Przejrzystość wynagrodzeń w rekrutacji od grudnia 2025 roku – czas na audyt płac pracowników

Zdjęcie: Przejrzystość wynagrodzeń w rekrutacji od grudnia 2025 roku – czas na audyt płac pracowników

Trzy obowiązki pracodawcy od 24 Grudnia 2025 r.

Nowelizacja precyzuje trzy istotne zasady, które muszą być zaimplementowane w każdym procesie zatrudnienia:

1. Przekazanie widełek opartych na obiektywnych kryteriach:
   • Pracodawca zobowiązany jest do przekazania kandydatowi informacji o proponowanej początkowej stawce lub jej przedziale (widełkach płacowych).
   • Widełki te muszą być ustrukturyzowane i oparte na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach, wynikających z formalnych regulacji wewnętrznych, takich jak siatka płac czy regulamin wynagradzania.
   • Niedopuszczalne są kryteria uznaniowe. Wszystkie premie (w tym dotychczas uznaniowe) muszą opierać się na twardych (wskaźnikowych) lub miękkich (ocennych) kryteriach. Pracodawca nie może podchodzić do ich przyznawania w sposób czysto arbitralny.
     
2. Obowiązek informacyjny:
   • Informacja o wynagrodzeniu musi zostać przekazana w ogłoszeniu o pracę (opcja zalecana) lub w innej formie, jednak zawsze przed zaproponowaniem kandydatowi umowy o pracę.
   • Dla pracodawców oznacza to obowiązek posiadania gotowych i udokumentowanych kryteriów. Informacja ta dotyczy całego wynagrodzenia w rozumieniu Dyrektywy, czyli wszystkich składników – podstawy, premii, dodatków, a także benefitów mających powiązanie z wynagrodzeniem (np. zasady przyznawania i korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych).
     
3. Bezwzględny zakaz pytań o historię zarobków:
   • Dyrektywa jednoznacznie zabrania Pracodawcom pytania kandydatów o wysokość ich dotychczasowego lub poprzedniego wynagrodzenia.
   • Zasada ta jako wynikająca bezpośrednio z prawa UE, musi być stosowana już teraz, niezależnie od literalnego brzmienia polskiego Kodeksu pracy.

Formalizacja i dokumentacja systemów płacowych

Realne wyzwanie leży w wymogu „obiektywnych, neutralnych kryteriów”. Oznacza to, iż jeżeli pracodawca nie ma taryfikatora, tabeli płac lub premii uznaniowych opartych na mierzalnych wskaźnikach, jego system wynagradzania będzie trudny do obrony w przypadku sporu.

I. Audyt stanowisk i wartościowanie

Konieczne jest udokumentowanie i wdrożenie systemu pozwalającego pracodawcy racjonalnie uzasadnić przypisanie konkretnych widełek do danego stanowiska. W przypadku pracy o tej samej wartości, najważniejsze jest przygotowanie wartościowania stanowisk.

Kryteria, które powinny być brane pod uwagę to m.in.:

• Umiejętności
• Wysiłek
• Warunki Pracy
• Odpowiedzialność
• Złożoność

Pracodawca musi racjonalnie uzasadnić, z jakiego powodu dany składnik został przyznany jednemu pracownikowi, a drugiemu nie.

II. Aktualizacja dokumentacji i zasada zapewnienia dostępu

Regulaminy wynagradzania oraz wewnętrzne procedury HR muszą precyzyjnie opisywać mechanizm alokacji wynagrodzenia. Dotyczy to:

• Regulaminu wynagradzania.
• Regulaminu premiowania.
• Polityki flotowej i wszelkich innych polityk benefitowych, które mają powiązania z wynagrodzeniem.

Pracodawca zobowiązany będzie zapewnić dostęp do kryteriów wynagradzania (Art. 6 ust. Dyrektywy).

Konsekwencje prawne: ryzyko roszczeń i sankcji

Brak wdrożenia transparentności po 24 grudnia 2025 r. naraża Pracodawców na dwojakie ryzyko:

1. Roszczenia o dyskryminację i ciężar dowodu:
   • Kandydat lub pracownik, który nie uzyska transparentnej informacji, zyskuje mocną podstawę do twierdzenia o naruszeniu zasady równego traktowania.
   • W sporze sądowym ciężar dowodu, iż nie doszło do dyskryminacji, spocznie na Pracodawcy.
   • Rolą sądu jest ocena, czy Pracodawca jest w stanie wykazać i racjonalnie uzasadnić, dlaczego postępuje w dany sposób. Brak formalnej, obiektywnej siatki płac uniemożliwi skuteczną obronę.
     
2. Sankcje (Grzywny PIP):
   • Naruszenie nowelizowanych przepisów o obowiązkach Pracodawcy podlega odpowiedzialności wykroczeniowej i może skutkować nałożeniem grzywny przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). PIP będzie miała uprawnienia do działania także w zakresie transparentności na etapie awansowania.
   • Aktualnie (od 24.12.2025 r.) nie ma sankcji za brak informacji o wynagrodzeniu w rekrutacji, jednak choć wyższe kary grzywny (do 60 000 zł) nie wchodzą w życie od razu, ich wprowadzenie w ramach projektowanej nowelizacji ustawy o PIP jest nieuchronną perspektywą w 2026 r.

Zakres porównań wynagrodzeń (Kontekst Dyrektywy)

Dyrektywa wprowadza szerszy kontekst porównywania wynagrodzeń, co jest najważniejsze w potencjalnych sporach:

• To nie jest bezwzględna równość: Samo posiadanie tego samego stanowiska nie oznacza, iż pracownik musi zarabiać tyle samo. Pracodawca musi jednak wykazać, z czego wynika różnica.
• Porównywalna sytuacja (Art. 19 ust. 1): Zakres porównań nie ogranicza się tylko do pracowników zatrudnionych w tym samym czasie. Obejmuje także pracowników, którzy znajdowali się w porównywalnej sytuacji w przeszłości.
• Hipotetyczny Komparator: jeżeli nie można ustalić rzeczywistego komparatora (osoby do porównania), możliwe jest wykorzystanie wszelkich innych dowodów, w tym statystyk, w celu udowodnienia dyskryminacji płacowej, np. jak wynagradzany byłby pracownik w porównywalnej sytuacji.
• Grupy Porównawcze: Pracownicy mogą znajdować się w porównywalnej sytuacji także w ramach spółek holdingowych, grup kapitałowych itp., a pracodawca nie może sobie wybrać, do której spółki się porównuje.

Rekomendacje – istotne zadania w organizacji

Termin 24 grudnia 2025 r. jest nieprzekraczalny. Audyt i restrukturyzacja systemów płacowych są w tej chwili strategicznie kluczowym priorytetem dla wszystkich przedsiębiorstwa.

Lista działań do niezwłocznego rozpoczęcia:

1. Analiza sytuacji zastanej w organizacji dotyczącej wynagrodzeń (audyt):
   • Identyfikacja wszystkich składników systemu wynagrodzeń i zasad ich przyznawania.
   • Analiza opisów stanowisk (jeżeli istnieją) pod kątem ich dopasowania do wymagań Dyrektywy.
   • Analiza przepisów zakładowych (regulaminy: wynagradzania, premiowania itp.) dotyczących problematyki wynagradzania z punktu widzenia ich transparentności.
2. Formalizacja obiektywnych kryteriów wynagradzania i stworzenie ustrukturyzowanej siatki płac lub taryfikatora.
3. Przegląd i aktualizacja całej dokumentacji kadrowej i rekrutacyjnej (w tym polityk benefitowych, np. flotowych).
4. Szkolenie kadry rekrutacyjnej i menedżerskiej w zakresie nowych zasad transparentności i zakazu pytań o historię zarobków.

Artykuł autorstwa: r. pr. Agnieszka Wolszczak-Wiśniewska

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]