Powrót do biur – jak bezpiecznie przeprowadzić ten proces?

Po dwóch latach od wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów regulujących pracę zdalną, pracodawcy zaczęli weryfikować taki tryb i wyciągać co do niego wnioski. Czasami są one negatywne, a niekiedy choćby plusów tego rozwiązania jest znacznie mniej niż minusów. Wszystko to sprawia, iż pracodawcy coraz częściej chcą, aby pracownicy powrócili do biur i stacjonarnego trybu wykonywania obowiązków. Omówmy więc przykładowe sposoby ograniczania pracy zdalnej oraz związane z tym konsekwencje.

Dlaczego popularność pracy zdalnej spada?

Jeszcze do niedawna praca zdalna zdawała się być oczywistym benefitem zarówno dla pracowników, jak i dla wielu pracodawców. Z perspektywy tych drugich, stanowiła ona nie tylko „wyjście naprzeciw” potrzebom pracowników. Była również sposobem na optymalizację kosztów i unowocześnienie organizacji zgodnie z panującymi wtedy trendami.

W ostatnim czasie obserwujemy jednak przeciwny trend – pracodawcy często chcą, aby pracownicy powrócili do biur i świadczyli pracę stacjonarnie. Powodów takiej decyzji może być kilka. Jednym z kluczowych jest produktywność – tryb zdalnej pracy stwarza wiele okazji do nadużyć.

Nowi pracownicy, którzy pracują zdalnie, mogą mieć też problem z:

• zaaklimatyzowaniem się do panującej w danej organizacji kultury;
• integracją z pozostałymi członkami załogi.

W przypadku wielu rodzajów prac, relacje międzyludzkie są niemalże tak samo istotne, jak kompetencje merytoryczne. Praca zdalna często nie sprzyja jednak ich budowaniu.

Co więcej, pracodawcy nierzadko ponoszą wysokie koszty związane z utrzymaniem biur, do których pracujący zdalnie po prostu nie chcą przychodzić. Opustoszałe open space nie są pożądanym przez pracodawców widokiem, więc jest to kolejny istotny powód decyzji o powrocie do pracy w biurze.

Co zrobić, by pracownicy powrócili do pracy w biurze?

Biorąc pod uwagę powyższe, pracodawcy coraz częściej zaczynają się zastanawiać nad tym, w jaki sposób „ściągnąć” pracowników do biur. Przyjrzyjmy się bliżej kilku możliwościom ograniczenia pracy zdalnej w organizacji – w podziale na dwie grupy. Będą to zmiany, które można wprowadzić, gdy zasady takiego trybu:

• ustalono już w trakcie zatrudnienia;
• wprowadzono na etapie podpisywania umowy o pracę.

Modyfikacja zasad pracy zdalnej ustalonych w trakcie zatrudnienia

Zmiany obejmujące całą organizację

Jeżeli w organizacji wprowadzono regulamin pracy zdalnej lub zawarto porozumienie ze związkami zawodowymi w tym zakresie, to zmiana tych dokumentów może być niezbędna.

Takie rozwiązanie sprawdzi się m.in. w sytuacjach, gdy regulamin lub porozumienie nie przewidywały limitu pracy zdalnej lub wprowadzony limit był zbyt wysoki – w aktualnej ocenie pracodawcy. W tym przypadku zmiana powinna zostać wprowadzona w takim samym trybie, jak wdrożenie regulaminu czy zawarcie porozumienia. Wiąże się to bezpośrednio z koniecznością przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników lub podjęciem rozmów ze związkami zawodowymi.

Na tym etapie często pojawia się pytanie – czy pracodawca musi w takich okolicznościach złożyć każdemu pracownikowi, korzystającemu dotychczas z wyższego wymiaru pracy zdalnej, wiążący wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy? Mowa o nim w art. 67²² Kodeksu pracy.

Kodeks nie daje nam jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Przepis regulujący wspomnianą kwestię bywa różnie interpretowany. Wszystko zależy m.in. od tego, jakie rozwiązania wprowadzono w danej spółce i jakie są jej potrzeby biznesowe. Każdy przypadek wymaga więc odrębnej analizy.

Zmiany indywidualne – wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej

Oczywiście pracodawcy nie powinni zapominać o możliwości złożenia wniosków, o których mowa powyżej – również w indywidualnych przypadkach, uzależnionych od ich potrzeb.

Taki wniosek jest wiążący – pracownik po jego otrzymaniu musi powrócić do biura. jeżeli jednak strony nie dojdą do porozumienia, powrót do pracy stacjonarnej następuje dopiero po upływie 30 dni liczonych od momentu otrzymania wniosku przez pracownika.

Należy także pamiętać o ograniczeniach w możliwości złożenia tego wniosku względem tzw. pracowników uprzywilejowanych. W ich przypadku wniosek o wykonywanie pracy zdalnej jest wiążący dla pracodawcy, chyba iż zdalne wykonywanie obowiązków nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. W tego typu sytuacjach trzeba też kierować się zasadą równego traktowania w zatrudnieniu oraz działać w zgodnie z regulaminem lub porozumieniem obowiązującym w zakładzie pracy.

Jeśli pracownik narusza zasady BHP lub ochrony informacji

Przepisy pozwalają pracodawcy na cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej uzgodnionej w toku zatrudnienia, o ile podczas kontroli pracownika stwierdzi się uchybienia:

• w przestrzeganiu adekwatnych przepisów i zasad BHP;
• wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

W przypadku wycofania przez pracodawcę zgody na świadczenie pracy w trybie zdalnym, pracownik może zostać zobowiązany do niezwłocznego powrotu do biura i stacjonarnej formy wykonywania swoich obowiązków.

Modyfikacja zasad pracy zdalnej ustalonych podczas podpisywania umowy o pracę

W przypadku pracowników, z którymi uzgodniono wykonywanie pracy zdalnej na etapie zawierania umowy o pracę, konieczne będzie złożenie wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcie z nimi porozumienia (aneksu do umowy o pracę).

W zależności od kształtu danej umowy o pracę, taki tryb działania pozwoli albo na całkowite odejście od pracy zdalnej, albo na wprowadzenie limitu dni świadczenia pracy przez pracownika w takim trybie.

Niestety, pracodawca musi liczyć się z tym, iż pracownik może nie zaakceptować konieczności powrotu do biura, co w ostateczności będzie skutkowało rozwiązaniem umowy o pracę. Co istotne – rozwiązanie umowy o pracę nastąpi w tym przypadku z przyczyn niedotyczących pracownika. A to z kolei może wiązać się z koniecznością wypłaty odprawy z tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych.

Co, jeżeli dopiero wprowadzamy pracę zdalną?

Niektórzy pracodawcy dopiero regulują zasady pracy zdalnej w organizacji. Jest to idealna okazja, aby dokładnie przemyśleć kształt pracy zdalnej w organizacji i wprowadzić do regulaminu lub porozumienia postanowienia, które wyposażą ich w narzędzia pozwalające na zmianę modelu. Będą one ochroną na wypadek, gdyby przyjęte rozwiązania się nie sprawdziły.

Przykładem takich rozwiązań jest np. zamieszczenie w regulaminie czy porozumieniu postanowienia umożliwiającego modyfikację dopuszczalnej liczby dni pracy zdalnej. Pracodawca może też wprowadzić rozwiązania bardziej ofensywne, np. mechanizm umożliwiający zobowiązanie pracownika do czasowego zaprzestania pracy zdalnej.

Skutki zmian w zakresie pracy zdalnej

Podejmując decyzję o ograniczeniu dni pracy zdalnej, należy każdorazowo przeanalizować za i przeciw takiego działania. Warto mieć też na uwadze to, iż pracownicy niejako już przyzwyczaili się do komfortu, jaki daje im możliwość zdalnego wykonywania obowiązków.

Usunięcie bądź ograniczenie takiego rozwiązania może wiązać się ze spadkiem satysfakcji załogi. Niektórzy pracownicy mogą wręcz zacząć szukać innych miejsc pracy, które pozwolą np. na w pełni zdalną pracę.

W takiej sytuacji kluczowa jest odpowiednia komunikacja zmiany oraz jej adekwatnie uzasadnienie.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w modyfikacji zasad pracy zdalnej, w tym zaplanowaniu zgodnego z przepisami procesu powrotu do biura – zachęcamy do kontaktu. Możemy również pomóc w uregulowaniu tej kwestii od podstaw, czyli jeszcze przed wprowadzeniem możliwości zdalnego wykonywania obowiązków.