Praca zdalna zyskała na popularności począwszy od marca 2020 roku. Ogólną podstawę do stosowania pracy zdalnej stanowiły wówczas przepisy tak zwanych specustaw. Mimo, iż większość tych ustaw już nie obowiązuję, to praca zdalna jest w dalszym ciągu bardzo popularna. Korzyści płynące z tej formy zatrudnienia dostrzegają obie strony stosunku pracy.

Dotychczas praca zdalna nie była regulowana w Kodeksie Pracy. Kodeks pracy w ogóle nie odnosił się do tej kwestii. Pojawiały się natomiast liczne głosy (zarówno ze strony pracodawców i pracowników), wskazujące, iż zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać wprost opisane w kodeksie pracy. W dniu 1 grudnia 2022 roku uchwalona została nowelizację Kodeksu pracy, wprowadzającą do Kodeksu nowy rozdział, który w całości odnosi się do pracy zdalnej.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• w jakich przypadkach praca zdalna jest możliwa,
• kiedy pracodawca może odmówić pracownikowi zgody na pracę zdalną,
• jakie prawa przysługują pracownikowi w związku z pracą zdalną,
• jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z pracą zdalną,
• co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej.

Czym jest praca zdalna – nowa definicja

Zgodnie z nowymi przepisami, praca zdalna, to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak zatem wynika z definicji, pracownik i pracodawca powinni uzgodnić, w jakim miejscu będzie wykonywana praca zdalna. Miejscem tym może być zarówno mieszkanie osoby zatrudnionej, jak i inna uzgodniona lokalizacja niebędąca zakładem pracy (np. przestrzeń coworkingowa). Co do zasady uzgodnienie, gdzie pracownik zdalny będzie realizować swoje obowiązki ma pomóc pracodawcy w sprawowaniu należytej kontroli nad realizacją pracy zdalnej.

Warunkiem zlecenia pracy zdalnej w każdym przypadku jest posiadanie przez pracownika odpowiednich warunków lokalowych. Przed przystąpieniem do pracy zdalnej pracownik powinien złożyć oświadczenie, iż takimi warunkami dysponuje.

Po drugie, aby praca zdalna była możliwa, musi to wynikać z organizacji i rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika. Oczywistym jest, iż pracy zdalnej nie może realizować pracownik produkcji, kierowca, czy pracownik budowlany. Nowe przepisy wprost wyłączają ponadto możliwość zlecenia pracy zdalnej, w odniesieniu do prac szczególnie niebezpiecznych, prac w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, czy też prac powodujących intensywne brudzenie.

Innymi słowy, pracę zdalną co do zasady mogą wykonywać przede wszystkim pracownicy biurowi, którzy mogą komunikować się z pracodawcą i przesyłać efekty swojej pracy za pośrednictwem środków porozumiewania na odległość.

Kiedy pracodawca może zlecić pracownikowi pracę zdalną

Zgodnie z nowymi przepisami, inicjatywa wykonywania pracy zdalnej może wyjść zarówno od pracownika jak i od pracodawcy. Podjęcie decyzji o przejściu na pracę zdalną może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. Co do zasady ustalenia w zakresie pracy zdalnej mogą być również zmienione w toku trwania umowy o pracę.

W następnej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie – czy pracodawca może „wysłać” pracownika (przymusowo) „na pracę zdalną” ? Odpowiedź na tak postawione pytanie jest twierdząca. Przypadki narzucenia pracownikowi pracy zdalnej są jednak ograniczone do dwóch poniższych:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym jest czasowo niemożliwe zapewnienie przez pracodawcę w zakładzie pracy odpowiednich warunków BHP, z powodu działania siły wyższej.

Należy pamiętać, iż w Polsce przez cały czas (tj. w grudniu 2022 roku) obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Zatem aktualnie wciąż jest możliwe zlecanie pracy zdalnej w oparciu o wskazaną powyżej przesłankę. Dopóki stan zagrożenia epidemiologicznego nie zostanie formalnie zniesiony, pracodawca będzie mógł więc „wysyłać pracownika na zdalne”.

Kiedy pracownik może zażądać pracy zdalnej

Jak wskazano powyżej, propozycję wykonywania pracy zdalnej może złożyć także pracownik. Obowiązujące przepisy co do zasady nie ograniczają możliwości wystąpienia przez pracownika z taką inicjatywą. Pracodawca nie zawsze ma jednak obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną.

Kiedy pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną ? Pracodawca zobowiązany jest wyrazić zgodę na pracę zdalną, gdy z wnioskiem zwraca się:

• pracownica w ciąży,
• pracownik wykonujący dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadający orzeczenie o niepełnosprawności.

Innymi słowy, w przypadku wystąpienia jednej z wymienionych w nowych przepisach przypadków pracodawca ma obowiązek wyrażenia zgody na pracę zdalną pracownika.

Z powyższego wynika zatem, iż w większości sytuacji pracodawca będzie dysponował możliwością podjęcia we własnym zakresie decyzji, czy zaakceptuje wniosek pracownika o pracę zdalną.

Regulamin pracy zdalnej

Poza ogólnym określeniem przesłanek i trybu zlecania pracy zdalnej, nowe przepisy nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych z pracą zdalną. Decydując się na zatrudnienie pracowników zdalnych przedsiębiorcy powinni mieć zatem świadomość ciążących na nich w tym zakresie powinności.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej w sporządzonym w tym celu regulaminie pracy zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej obejmuje przede wszystkim:

• wskazanie grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną u danego pracodawcy,
• określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną,
• ustalenie zasad porozumiewania się przez pracodawcę i pracownika zdalnego w tym sposób potwierdzania obecności,
• wskazanie procedur kontroli wykonywania pracy przez pracownika zdalnego, kontroli BHP oraz kontroli w zakresie bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych,
• ustalenie zasad postępowania z powierzonym pracownikowi sprzętem należącym do pracodawcy.

Ustawodawca pozostawił pracodawcy znaczną swobodę co do tego, jak regulamin pracy zdalnej będzie regulował poszczególne kwestie. Dotyczy to zwłaszcza zasad dokonywania na rzecz pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej. Warto mieć to na uwadze sporządzając regulamin pracy zdalnej i w jak najwyższym stopniu dostosować wskazany dokument do specyfiki danego zakładu pracy oraz rodzaju prac zlecanych pracownikom zdalnym.

Należy pamiętać, iż regulamin pracy zdalnej jest nową instytucją w prawie pracy i odrębnym dokumentem od innych regulaminów, jakie ma obowiązek przyjąć pracodawca (regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, etc.).

Jeśli zainteresowała Cię tematyka dotycząca regulaminu pracy, zapraszamy do lektury naszego artykułu „Regulamin pracy”, dostępnego pod linkiem https://capitallegal.pl/regulamin-pracy/.

Obowiązek przyjęcia regulaminu pracy zdalnej dotyczy tych pracodawców, u których nie działają zakładowe organizację związkowe. Pracodawca, u którego działają związki zawodowe, zamiast regulaminu, określa zasady organizacji pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową. Jeżeli regulamin pracy zdalnej ani porozumienie nie zostało przyjęte warunki wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu z pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej.

Tym samym pracodawca ma obowiązek ustalić, w jednej z dopuszczonych przez ustawę form, zasady organizacyjne pracy zdalnej i poinformować o nich pracownika, nie później niż w dniu rozpoczęcia przez niego pracy zdalnej.

Praca zdalna – pozostałe obowiązki pracodawcy

Nowelizacja Kodeksu pracy usuwa istniejące dotychczas wątpliwości dotyczące obowiązków ciążących na pracodawcy w związku z pracą zdalną, w tym w kwestii pokrywania dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca jest zobowiązany m.in.:

• zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (komputer, telefon, etc.),
• zapewnić instalację, serwis i konserwację przekazanych narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty z tym związane,
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (Internetu) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokryć inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, na zasadach określonych w regulaminie pracy zdalnej,
• zapewnić pracownikom zdalnym szkolenia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Co do zasady pracodawca powinien zatem wyposażyć pracownika zdalnego w niezbędny sprzęt oraz pokryć koszty ponoszone przez pracownika w celu wykonywania pracy zdalnej. Strony mogą uzgodnić także, iż pracownik będzie korzystał przy wykonywaniu pracy zdalnej z własnego sprzętu. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w ustalonej z pracownikiem wysokości.

Analizując powyższe kwestie mogą pojawić się praktyczne pytania dotyczące m.in. sposobu ustalenia wysokości wydatków, a także, konieczności przedstawiania przez pracownika wielkości zużycia mediów w każdym miesiącu pracy zdalnej. Nowelizacja Kodeksu pracy pozwala uniknąć dokonywania tego rodzaju wyliczeń. Obowiązek pokrycia omawianych kosztów może być bowiem zastąpiony ryczałtem, odpowiadającym przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Wskazany ryczałt lub sposoby jego obliczenia powinien być określony w regulaminie pracy zdalnej.

Prawa pracownika zdalnego

Poza opisanymi wyżej uprawnieniami do otrzymania niezbędnych narzędzi oraz pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje także dalsze gwarancje przysługujące pracownikowi zdalnemu.

Ustawodawca przewidział szereg regulacji mających zapewnić, aby pracownicy zdalni nie byli gorzej traktowani, niż osoby wykonujące pracę w trybie stacjonarnym. Do gwarancji tych należą w szczególności:

• obowiązek równego traktowania pracowników zdalnych w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń,
• zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania przez niego pracy zdalnej lub odmowy pracy zdalnej,
• prawo pracownika zdalnego do przebywania, w razie potrzeby, na terenie zakładu pracy, korzystania z urządzeń, pomieszczeń i obiektów pracodawcy, kontaktowania się z innymi pracownikami i urządzeń pracodawcy, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Tym samym należy pamiętać, że (przy uwzględnieniu odmienności związanych z trybem pracy zdalnej) pracownik zdalny posiada analogiczny status, co pracownicy wykonujący obowiązki pracownicze w sposób stacjonarny.

Praca zdalna – kontrola pracownika

Kwestią budzącą dotychczas wątpliwości praktyczne była możliwość dokonywania przez pracodawcę kontroli w odniesieniu do pracowników zdalnych. Wielu pracodawców zastanawiało się, w jaki sposób mogą weryfikować należyte wykorzystanie czasu pracy, warunki BHP czy przestrzeganie przyjętych w zakładzie pracy procedur ochrony danych, bez nadmiernej ingerencji w prywatność pracownika zdalnego i osób wspólnie z nim zamieszkujących.

Nowelizacja Kodeksu pracy w znacznej mierze usuwa powyższe wątpliwości. Nowe przepisy wprost przyznają pracodawcy prawo do prowadzenia:

• kontroli wykonywania pracy zdalnej (w tym sposobu wykorzystania czasu pracy),
• kontroli BHP,
• kontroli przestrzegania wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Nowelizacja pozwala pracodawcy na dokonanie kontroli w miejscu, gdzie praca zdalna jest wykonywana (w tym w mieszkaniu pracownika) i w czasie pracy. Termin kontroli powinien być jednak ustalony wcześniej z pracownikiem. Kodeks pracy nie przewiduje zatem kontroli niezapowiedzianej. Wykonywanie czynności kontrolnych powinno być prowadzone z poszanowaniem prywatności pracownika zdalnego oraz zamieszkujących z nim osób.

Kluczowym dokumentem dla określenia zasad kontroli jest i tym razem regulamin pracy zdalnej. Regulamin powinien bowiem zawierać wskazanie procedur kontrolnych, zapewniających z jednej strony skuteczność realizowanych czynności, z drugiej gwarantować pracownikowi poszanowania jego prywatności oraz nienaruszalność mienia.

Ustalenia kontroli mogą wpływać na dalsze decyzje co do pracy zdalnej pracownika. Stwierdzenie uchybień w zakresie przepisów BHP lub bezpieczeństwa informacji (w tym danych osobowych) pozwala pracodawcy na wydanie względem pracownika polecenia usunięcia uchybień w wyznaczonym terminie. Skrajne przypadki nieprawidłowości mogą stanowić podstawę do cofnięcia zgody na pracę zdalną przez pracownika. Wymaga podkreślenia, iż powyższe nie powoduje automatycznie rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, ale skutkuje koniecznością powrotu osoby zatrudnionej do wykonywania pracy w trybie stacjonarnym, w terminie wskazanym przez pracodawcę. W efekcie praca zdalna nie będzie mogła być wykonywana przez pracownika u którego stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Praca zdalna a RODO

Jak wskazano powyżej, pracodawca jest uprawniony do dokonywania kontroli pracowników zdalnych pod kątem przestrzegania procedur z zakresu ochrony danych osobowych. Zanim jednak dojdzie do kontroli, pracodawca powinien opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę ochrony danych osobowych. Istniejące w zakładzie pracy polityki bezpieczeństwa (polityki ochrony danych) powinny być w razie potrzeby uzupełnione o regulacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach pracy zdalnej.

Przyjęte zasady postępowania należy dostosować do warunków pracy zdalnej, w szczególności:

• miejsca, w którym praca zdalna jest wykonywana (w tym warunków lokalowych pracownika),
• wykorzystywanego sprzętu (w zależności od tego, czy sprzęt należy do pracodawcy czy do pracownika),
• zakresu obowiązków i zakresu danych, do których ma dostęp pracownik zdalny.

Wdrożone procedury powinny określać poszczególne zadania, jakie pracownik jest zobligowany realizować, aby w należyty sposób zabezpieczać dane osobowe. Warto, aby dokumentacja RODO dla pracownika zdalnego obejmowała zarówno zasady postępowania mające przeciwdziałać niebezpiecznym sytuacjom, jak i postanowienia na wypadek wystąpienia incydentu (np. wycieku lub utraty danych). Należy pamiętać, iż odpowiedzialność z tytułu naruszenia ochrony danych ponosi w głównej mierze pracodawca, a nie pracownik. Istotne jest zatem, aby wdrożone procedury pozwalały w szybki i skuteczny sposób zareagować na zaistniałe zdarzenie.

Praca zdalna – w czym możemy Ci pomóc ?

Praca zdalna i związane z tym wątpliwości natury prawnej, to zagadnienie, z którym w okresie ostatnich kilkunastu miesięcy spotykamy się regularnie. Pracodawcy i pracownicy długo czekali na przepisy, które usunęłyby pojawiającą się niepewność co do zakresu praw i obowiązków stron stosunku pracy, w związku z pracą zdalną. Należy jednak pamiętać, iż wdrożenie obowiązków związanych z pracą zdalną ma znaczenie nie tylko dla jej prawidłowej organizacji, ale także oceny realizacji obowiązków pracowniczych

Nasza kancelaria prawna wspiera pracodawców przy rozwiązywaniu zagadnień prawnych pojawiających się w procesie zatrudniania pracowników, w tym przy opracowywaniu dokumentów wymaganych przez przepisy prawa pracy.

W zakresie organizacji pracy zdalnej oferujemy w szczególności:

• usługi doradztwa prawnego, w tym pomoc w procesie wdrożenia nowych przepisów w zakładzie pracy,
• wsparcie przy wyborze optymalnego dla zakładu pracy modelu pracy zdalnej,
• sporządzanie dopasowanych do specyfiki zakładu pracy dokumentów związanych z pracą zdalną, takich jak regulamin pracy zdalnej, porozumienie dotyczącego pracy zdalnej, procedura bezpieczeństwa informacji w ramach pracy zdalnej, formularze i informacje niezbędnych w procesie zatrudniania pracowników zdalnych.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie pracy zdalnej, zapraszamy do kontaktu.