Programista a działalność gospodarcza

Coraz więcej programistów zamiast etatu wybiera przejście na jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Takie rozwiązanie daje większą swobodę i często wyższe wynagrodzenie netto, wymaga jednak odpowiedzialności za sprawy księgowe, podatkowe i formalne. O czym trzeba pamiętać, będąc programistą z działalnością gospodarczą, pracującym na B2B?

Jak wygląda zakładanie działalności gospodarczej w przypadku programisty?

Wbrew pozorom zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej wcale nie jest trudne. Można to zrobić bez wychodzenia z domu – przez Internet lub listownie, a także oczywiście w urzędzie. W całym procesie najważniejsze są 3 etapy:

• wypełnienie i złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej CEiDG – zarejestrowanie jest bezpłatne, a po jego zakończeniu przedsiębiorca otrzymuje numer NIP i REGON, przy czym należy to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem działalności;
• rejestracja w ZUS oraz wybór ubezpieczeń – należy tego dokonać terminie do 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności; podczas rejestracji można też wnioskować o przysługujące przedsiębiorcy ulgi;
• pozostałe formalności, takie jak rejestracja jako płatnik VAT, w przypadku, gdy prowadzona jest działalność objęta tym podatkiem, a także założenie konta bankowego firmowego czy zgłoszenie do ZUS zatrudnianych pracowników.

Przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej programista musi przekazać niezbędne dane. Powinien też zastanowić się nad najkorzystniejszą formą opodatkowania, którą koniecznie trzeba wskazać we wniosku. W przyszłości konieczne też będzie prowadzenie księgowości. Można robić to samodzielnie z pomocą programu księgowego lub powierzyć doświadczonym osobom, które mogą również doradzić w innych kwestiach związanych z prowadzeniem firmy. Takie kompleksowe usługi oferuje np. Lexus – biuro księgowe z Krakowa.

Programista i stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej

Choć programista może nie potrzebować stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, to rejestrując swoją działalność gospodarczą, musi podać stosowny adres. Nie oznacza to, iż konieczne jest wynajęcie lokalu. Równie dobrze można prowadzić własną firmę w swoim mieszkaniu i tam też ją zarejestrować. Trzeba jednak pamiętać, iż do takiej nieruchomości trzeba posiadać tytuł prawny. To m.in. prawo własności czy umowa najmu.

Jednocześnie w przypadku programisty brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej i zarejestrowanie firmy w domu może oznaczać pewne korzyści w postaci rozliczenia kosztów firmowych, takich jak choćby prąd. Warto jednak zachować w tej kwestii umiar i zdrowy rozsądek. Zakup mebli wypoczynkowych czy ogromnej ilości środków czystości może wzbudzić wątpliwość urzędników.

Kody PKD a zakładanie firmy przez programistę

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, programista musi określić swój obszar aktywności zawodowej w Polskiej Klasyfikacji Działalności i zdefiniować zakres usług, jakie będzie wykonywał. Do tego celu służą specjalne kody PKD. Warto pamiętać, iż zgodnie z polskimi prawem nie ma tu ograniczenia co do określenia jednego konkretnego kodu i można podać kilka oznaczeń. Choć w stosownym formularzu PKD znajduje się miejsce na 9 kodów, można z powodzeniem zgłosić osobny formularz, na którym zanotujemy kolejne wymagane kody.

Od stycznia 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja kodów PKD. W przypadku programistów założenie firmy wiąże się z wpisaniem kodu 62.01.Z. Oznaczenie to stanowi domyślny kod dla osób, które tworzą, rozwijają i dostarczają oprogramowanie, na przykład tworzą aplikacje na zamówienie. Jednak specjaliści działający w branży IT mogą wykorzystywać także inne kody, na przykład:

• 62.02.Z – działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki,
• 62.03.Z – działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi,
• 62.09.Z – pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych,
• 63.11.Z – przetwarzanie danych, zarządzanie stronami internetowymi i podobna działalność,
• 63.12.Z – działalność portali internetowych.

Należy jednak pamiętać, iż podając określone kody PKD, należy faktycznie działać w tym obszarze zawodowo.

Programista na działalności gospodarczej a VAT

Programista, prowadząc działalność gospodarczą, której roczny obrót przekroczy 200000 zł, musi zarejestrować się do VAT. W przypadku, gdy zakładamy firmę w trakcie roku, wartość ta obliczana jest proporcjonalnie. Wyjątkiem są tu czynności niepodlegające zwolnieniu z VAT, takie jak np. usługi doradztwa.

Należy jednak złożyć stosowne oświadczenie o rodzaju prowadzonej działalności. Programista wypełnia wówczas tzw. deklarację VAT-R. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zostaje objęty podatkiem VAT, do wyboru są następujące formy opodatkowania:

• podatek progresywny i zasady ogólne – to opodatkowanie według skali podatkowej i jednocześnie podstawowa forma opodatkowania działalności gospodarczej, dla rocznych dochodów do kwoty 120 000 zł jest to stawka 12%, a powyżej 120 000 zł – 32%;
• podatek liniowy – stawka wynosi 19% niezależnie od osiągniętego dochodu,
• ryczałt – to stawka 8,5 lub 12% liczona od przychodu w zależności od rodzaju świadczonych usług; w tym przypadku nie ma możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu, ulg na dzieci czy rozliczania się z małżonkiem.

Działalność gospodarcza programisty a ZUS

Każdy programista, zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, musi też opłacać składki ZUS, na które składają się:

• obowiązkowe ubezpieczenie społeczne, w tym emerytalne, rentowe i wypadkowe,
• ubezpieczenie zdrowotne, czyli tzw. składka zdrowotna – wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania,
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – przedsiębiorca w niektórych sytuacjach może być zwolniony z obowiązku płacenia tej składki.

Minimalna składka na ubezpieczenie społeczne wynosi 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia i jest wartością zmienną. Początkujący przedsiębiorca w zakresie składek ZUS może jednak liczyć na specjalne ulgi.

Informatyk i programista – własna firma a możliwości dofinansowania i wsparcia

O ile wszelkie kwestie podatkowe, składki zdrowotne czy cała procedura zakładania firmy nie jest zbyt skomplikowana, o tyle z pewnością może być kosztowne samo zakładanie działalności gospodarczej. Programista na początku swojej działalności może jednak liczyć na różne możliwości dofinansowania dla swojej firmy programistycznej. To przede wszystkim szansa skorzystania z preferencyjnych ulg oraz odliczeń, a także wnioskowanie o dotacje z urzędu pracy i uzyskanie wsparcia ze środków Funduszu Pracy.

Kwota, jaką można uzyskać, przyznawana jest indywidualnie i zależy głównie od środków, jakie urząd pracy otrzymał z puli publicznej na realizację tego celu. Maksymalnie suma ta wynosi 6-krotność aktualnego średniego wynagrodzenia za pracę w gospodarce narodowej. Dane te są aktualizowane na bieżąco przez GUS każdego miesiąca. Z końcem 2024 roku suma dofinansowania ustalona została na kwotę 27 000 zł.

O takie wsparcie można wnioskować w urzędzie pracy adekwatnym dla swojego adresu zameldowania. Konieczne jest jednak spełnienie określonych warunków. Trzeba posiadać status osoby bezrobotnej przez określony czas przed złożeniem wniosku, a także wcześniej nie prowadzić działalności gospodarczej przez co najmniej 12 miesięcy. Niezbędne jest również podpisanie umowy przez przyszłego przedsiębiorcę oraz poręczycieli, a także zobowiązanie się do prowadzenia działalności przez określony okres.

Programista, który właśnie założył własną firmę, może również skorzystać m.in. z Ulgi na start, która kierowana jest do początkujących przedsiębiorców, otwierających działalność po raz pierwszy. W ramach tego programu przez pół roku działalności programista może być zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Zobowiązany jest wówczas jedynie do opłacania składki zdrowotnej.

Nowy przedsiębiorca może też skorzystać z Preferencyjnego ZUS-u. Wówczas przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności gospodarczej właściciel może opłacać niższe składki ZUS, które wyliczane są od preferencyjnej podstawy w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia.

Programista i działalność gospodarcza – koszty prowadzenia firmy a ich optymalizacja

Prowadzenie własnej firmy to spore wyzwanie, jednak programista może liczyć nie tylko na ulgi, ale również dokonywać optymalizacji kosztów firmowych. Dzięki temu można znacznie obniżyć obciążenia podatkowe poprzez adekwatne rozliczenie wydatków.

Początkujący przedsiębiorca w każdej branży, także informatycznej, powinien wiedzieć, co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej. Programista ma tu dość szeroki zakres możliwych działań, od kosztów uzyskania przychodu może bowiem odliczyć:

• biuro, w którym świadczy usługi lub lokal, w którym pracuje – mowa tu zarówno o kosztach związanych z wynajmem lokalu, jak i na przykład biurka w przestrzeni coworkingowej; do tego dochodzą także opłaty za media lub koszty remontu;
• niezbędne wyposażenie stanowiska – zaliczamy tu, biurko, fotel, regał, dokumenty czy też inne artykuły biurowe niezbędne do prowadzenia działalności;
• sprzęt komputerowy i akcesoria informatyczne – to laptopy, komputery, klawiatury, monitory, myszki, ale też części zamienne i wszelkie akcesoria komputerowe potrzebne do pracy;
• licencje i systemu komputerowe – w zakres ten wchodzą również systemy, edytory kodów, narzędzia do zarządzania projektami, programy antywirusowe czy, specjalistyczne aplikacje;
• szkolenia branżowe;
• telefony, rachunki za media i Internet – to wydatki na usługi telekomunikacyjne czy abonament używany do celów zawodowych.

To zdecydowanie nie wszystkie koszty. W przypadku, gdy wykonujemy usługi w terenie, niezbędne będzie także auto, paliwo i inne przedmioty. Zakres jest tu dość szeroki i umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie sporych oszczędności podatkowych istotnych zwłaszcza na początku działalności.