Proces rekrutacji 2023/24 - Dane osobowe pozyskiwane od kandydatów

W związku z naborem do placówek oświatowych w roku 2023/24 chcielibyśmy przypomnieć o jednej z reguł związanych z przepisami o ochronie danych osobowych. Przedstawiamy także jakie dane można wymagać oraz zgodne z prawem sposoby publikowania wyników rekrutacji.

Jedną z głównych zasad, zgodnie z którą należy przetwarzać dane osobowe jest ta mówiąca o minimalizacji danych. Oznacza to, iż przetwarzać należy tylko taki zakres danych osobowych, który jest niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały pozyskane. W przypadku procesu rekrutacji do szkół, przedszkoli i żłobków, kierunek postępowania wyznaczają przepisy oświatowe.

Zakres danych osobowych, których należy wymagać we wniosku o przyjęcie dziecka do jednostki oświatowej został określony w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. 2017 poz. 59, z późn. zm.) – dalej jako „Ustawa”.

Zgodnie z art. 150 Ustawy w przypadku wniosku o przyjęcie do publicznego przedszkola, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznej innej formy wychowania przedszkolnego, publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub kwalifikacyjny kurs zawodowy, należy wymagać następujących danych:

1. Imię i nazwisko kandydata;
2. Numer PESEL kandydata;
3. Numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku braku numeru PESEL;
4. Adres zamieszkania kandydata;
5. Adres zamieszkania rodziców – w przypadku kandydatów pełnoletnich tylko ich adres zamieszkania;
6. Adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata – w przypadku kandydatów pełnoletnich, dane dotyczą jedynie ich – o ile posiadają.

Do klasy I publicznej szkoły podstawowej, dla której ustalono obwód, zgłoszenie składane przez rodziców dziecka zamieszkującego na terenie obwodu, zgodnie z art. 151 Ustawy powinno zawierać następujące dane osobowe:

1. Imię i nazwisko kandydata;
2. Numer PESEL kandydata;
3. Numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku braku numeru PESEL;
4. Imiona i nazwiska rodziców kandydata;
5. Adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata – o ile je posiadają;
6. Oświadczenie o miejscu zamieszkania rodziców kandydata.

W przypadku żłobków punktem odniesienia jest ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. 2011 Nr 45 poz. 235). Zgodnie z art. 3a wniosek o przyjęcie powinien zawierać:

1. Imię, nazwisko;
2. Datę urodzenia;
3. Numer PESEL dziecka, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość;
4. Informację, czy dziecko legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności, a o ile tak, to jakim;
5. Imiona, nazwiska, daty urodzenia oraz numery PESEL rodziców, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość;
6. Informacje o rodzeństwie dziecka dotyczące liczby i wieku rodzeństwa;
7. Adres miejsca zamieszkania rodziców i dziecka;
8. Adres poczty elektronicznej i numer telefonu rodziców;
9. Miejsce pracy rodziców lub miejsce pobierania nauki w szkole lub szkole wyższej przez rodziców – o ile pracują lub pobierają naukę;
10. Dane o stanie zdrowia, stosowanej diecie i rozwoju psychofizycznym dziecka;
11. Dane o wysokości dochodów rodziców – w przypadku ubiegania się przez rodziców o częściowe lub całkowite zwolnienie z opłat, o ile zwolnienie to jest uzależnione od wysokości dochodów.

Proszę zwrócić uwagę, iż powyższe punkty dotyczą jedynie zakresu danych osobowych, które powinny znaleźć się we wniosku. Ten zakres może być szerszy, a wynikało to będzie z treści załączników, które mogą być dołączane do wniosku, w ramach spełnienia kryteriów określonych przez organy prowadzące, które należy brać pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu danego kandydata bądź jego odrzuceniu.

Zdarza się, iż wnioski o przyjęcie zawierają szerszy zakres danych, takich jak choćby adres zameldowania lub określenie miejsca urodzenia. Jest to związane z faktem, iż informacje te okazują się być niezbędne do uzupełnienia dokumentacji szkolnej (np. księga uczniów lub wychowanków). Jednak dane te, w świetle obowiązujących przepisów należy pozyskiwać od kandydatów już przyjętych po zakończonym procesie rekrutacji.

Ich podania nie należy wymagać na samym wniosku o przyjęcie lub zgłoszeniu składanym przez rodziców dziecka.

PUBLIKOWANIE WYNIKÓW REKRUTACJI

Przypominamy także, iż wyniki procesu rekrutacyjnego mogą być podawane do publicznej wiadomości jedynie poprzez umieszczenie w widocznym miejscu w siedzibie danego podmiotu listy kandydatów przyjętych i nieprzyjętych.

Zakres danych jaki powinien znaleźć się na publikowanej liście obejmuje:

1. Imię i nazwisko kandydata
2. Informację o przyjęciu bądź nieprzyjęciu kandydata.

Dziękujemy, iż przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Dodatkowe informacje:

• Obowiązek informacyjny w języku ukraińskim.
• Zgoda na przetwarzanie wizerunku - po ukraińsku
• Zmiana Inspektora. Wady i zalety modeli współpracy IOD.
• Wszystkie ważne informacje dla oświaty