Problem z umieszczaniem przez sądy kilku pism w jednej kopercie

Odrzucenie skargi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wezwał pełnomocnika T.O. do uzupełnienia braków formalnych skargi, w terminie 7 dni pod rygorem jej odrzucenia, poprzez nadesłanie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii pełnomocnictwa procesowego. Przesyłka, która poza wezwaniem zawierała również odpis odpowiedzi na skargę, została skutecznie doręczona adresatowi. W wyznaczonym terminie pełnomocnik skarżącego nie usunął braku formalnego, więc Sąd odrzucił skargę. T.O. wniósł zażalenie twierdząc, iż korespondencja otrzymana przez pełnomocnika nie zawierała wezwania do uzupełnienia braków skargi, a jedynie odpis odpowiedzi organu na skargę.

Na tle tego zagadnienia w orzecznictwie NSA prezentowane są dwie linie orzecznicze.

Decyduje prawidłowo wypełnione zpo

W części orzeczeń NSA podkreśla, iż przesyłka wysłana listem poleconym za potwierdzeniem odbioru może zawierać kilka pism sądowych. Fakt ten powinien zostać odnotowany na formularzu potwierdzenia odbioru w rubryce „rodzaj przesyłki” (zob. postanowienie SN z 26.7.2000 r., I CZ 87/00, www.sn.pl). Opis zawartości może być skrótowy, ale powinien być wystarczająco czytelny, aby można było stwierdzić co znajdowało się w przesyłce (zob. postanowienie NSA z 6.11.2015 r., II GSK 2636/15, Legalis). W interesie odbierającego przesyłkę jest sprawdzenie jej zawartości w chwili odbioru oraz zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń doręczycielowi (zob. postanowienie NSA z 31.3.2022 r., I FZ 285/21, Legalis). Natomiast w sytuacji, kiedy adresat tego nie uczynił, nie ma uzasadnionych podstaw, aby kwestionować prawidłowość doręczenia stronie przesyłki. Przyjęcie dopuszczalności kwestionowania zawartości przesyłki już po odbiorze przeczyłoby sensowi potwierdzenia odbioru. W każdym przypadku odbiorca mógłby twierdzić, iż nie otrzymał żadnego dokumentu lub tylko niektóre z nich (zob. postanowienie NSA z 22.6.2022 r., II FZ 50/22, Legalis; postanowienie NSA z 21.12.2021 r., I FZ 144/21).

Wypełnione prawidłowo potwierdzenie odbioru, stanowi dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 KPC, potwierdzający fakt i datę doręczenia wskazanych pism (zob. postanowienie NSA z 16.12.2021 r., I OZ 548/21, Legalis). Domniemania, iż dokument ten stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone, nie może obalić samo oświadczenie pełnomocnika strony. Adresat przesyłki, który stwierdzi, iż nie doręczono mu wszystkich pism wymienionych na formularzu i których przyjęcie pokwitował, powinien ten fakt udowodnić (zob. postanowienie NSA z 27.11.2020 r., I FZ 252/20, Legalis). Podkreśla się też, iż odrzucenie przez sąd I instancji środka zaskarżenia w sytuacji, gdy pełnomocnik strony, pomimo prawidłowo doręczonego wezwania nie uzupełnił braków formalnych, nie może być utożsamiane z pozbawieniem skarżącego prawa do sądu z naruszeniem art. 45 ust. 1, art. 77 ust. 2 i art. 78 Konstytucji RP (zob. postanowienie NSA z 14.2.2018 r., I FZ 7/18, Legalis).

Z uwagi na liczne sporne sytuacje w orzecznictwie coraz częściej postuluje się wzywanie o uzupełnienie wszystkich braków na jednym formularzu. Sporządzenie dwóch osobnych wezwań, na oddzielnych kartkach, które są wysyłane w jednej przesyłce, zwiększa prawdopodobieństwo, iż jedno z takich pism przypadkowo nie zostanie włożone do koperty. Wysłanie jednego pisma ze wskazaniem w punktach jakie braki strona ma uzupełnić usunie wątpliwości, czy wezwanie o uzupełnienie tego konkretnego braku znajdowało się w kopercie czy też nie zostało tam umieszczone (zob. postanowienie NSA z 25.9.2018 r., II GZ 323/18, Legalis). Decydując się natomiast na sporządzanie odrębnych pism/zarządzeń należy konsekwentnie doręczać je w oddzielnych przesyłkach, co zniweluje ewentualne pomyłki i umożliwi stronom postępowania i sądowi jednoznaczne ustalenie zawartości tych przesyłek (zob. postanowienie NSA z 23.10.2020 r., I OZ 766/20, Legalis).

Prawo do sądu

Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu postanowienia stwierdzono, iż podczas kwitowania odbioru przesyłek u listonosza nie ma powszechnej praktyki polegającej na konfrontowaniu treści poświadczenia z treścią pism znajdujących się wewnątrz koperty. Tym samym, jedynie z treści zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, iż w kopercie były wszystkie wskazane dokumenty (zob. postanowienie NSA z 8.5.2019 r., II GZ 68/19, Legalis). Wobec tego, nie ma żadnej pewności, czy pełnomocnik skarżącego otrzymał dwa elementy przesyłki, czy jak twierdzi tylko odpis odpowiedzi na skargę. W sytuacji, gdy w jednej kopercie mają zostać wysłane dwa pisma, w tym przypadku pismo przewodnie zawierające wezwanie do uzupełnienia braków i odpowiedź na skargę, to istnieje prawdopodobieństwo, iż jedno z nich przypadkowo nie zostanie włożone do koperty. W ocenie NSA dowodowo niemożliwe jest wykazanie, iż przesyłka rzeczywiście zawierała wskazane na zwrotce pisma lub ich nie zawierała. W obu przypadkach jest to domniemanie, które można jedynie uprawdopodobnić. W uzasadnieniu postanowienia stwierdzono, iż z doświadczenia życiowego wynika, iż racjonalnym działaniem strony zainteresowanej rozpoznaniem sprawy jest wykonywanie obowiązków warunkujących nadania biegu środkowi zaskarżenia w postępowaniu, które sama zainicjowała. W okolicznościach rozpoznawanej sprawy nie da się wykluczyć, iż w adresowanej do pełnomocnika skarżącego przesyłce, pomimo opisu na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, znajdowała się tylko odpowiedź na skargę. NSA uznał za zasadne odejście od zaprezentowanej wyżej linii orzeczniczej i rozstrzygnięcie zaistniałych wątpliwości na korzyść skarżącego. Odrzucenie skargi w takich okolicznościach stanowiłoby nieuzasadnione ograniczenie gwarantowanego przez art. 45 ust. 1 Konstytucji RP prawa do sądu (zob. postanowienie NSA z 22.10.2021 r., II GZ 351/21, Legalis). o ile bowiem istnieją wątpliwości, co do schematy doręczenia zarządzeń nakładających na stronę określone obowiązki pod rygorem formalnego zakończenia sprawy poprzez odrzucenie skargi, to uwzględniając okoliczności sprawy, należy kierować się potrzebą doprowadzenia do merytorycznego jej zbadania.