Praca zdalna w pytaniach i odpowiedziach – porządkujemy podstawowe informacje

Już za niecały miesiąc wejdą w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej. Oznacza to pewną rewolucję dla wszystkich przedsiębiorców, którzy dotychczas umożliwiali pracownikom świadczenie pracy w tej formie, choćby na podstawie tzw. ustawy covidowej. Aby ułatwić wdrożenie nowych regulacji, w kilku artykułach porządkujemy informacje i odpowiadamy na najczęstsze pytania pracodawców.

1. Czy pracę zdalną pracodawca może wprowadzić tylko na stałe?

Bazując na nowych przepisach kodeksu pracy, pracę zdalną można podzielić na następujące formy:

• stałą pracę zdalną – wykonywanie pracy jedynie (całkowicie) w formie zdalnej;
• formę hybrydową – częściowe świadczenie pracy w formie stacjonarnej, a częściowo zdalnie – zgodnie z ustaleniami pomiędzy stronami;
• okazjonalną pracę zdalną – świadczenie pracy standardowo w formie stacjonarnej, jednocześnie z możliwością okazjonalnego wykonywania pracy w formie zdalnej – jednak nie więcej niż 24 dni w roku.

Przepisy umożliwiają więc dość elastyczne ukształtowanie sposobu wykonywania pracy zdalnej – w zależności od potrzeb i możliwości pracodawcy i pracownika.

2. Czy można wprowadzić pracę zdalną tylko na część tygodnia/ miesiąca albo na konkretne miesiące w roku?

Tak, przepisy są elastyczne. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby określić pracę zdalną jedynie na konkretne dni tygodnia (np. piątki i poniedziałki) czy też konkretne miesiące w roku (np. w okresie letnim), jeżeli odpowiada to potrzebom pracodawcy i pracownika.

3. Czy pracodawca musi wprowadzić pracę zdalną

Zasadą jest, iż pracodawca nie jest zobowiązany do wprowadzenia pracy zdalnej. Decyzję, czy umożliwić pracownikom taką formę świadczenia pracy może więc podjąć w pełni samodzielnie.

Od tej zasady jest jednak kilka wyjątków.

Konkretnym grupom pracowników należy bowiem umożliwić pracę zdalną (na ich wniosek), chyba iż nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Chodzi o pracowników:

• w ciąży;
• wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w np. 4 art. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin “Za życiem”;
• rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• rodziców dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe.

O przyczynie odmowy uwzględnienia takiego wniosku pracodawca musi poinformować pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia przez niego wniosku.

4. Czy mogę ustalić, iż praca zdalna jest obowiązkowa?

Generalnie wykonywanie pracy zdalnej musi być dobrowolne ze strony pracownika.

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy jedynie w konkretnych, wskazanych w ustawie przypadkach i przy spełnieniu dodatkowych warunków, tj. w okresie:

1) obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (czyli np. aktualny stan zagrożenia epidemicznego);

2) w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. pożar, powódź);

Co jednak ważne, w każdej z obu tych sytuacji, aby pracownik mógł wykonywać pracę zdalnie musi najpierw złożyć oświadczenie, iż posiada do tego warunki lokalowe i techniczne

Choć oświadczenie może zostać złożone w postaci papierowej lub elektronicznej, to jednak warunek ten z całą pewnością może być pewnym utrudnieniem przy wdrażaniu pracy zdalnej w nagłych wypadkach.

5. Czy pracodawca będzie mógł przez cały czas zlecać pracę zdalną na podstawie przepisów „covidowych”?

Nie. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów o pracy zdalnej uchylona zostanie aktualna (tymczasowa) podstawa do zlecenia pracy zdalnej, która znajduje się w tzw. ustawie covidowej.

Oznacza to, iż od 7.04.2023 r. jedyną podstawą wykonywania pracy zdalnej będzie kodeks pracy.

Jak wskazaliśmy jednak w odpowiedzi na pytanie nr 4 – również na podstawie nowych przepisów w stanie zagrożenia epidemicznego (który przez cały czas obowiązuje) pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej. Przed tym musi jednak odebrać od niego oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.

6. Co to jest praca okazjonalna?

Praca zdalna okazjonalna najbardziej przypomina znany już teraz home office. Jest to odpowiedź na potrzebę jedynie incydentalnego wykonywania pracy zdalnej u pracodawców, którzy generalnie nie zamierzają całościowo/ częściowo wprowadzić możliwości wykonywania pracy w tej formie (np. w przypadku doraźnych/ nagłych potrzeb pracownika).

Choć wydaje się, iż z założenia powinna to być forma mniej sformalizowana, pracodawcy nie zostali zwolnieni ze wszystkich obowiązków związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej (np. w zakresie BHP – o czym napiszemy w następnych częściach cyklu). Co ważne pracę zdalną można wykonywać maksymalnie 24 dni w roku – należy więc prowadzić ewidencję wykorzystania pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna wykonywana jest jedynie na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnić wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej – przy czym standardowo odmowa nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego.

Zachęcamy do śledzenia naszego cyklu „Nowy KP w pytaniach i odpowiedziach”. W kolejnym artykule odpowiemy na pytania dotyczące praktycznych aspektów wprowadzania pracy zdalnej.