Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML)

Dokumentacja AML – przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Od lipca 2018 r. obowiązuje w Polsce ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, znana również jako ustawa AML. Powołany akt wszedł w życie w związku z implementacją unijnych dyrektyw tzw. Anti-Money Loundering. Pod koniec października 2021 roku ustawa uległa istotnej nowelizacji. W wyniku zmian doszło m.in. do rozszerzenia kręgu podmiotów zobowiązanych do stosowania przepisów z zakresu AML.

W poniższym artykule wyjaśnimy najważniejsze kwestie dotyczące zagadnień związanych z AML. W szczególności opiszemy, kto jest zobligowany do stosowania ustawy, jakie obowiązki ciążą na tzw. instytucjach zobowiązanych oraz jakie konsekwencje mogą wiązać się z naruszeniem przepisów z zakresu AML.

Ustawa AML kogo dotyczy

Obowiązek stosowania przepisów z zakresu AML dotyczy obszernego kręgu podmiotów, nazywanych instytucjami obowiązanymi. Ustawa AML zalicza do instytucji obowiązanych szereg podmiotów związanych z rynkiem finansowym i ubezpieczeniowym, m.in.

• banki,
• spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOKi),
• krajowe instytucje płatnicze,
• firmy inwestycyjne,
• banki powiernicze,
• instytucje pożyczkowe
• spółki prowadzące działalność maklerską,
• fundusze inwestycyjne i towarzystwa funduszy inwestycyjnych,
• alternatywne spółki inwestycyjne (ASI) i zarządzający ASI,
• zakłady ubezpieczeń (w odniesieniu do niektórych działów ubezpieczeń),
• pośredników ubezpieczeniowych,
• przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową,
• podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany walut wirtualnych,
• operatorów pocztowych,
• przedsiębiorców świadczących usługi polegające na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego,
• przedsiębiorców świadczących usługi polegające na tworzeniu osób prawnych lub jednostek organizacyjnych, pełnieniu funkcji członka zarządu w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej, zapewnianiu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
• podmioty świadczące usług prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• pośredników w obrocie nieruchomościami.
• podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych, gier w karty i gier na automatach,
• przedsiębiorców świadczących usługi udostępniania skrytek sejfowych,
• przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie obrotu dziełami sztuki,

Procedura przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy powinna zostać wdrożona ponadto przez:

• notariuszy,
• adwokatów i radców prawnych,
• doradców podatkowych,
• biegłych rewidentów.

Przy tym jednak w odniesieniu do wymienionych podmiotów, ich status instytucji obowiązanej dotyczy jedynie tych czynności, które zostały wymienione w ustawie AML, związanych z obrotem finansowym, rynkiem nieruchomości czy zarządzaniem przedsiębiorcami.

Dokumentację AML są zobowiązane opracować i wdrożyć również fundacje, stowarzyszenia oraz każdy przedsiębiorca, jeżeli dokonują lub przyjmują płatności gotówkowe o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro.

Ustawa AML od kiedy obowiązuje

Jak zostało wskazane na wstępie, ustawa AML weszła w życie w lipcu 2018 r. Analizując obowiązywanie powołanych przepisów warto wyjaśnić także, od jakiego momentu działalności przedsiębiorca jest zobligowany stosować ustawę. Należy stwierdzić, iż ustawa AML nie przewiduje w tym zakresie jakichkolwiek okresów przejściowych ani tymczasowych zwolnień. jeżeli zatem przedsiębiorca należy do którejkolwiek z kategorii wskazanych powyżej, jest zobligowany posiadać i wdrożyć niezbędne procedury AML dla firm od pierwszego dnia prowadzenia działalności, z którą wiąże się status instytucji obowiązanej. Zatem przed rozpoczęciem działalności warto przeanalizować, czy podmiot posiada status instytucji obowiązanej i czy w związku z tym zachodzi konieczność opracowania i wdrożenia dokumentacji AML.

Obowiązki w zakresie AML – procedura przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy

Podstawowym i pierwszym obowiązkiem instytucji obowiązanej (podmiotu zobligowanego do stosowania ustawy AML) jest opracowanie oraz wdrożenie wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Procedura stanowi obszerny dokument, który regulujący m.in. zasady:

• dokonywania oceny ryzyka oraz zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy,
• stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• przechowywania dokumentów oraz informacji związanych z AML,
• wykonywania obowiązków w zakresie przekazywania informacji Głównemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF),
• zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu AML,
• dokonywania kontroli wewnętrznej w zakresie AML.

Z ustawy wynika, iż wewnętrzna dokumentacja AML powinna zostać opracowana indywidualnie dla danego podmiotu, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej przez ten podmiot działalności. Innymi słowy przy opracowywaniu wewnętrznej procedury należy pamiętać, iż będzie ona regulować zasady postępowania w konkretnym przedsiębiorstwie. Tym samym przy sporządzaniu dokumentacji konieczne jest uwzględnienie specyficznych uwarunkowań i ryzyk, jakie wiążą się z działalnością danej firmy.

Środki bezpieczeństwa finansowego AML –kiedy należy je stosować

Poza obowiązkami związanymi z wdrożeniem wymaganej dokumentacji, przedsiębiorca stosujący przepisy AML jest zobligowany do podejmowania określonych działań faktycznych określonych w ustawie AML. Działania faktyczne nazywane są przez ustawę środkami bezpieczeństwa finansowego. Podmiot, który posiada zgodnie z ustawą AML status instytucji obowiązanej zobowiązany jest stosować środki bezpieczeństwa finansowego w szczególności w przypadku:

• nawiązywania stosunków gospodarczych z klientem,
• przeprowadzania transakcji okazjonalnej o równowartości co najmniej 15 000 euro,
• przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości co najmniej 10 000 euro,
• dokonywania transakcji z wykorzystaniem waluty wirtualnej o równowartości co najmniej 1000 euro,
• zaistnienia podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• wystąpienia wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę na dwie kwestie.

Po pierwsze, nie istnieje jeden powszechny zestaw środków bezpieczeństwa finansowego, który gwarantuje pełne bezpieczeństwo transakcji. Dobór środków bezpieczeństwa finansowego zależy od specyfiki działalności prowadzonej przez dany podmiot oraz okoliczności konkretnego przypadku. Środki bezpieczeństwa finansowego powinny mieć charakter zindywidualizowany.

Po drugie, konieczność stosowania wskazanych środków bezpieczeństwa finansowego nie dotyczy wszystkich działań instytucji obowiązanej, ale jedynie wybranych kategorii czynności wskazanych w ustawie AML.

Rodzaje środków bezpieczeństwa finansowego AML

W ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego instytucja obowiązana jest zobligowana do podejmowania szeregu działań, których celem jest zminimalizowanie ryzyk prania pieniędzy lub ograniczenie ich skutków.

Przedmiotowe środki obejmują w pierwszej kolejności działania zmierzające do identyfikacji klienta, jego beneficjenta rzeczywistego oraz reprezentantów. Dane uzyskane w toku identyfikacji powinny następnie zostać potwierdzone w ramach weryfikacji tożsamości klienta i beneficjanta rzeczywistego. W celu dokonania przedmiotowej weryfikacji instytucja obowiązana może podejmować takie działania, jak wgląd czy choćby wykonywanie kopii dokumentu tożsamości wymienionych osób, sprawdzanie danych w ogólnodostępnych bazach, przeprowadzanie wywiadu z klientem. Instytucja obowiązana zbiera ponadto informacje w kwestii struktury własności i kontroli nad klientem będącym osobą prawną lub jednostką organizacyjną.

Ustalenia w powyższym zakresie mogą być dokonywane m.in. w oparciu o Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Dokonując identyfikacji, przedsiębiorca nie powinien jednak poprzestać na danych z CRBR, ale w miarę możliwości korzystać także z innych źródeł informacji. Co więcej, w przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a wpisem w CRBR, instytucja obowiązana jest zobligowana zgłosić rozbieżność organowi prowadzącemu rejestr.

Szerzej o obowiązkach związanych z wpisem do CRBR pisaliśmy w artykule „Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – kolejny obowiązek dla przedsiębiorców”.

W celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy AML instytucja obowiązana dokonuje ponadto oceny stosunków gospodarczych z klientem, pod kątem możliwości wystąpienia ryzyka prania pieniędzy. Podejmowane w ramach środków bezpieczeństwa finansowego działania obejmują również bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym analizę prowadzonych przez klienta transakcji oraz badanie źródła pochodzenia środków znajdujących się w posiadaniu klienta.

Nie sposób pominąć, iż powyższe środki bezpieczeństwa finansowego stanowią istotne odstępstwo od wynikającej z RODO zasady minimalizacji danych. Obowiązek przetwarzania danych w tak szerokim zakresie stanowi jednak obowiązek prawny ciążący na instytucji obowiązanej i nie wiąże się z koniecznością uzyskiwania dodatkowych zgód od klienta, jego reprezentantów lub beneficjentów rzeczywistych.

Szerzej na temat podstaw przetwarzania danych osobowych pisaliśmy w naszym artykule „Przetwarzanie danych osobowych – czy zgoda jest zawsze potrzebna?”

Konsekwencje naruszenia ustawy AML

Naruszenie przepisów z zakresu AML wiąże się dla instytucji obowiązanej z ryzykiem istotnych konsekwencji. Ustawa AML wprowadza możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności karnej m.in. osobę, która działając w umieniu instytucji obowiązanej nie dopełniła obowiązku przekazania do GIIF wymaganych informacji lub zawiadomień albo przekazała nieprawdziwe dane. Wymienione czyny są zagrożone karą więzienia od 3 miesięcy do lat 5.

Poza odpowiedzialnością karną, ustawa AML przewiduje możliwość nałożenia kary administracyjnej na instytucje obowiązaną, m.in. za niedopełnienie obowiązku:

• sporządzenia oceny ryzyka lub dokonania jej aktualizacji,
• przekazywania informacji na żądanie GIIF,
• stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• wprowadzenia wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej.

Do najbardziej dotkliwych spośród przewidzianych w ustawie kar administracyjnych należą:

• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie podmiotu rejestru działalności regulowanej,
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie, przez okres nie dłuższy niż rok,
• kara pieniężna do wysokości 1 000 000 euro lub dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia ustawy AML.

Prawnik AML – nasze usługi

Nasza kancelaria oferuje wsparcie prawne przedsiębiorców w zakresie regulacji AML, w tym w szczególności:

• Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – usługa przeznaczona jest dla Klientów, którzy posiadają status instytucji obowiązanej w rozumieniu ustawy AML, ale nie wdrożyli jeszcze stosownych procedur AML w swojej organizacji. Procedura opracowywana jest z uwzględnieniem indywidualnych uwarunkowań danego Klienta. Elementem przygotowywanej procedury są dalsze dokumenty, których przygotowanie jest w danej sytuacji wymagane, w tym m. in. formularze, oświadczenia i ewidencje związane ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego AML.
• Ocena ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu – niejednokrotnie ustawa AML wymaga opracowania poza samą procedurą AML także oceny ryzyka. Ocena ryzyka przygotowywana jest w oparciu o pozyskane od Klienta informacje dotyczące prowadzonej przez Klienta działalności. Prawnicy kancelarii przygotowują ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu z uwzględnieniem wszystkich elementów wymaganych przez ustawę AML i akty wykonawcze.
• Przygotowanie dokumentów dotyczących przetwarzania danych osobowych na potrzeby AML – kwestie związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy mają często ścisły związek z zagadnieniami dotyczącymi rodo. Nasza Kancelaria opracowuje dokumentację rodo wymaganą w związku z procedurami AML.
• Audyt istniejących procedur AML – nierzadko się, iż procedury AML zostały już wdrożone, ale wymagają modyfikacji lub aktualizacji. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy od wdrożenia procedur upłynął znaczy czas lub gdy po wdrożeniu procedur Klient zmienił istotnie przedmiot swojej działalności. W takim wypadku przeprowadzamy audyt procedur AML. Następie modyfikujemy lub uzupełniamy dokumentację w niezbędnym zakresie.
• Opinia prawna w zakresie przepisów dotyczących przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – oferujemy przygotowanie opinii dotyczących całego spektrum aspektów prawnych związanych z AML. Opinie prawne opracowywane są każdorazowo przez prawników tytularnych – radców prawnych i adwokatów.
• Doradztwo prawne w obszarze AML – konsultujemy wszelkie bieżące kwestie w zakresie AML. Konsultacje prawne realizowane są stacjonarnie w naszym biurze lub zdalnie (w formie telekonferencji).

Podsumowanie

Zagadnienia związane ze stosowaniem w praktyce ustawy AML są bez wątpienia dalece złożone, dotyczą szerokiego spektrum podmiotów oraz odnoszą się do wielu aspektów działalności.

Z uwagi na powyższe, kwestie omówione w niniejszym artykule mają charakter jedynie poglądowy i nie powinny być traktowane jako kompletna informacja o obowiązkach w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Należy także pamiętać, iż kary administracyjne przewidziane za naruszenie obowiązków nałożonych przez ustawę AML zdecydowanie nie maja wymiaru jedynie formalnego i mogą mieć istotny wpływ na działalność podmiotu, na który kara zastała nałożona.

Z tych względów dokumenty takie jak wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, czy ocena ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu powinny zostać przygotowane w sposób indywidulany i co najważniejsze zgodnie z aktualnymi przepisami oraz wytycznymi.

Nasza kancelaria prawna oferuje pełny wachlarz usług związanych z szeroko rozumianym przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy (AML). o ile potrzebują Państwo wsparcia w zakresie AML zapraszamy do kontaktu.