Prezenty świąteczne dla pracowników. Co się bardziej opłaca?

Świąteczna pomoc socjalna pracodawcy nie jest działaniem okolicznościowym

Paczki świąteczne, jako element świadczeń świątecznych dla pracowników, należą do tzw. pomocy materialnej (rzeczowej), która mieści się w definicji działalności socjalnej, określonej w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Działalność ta finansowana jest z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Święta Bożego Narodzenia nie są kryterium, które decyduje o przyznaniu pomocy. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest funduszem okolicznościowym, jednak najczęściej to właśnie w czasie Świąt Bożego Narodzenia pracodawcy decydują się na dodatkowe wsparcie pracowników, co generuje wydatki i uzasadnia korzystanie ze wsparcia funduszu.

Przepisy prawa nie określają, co może być przedmiotem pomocy rzeczowej przyznawanej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie określają również zawartości paczek świątecznych.

Wartość paczek z ZFŚS uzależniona od sytuacji życiowej

Jedną z form pomocy dla osób uprawnionych może być wydawanie paczek z artykułami spożywczymi czy przemysłowymi. W ramach takiej pomocy rzeczowej mogą być przyznawane gotowe, skompletowane paczki o różnej wartości. W regulaminie pracodawca określa, w jaki sposób będzie różnicował wartość paczek, uzależniając je od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu.

Jeśli paczki świąteczne zostały w całości sfinansowane ze środków ZFŚS oraz pracodawca przyznając je, uwzględnił sytuację materialną każdego pracownika, to od wartości paczek pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Czy od paczek świątecznych pracownik musi zapłacić podatek?

Dla celów podatkowych, paczki świąteczne są świadczeniami rzeczowymi. Paczki są zwolnione z opodatkowania pod warunkiem, iż ich wartość (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekracza 1000 zł oraz zostanie całkowicie sfinansowana ze środków ZFŚS. W przypadku przekroczenia kwoty 1000 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 1000 zł.

Uwaga! Do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 (tj. do 31.12.2023 r.) obowiązuje wyższy limit zwolnienia podatkowego, wynoszący 2000 zł.

Bony i talony z ZFŚS pod pewnymi warunkami

Pracodawca może kupić bony czy talony ze środków ZFŚS, o ile dopuszcza to regulamin korzystania ze środków z ZFŚS. o ile zakup bonów lub talonów został zrealizowany zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, to zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, taki przychód jest wyłączony z podstawy wymiaru składek. W przeciwnym wypadku, jeżeli zakup nie został zrealizowany zgodnie z zapisami wspomnianej ustawy, to choćby pomimo sfinansowania zakupu talonów lub bonów ze środków ZFŚS pracodawca powinien opłacić składki ZUS w pełnej wysokości.

Bony i talony nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania

Otrzymane przez pracownika talony lub bony towarowe sfinansowane ze środków ZFŚS stanowią przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Do bonów towarowych nie stosuje się bowiem zwolnienia od opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z powołanym przepisem wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, iż rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

Okres świątecznych w firmie to wyjątkowy czas. To czas podsumowań, spotkań i podziękowań za współpracę. Wiele firm do tego wydarzenia szykuje się bardzo długo, chcąc we adekwatny sposób pokazać pracownikom, iż doceniają ich zaangażowanie. Wybranie odpowiedniego prezentu przy wyznaczonym budżecie to nie lada wyzwanie. Mając na pokładzie wiele osób z różnymi pasjami i potrzebami ciężko usatysfakcjonować każdego z osobna. Nie można również zapomnieć o przepisach podatkowych i zusowskich, które dostarczają wiele emocji.

Pracodawca co do zasady posiada możliwość skorzystania z kilku źródeł finansowania świątecznych upominków, w tym przede wszystkim z rachunku obrotowego albo z ZFŚS (tj. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Na pierwsze rozwiązanie decydują się głównie przedsiębiorcy, którzy nie stworzyli u siebie w firmie puli socjalnej lub nie chcą przydzielać prezentów z uwagi na kryterium socjalne. Trzeba bowiem wiedzieć, iż środki z funduszu socjalnego mogą trafiać wyłącznie do pracowników, którzy są jego beneficjentami. Ponadto, pracodawca przy zakupie prezentów musiałby kierować się m.in. statusem materialnym poszczególnych pracowników, ponieważ środki z ZFŚS nie mogą zostać rozdzielone każdemu po równo (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS) i wtedy też możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania, o ile łączna wartość wszystkich świadczeń na rzecz danego pracownika w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 2000 zł.

Jeżeli pracodawca nie ma utworzonego ZFŚS musi mieć na uwadze art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT: za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Dlatego w takim przypadku co do zasady prezenty świąteczne powinny być opodatkowane i tym samym oskładkowane.

Patrząc na powyższe u wielu pracodawców budzi to wiele emocji, gdyż chcąc sprawdź pracownikowi przyjemność i podziękować na współpracę muszą przejść przez gąszcz przepisów, a na koniec organ kontrolujący może to jeszcze zakwestionować.

W przypadku paczek dla dzieci pracowników w zeszłym roku zaś pojawiła się bardzo korzystana interpretacja KIS 11.10.2022 r. 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG. Cytując jej fragment: „W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 updof, świadczenia w postaci przekazywanych dzieciom pracowników prezentów z okazji niektórych świąt (…) (np. z okazji Dnia Dziecka i Świąt Bożego Narodzenia) nie będą stanowić dla Państwa pracowników przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. W związku z powyższym na Państwu nie będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na PIT z powyższego tytułu”.

Wracając do kwestii wyboru prezentu dla pracowników, według statystyk najbardziej pożądanym świadczeniem jest premia, jednak warto też zainwestować w jakiś upominek. Przy wyborze można skorzystać z formy ankiety, może nie będzie efektu zaskoczenia, ale za to będzie większa satysfakcja. Zwieńczeniem może być uroczysta kolacja, która po wielu dyskusjach jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania

Prezenty okolicznościowe wręczane pracownikom przez pracodawcę mogą być zwolnione zarówno z zaliczki na PIT, jak i składek ZUS, o ile zostaną one zakwalifikowane jako darowizny. Aby dany prezent mógł zostać potraktowany jako darowizna ważne jest, aby nie miał on związku z wykonywaną pracą bądź jej efektami. Otrzymane od pracodawcy darowizny mogą oznaczać dla pracownika obowiązek zapłaty podatku, o ile ich łączna wartość przekroczy 5 733 zł w okresie 5 lat. Regulacja ta wynika to z ustawy od spadków i darowizn. Pracodawcy powinni mieć również na uwadze, iż darowizn tych nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Prezenty świąteczne w postaci bonów czy paczek mikołajowych stanowią pozapłacowe dodatki do wynagrodzenia. Całkowite obciążenie pracodawcy z tytułu przyznania wyżej wymienionych benefitów zależy od sposobu finansowania tego typu upominków. Biorąc pod uwagę premie świąteczne są one przychodem ze stosunku pracy, zatem podlegają opodatkowaniu na ogólnych zasadach oraz stanowią podstawę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Natomiast w przypadku bonów świątecznych finansowanych ze środków obrotowych firmy stanowią one podstawę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz podlegają opodatkowaniu.

Natomiast w momencie kiedy bony są finansowane z ZFŚS ( jest on obowiązkowy dla jednostek budżetowych i samorządowych oraz pozostałych pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), wówczas należy wziąć pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników. Świadczenia rzeczowe finansowane z tego tytułu nie są oskładkowane, aczkolwiek podlegają opodatkowaniu.

Z kolei paczki świąteczne finansowane i w całości pokrywane z ZFŚS do wartości 2 tysięcy zł na osobę w roku podatkowym nie stanowią podstawy opodatkowania (limit, który obowiązuje w okresie od 01.01.2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii COVID-19, czyli do końca 2024 r.) oraz nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Natomiast jeżeli paczki są finansowane ze środków obrotowych firmy wówczas są one opodatkowane i oskładkowane. W związku z powyższym podarunki dla pracowników i sposób ich rozliczenia jest uwarunkowany od decyzji pracodawcy.