Protokoły zdawczo-odbiorcze nieruchomości – czy mogą być podstawą prawną przy sporze o zwrot depozytu?

W Polsce kwestia zwrotu depozytu mieszkaniowego przez prywatnego właściciela regulowana jest przez kodeks cywilny. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, depozyt jest zabezpieczeniem umowy zawartej między najemcą a właścicielem mieszkania. Po zakończeniu umowy najmu, najemca ma prawo do zwrotu depozytu, chyba iż właściciel ma podstawy do potrącenia z depozytu kwoty wynikającej z niewykonania przez najemcę określonych obowiązków. W razie sporu co do zwrotu depozytu, strony mogą skorzystać z mediacji, arbitrażu lub dochodzić swoich praw w sądzie.
Jak jest w praktyce? Jakie podstawy do potrącenia z depozytu ma właściciel i na podstawie czego dokonana zostanie ocena, czy i ile depozytu zająć, a ile zwrócić? Znaczna część właścicieli nieruchomości oraz zarządców nieruchomości w sposób szczegółowy określa w umowie najmu warunki zwrotu depozytu. Co jednak, jeżeli najemca nie zgadza się z opinią wynajmującego i nie widzi podstaw do zatrzymania choćby części depozytu? Ilu lokatorów w praktyce występuje na drogę sądową, celem odzyskania depozytu? Czy takie działanie w ogóle się opłaca?

W Polsce wciąż nie istnieją struktury podobne np. do brytyjskich banków depozytów, które nie tylko wymagają od wynajmującego zabezpieczenia (czyli zarejestrowania) depozytu w jednym z trzech banków depozytów, ale także udostępniają darmową opcję arbitrażu i mediacji, kiedy wystąpi spór o zwrot depozytu. W takiej sytuacji to niezależny przedstawiciel banku depozytów (assessor) podejmie decyzję odnośnie wysokości depozytu, jaka zostanie przyznana właścicielowi w związku z niewywiązaniem się przez lokatora z warunkami umowy, czy dokonaniem zniszczeń.

Nieodłącznym elementem tego procesu są w Wielkiej Brytanii raporty zdawczo-odbiorcze z nieruchomości (tzw. Inventory & Check-In i Check-Out report). Decyzja w sprawie depozytu podejmowana jest w ciągu kilku tygodni na podstawie tych dwóch raportów, które niejednokrotnie liczą po kilkadziesiąt stron, gdyż poza dość szczegółowymi opisami zawierają dużą ilość zdjęć, przedstawiających stan nieruchomości na początku i na końcu najmu (wraz z komentarzami najemców z dnia wprowadzania się do lokalu). Proces ten eliminuje konieczność zatrudniania prawników, chodzenia do sądu oraz niepotrzebnego przeciągania spraw, których sądowe koszty w polskiej rzeczywistości niejednokrotnie przewyższają kwoty samego depozytu.

Czy przygotowywane w Polsce raporty, zwane protokołami zdawczo-odbiorczymi, spełniają kryteria umożliwiające ich wykorzystanie przy potencjalnym sporze, np. w sądzie? Z mojego doświadczenia wynika, iż najczęściej nie. Dlaczego? Do tej pory znaczna część zarządców, czy agentów nieruchomości protokoły te tworzy w dość lakoniczny sposób. Często nie odzwierciedlają one dokładnego stanu nieruchomości, pomijają zużycie wielu elementów nieruchomości, czy nie zawierają jakichkolwiek zdjęć, umożliwiających dokonanie obiektywnej oceny. Dopóki nie zmienią się oczekiwania ze strony wynajmujących do poziomu szczegółowości takich raportów, czy podejście zarządców i agentów, którzy często bagatelizują konieczność przeprowadzania inspekcji nieruchomości w bardzo dokładny sposób, dopóty większość z tych protokołów nie będzie miała jakiejkolwiek przydatności w sądzie.

Czy w Polsce powstanie kiedyś podobny system depozytów? Banki depozytów w Wielkiej Brytanii posiadają gwarancje rządowe, co oznacza, iż pieniądze w każdym są zabezpieczone przed potencjalnym bankructwem. Czy w praktyce jednak możliwe jest w ogóle bankructwo firmy obracającej prawdopodobnie milionami, jeżeli nie miliardami funtów? W mojej ocenie jest to tylko kwestia czasu, kiedy w Polsce ktoś wpadnie na podobny pomysł, namawiając przy tym rząd do zwiększenia bezpieczeństwa depozytów, a tym samym praw lokatorów.

Brak takich banków nie powinien jednak zatrzymywać rozwoju profesjonalnego raportowania w Polsce. Już teraz jednak warto wprowadzić na polskim rynku standardy przeprowadzania inspekcji nieruchomości, które w lepszy sposób zabezpieczać będą interesy zarówno wynajmującego, jak i najemcy. Logiczne wydawać by się mogło, iż dużo łatwiej jest stworzyć jeden dokument, zawierający nie tylko opis, ale i zdjęcia (z datą ich wykonania) i komentarze, zamiast protokołu w wersji papierowej i dodatkowe dziesiątki zdjęć na telefonie, czy przesłane mailem, które po pewnym czasie nie tylko trudno znaleźć (nie mówiąc o zdarzającej się awarii sprzętu), ale które nie tworzą zupełnie jasnej historii danej nieruchomości, która na przełomie lat tworzy jasny i zwarty obraz danego obiektu.

Coraz więcej firm zainteresowanych jest wprowadzaniem nowych rozwiązań technologicznych, które usprawnią pracę i przejrzystość procedur. Przydatne w tym celu może być m.in. oprogramowanie takich firm jak Property Inspect, które jest proste w obsłudze pozwala na zapisywanie w chmurze nieograniczonej liczby zdjęć, umożliwia stały dostęp do tworzonych raportów, ich efektywne archiwizowanie oraz usprawnia procedury w każdej firmie związanej z zarządzaniem, wynajmem, czy choćby sprzedażą nieruchomości. Firma, która małymi krokami wchodzi na rynek Polski, oferuje ponadto darmowe testowanie systemu przez jeden miesiąc, co pozwala na rozwianie jakichkolwiek wątpliwości, czy na rynku jest cokolwiek podobnego, co ma taki szeroki zakres dostępnych dla profesjonalistów narzędzi do raportowania. Zachęcamy do zapoznania się z informacjami na temat Property Inspect: https://propertyinspect.com/pl/nieruchomosci-mieszkalne/

Autor: Alicja Skuza, Expert ds. wynajmu i zarządzania nieruchomościami w UK