3 tygodni temu
Trwają prace nad wdrożeniem e-Doręczeń. Podczas spotkania z przedstawicielami organizacji zrzeszających jednostki samorządu terytorialnego w Ministerstwie Cyfryzacji przedstawiono plan naprawczy. Ponadto pojawił się także projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia doręczeń elektronicznych. Przedstawiamy ich najważniejsze założenia:
Okres przejściowy
Głównym punktem jest wprowadzenie okresu przejściowego od 1.10.2024 r. do 31.12.2025 r., w którym doręczenia tradycyjne będą równoważne z doręczeniami przez ePUAP i przez e-Doręczenia. Sam wpis do bazy adresów elektronicznych będzie obowiązkowy, ale nie będzie równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
W praktyce oznacza to, iż w okresie przejściowym organy administracji publicznej i organy podatkowe będą przesyłać korespondencję w sposób tradycyjny (przez Pocztę Polską) albo przy wykorzystaniu usługi hybrydowej (jeżeli podmiot publiczny posiada adres do doręczeń elektronicznych). Usługa hybrydowa polega na przekazaniu wiadomości przygotowanej w systemie e-Doręczeń do Poczty Polskiej, która drukuje korespondencję i doręcza ją w sposób tradycyjny do strony postępowania.
Wybór zależy do podmiotu, przy czym usługa hybrydowego doręczenia jest tańsza od zwykłego listu poleconego – można się zatem spodziewać, iż podmioty publiczne korzystające z adresu do doręczeń elektronicznych, będą korzystać właśnie z tej opcji.
W okresie przejściowym doręczenie elektroniczne będzie możliwe w sytuacji, gdy strona lub inni uczestnicy postępowania wyrażą zgodę na doręczenia elektroniczne. Może ona zostać wyrażona z inicjatywy strony lub uczestnika albo z inicjatywy samego organu publicznego.
Docelowo, od 1.01.2026 r. e-Doręczenia mają być podstawowym narzędziem do komunikacji w administracji publicznej.
Obowiązkowe EZD dla podmiotów publicznych
Według założeń planu naprawczego podmioty publiczne będą miały obowiązek korzystać z Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją od 1.01.2028 r.
Systemy EZD mają pozwolić na skuteczniejsze wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych, jak i przyspieszyć ich transformację cyfrową.
Grupa robocza
Ministerstwo ma powołać grupę roboczą ds. e-Doręczeń. Jej celem będzie konsultowanie nowych funkcjonalności, szczegółowych założeń planu naprawczego, przepisów nowelizacyjnych czy wytycznych do wdrożenia e-Doręczeń w podmiotach publicznych.
Dodatkowe działania
Poza najważniejszymi punktami, Ministerstwo planuje dodatkowo m.in.: przeprowadzić szkolenia dla podmiotów publicznych, zintegrować ePUAP z e-Doręczeniami oraz promować e-Doręczenia wśród obywateli i przedsiębiorców.
Co to oznacza dla podmiotów zobowiązanych?
Przede wszystkim więcej czasu w wdrożenie e-Doręczeń w organizacji. Warto jednak z wyprzedzeniem rozpocząć projekt i dokonać analizy potrzeb, na podstawie której zostanie podjęta decyzja z jakiego dostawcy usługi e-Doręczeń skorzystać: publicznego (Poczta Polska) czy prywatnego (obecnie: Asseco Data Systems S.A. oraz Autenti sp. z o.o.). Rozważyć plusy i minusy elektronicznych doręczeń (doręczenia pomiędzy podmiotami prywatnymi są możliwe w zasadzie już teraz).
Na rynku jest również wiele ofert od dostawców rozwiązań informatycznych w postaci specjalnych interfejsów programowania aplikacji, czyli tzw. API, które integrują się z rozwiązaniem dostarczanym przez Pocztę Polską.
Jesteśmy gotowi, żeby zweryfikować razem z Państwem potrzeby w Państwa organizacji i dopasować idealne rozwiązanie. W razie pytań zapraszamy do kontaktu.
