysta z zewnętrznych systemów obiegu dokumentów, takich jak np. AMODIT, które umożliwiają weryfikację i kontrolę faktur już po ich pobraniu z KSeF.
W praktyce przedsiębiorcy muszą samodzielnie zadbać o weryfikację, czy faktura jest zasadna, zgodna z umową lub zamówieniem oraz czy dane do płatności są prawidłowe. Bez jasno zdefiniowanych procesów akceptacji rośnie ryzyko zarówno błędów księgowych, jak i opóźnień w płatnościach. Szczególnie narażone są firmy obsługujące dużą liczbę dokumentów kosztowych lub działające w modelu rozproszonym. W ich przypadku KSeF porządkuje format faktur, ale jednocześnie obnaża brak spójnych procedur wewnętrznych.
Porządek zamiast strachu
Zdaniem ekspertów KSeF nie musi oznaczać dla firm permanentnej presji, o ile towarzyszy mu uporządkowanie procesów finansowych. najważniejsze znaczenie ma dziś kontrola dostępu do dokumentów, jasny podział odpowiedzialności oraz możliwość szybkiej weryfikacji faktur przed ich rozliczeniem lub opłaceniem.
„KSeF nie karze firm za cyfryzację. KSeF karze brak kontroli nad procesami” – podkreśla dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT.
Jak wskazuje, system premiuje organizacje, które wcześniej zadbały o spójny obieg dokumentów i transparentność finansową. Dla pozostałych wdrożenie KSeF staje się impulsem do nadrobienia zaległości procesowych, których skutki wcześniej były mniej widoczne.
