Reforma PIP – co zmienia i jakie ryzyko niesie dla firm

W Polsce nadchodzi jedna z najpoważniejszych zmian w prawie pracy – reforma PIP.
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) ma wprowadzić rewolucję w sposobie kontroli legalności zatrudnienia. Inspektorzy zyskają prawo do uznania, iż osoba formalnie pracująca na umowie cywilnoprawnej (np. B2B lub umowie zlecenia) w rzeczywistości powinna być zatrudniona na umowę o pracę.
Innymi słowy, jeżeli kooperacja z osobą wykonującą usługi na B2B lub umowie zlecenia przypomina typowy stosunek pracy, PIP może to zakwestionować. Chodzi o sytuacje obejmujące stałe godziny, wykonywanie poleceń przełożonego i pracę w siedzibie firmy. W ramach reformy inspektor mógłby wtedy administracyjnie przekształcić taką umowę w umowę o pracę.

Dla pracodawców i firm oznacza to realne ryzyko prawne i finansowe.
Jeśli PIP uzna, iż dotychczasowa forma współpracy powinna być traktowana jak umowa o pracę, konsekwencje mogą być poważne. Firma może zostać zobowiązana do zapłaty wszystkich zaległych składek ZUS oraz wypłaty świadczeń należnych pracownikowi. Będzie też musiała spełnić pełny zakres obowiązków wynikających z Kodeksu pracy – od prowadzenia ewidencji czasu pracy po zapewnienie urlopów i przestrzeganie zasad BHP.

W niniejszym artykule wyjaśniamy:

1. Dlaczego reforma PIP powstała i co ma zmienić
2. Jak reforma PIP wpłynie na kontrolę Twoich umów
3. Jakie ryzyka niesie reforma PIP dla pracodawców i przedsiębiorców
4. Które umowy są najbardziej narażone na kontrolę PIP
5. Pięć cech umowy o pracę i jak PIP je interpretuje
6. Jak udowodnić niezależność B2B i uniknąć sankcji
7. Jak przygotować się na reformę PIP w praktyce
8. Jak możemy wesprzeć Twoją firmę – krok po kroku

Dlaczego reforma PIP powstała i co ma zmienić

Sedno zmian jest proste: skuteczniejsze egzekwowanie kodeksowych zasad zatrudniania. Reforma PIP przewiduje, iż okręgowy inspektor pracy będzie mógł w drodze decyzji administracyjnej stwierdzić istnienie stosunku pracy, gdy kooperacja formalnie oparta na umowie cywilnoprawnej ma cechy umowy o pracę. Dotychczas PIP mogła przede wszystkim kierować sprawy do sądu pracy, a ostateczne rozstrzygnięcie należało do sądu. Teraz ciężar pierwszego rozstrzygnięcia przenosi się na PIP.

Dlaczego jest to konieczne? Przez lata utrwalała się praktyka zastępowania etatów umowami zlecenia lub B2B. Działo się tak mimo spełnienia kryteriów z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. jeżeli praca jest świadczona za wynagrodzeniem, pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, powstaje stosunek pracy. Dzieje się tak niezależnie od nazwy umowy. Art. 22 § 1² KP wprost zakazuje zastępowania umowy o pracę umowami cywilnoprawnymi. Zakaz działa wtedy, gdy realia współpracy odpowiadają postanowieniom adekwatnym dla etatu.

Jak reforma PIP wpłynie na kontrolę Twoich umów

Projekt nowelizacji przewiduje rozszerzenie narzędzi kontrolnych tak, aby inspekcja mogła szybciej i pełniej oceniać realny charakter współpracy. Po wejściu w życie reformy PIP inspektorzy będą korzystać zarówno z wizyt w firmie, jak i rozwiązań cyfrowych.

Nowe tryby czynności kontrolnych obejmują:

• Weryfikację rozliczeń składkowych w powiązaniu z danymi ZUS. Inspektor może porównywać informacje o wypłatach i zgłoszeniach ubezpieczeniowych. Dzięki temu oceni, czy sposób rozliczeń odpowiada deklarowanej formie współpracy.
• Czynności prowadzone na odległość. PIP zyska prawo do żądania elektronicznych kopii dokumentów. Może także prowadzić zdalne przesłuchania przy użyciu wideokonferencji. Takie rozwiązania stosuje się, gdy są uzasadnione i zgodne z celem kontroli.
• Oględziny online. W wybranych sytuacjach inspektor może przeprowadzić oględziny stanowisk pracy z użyciem transmisji obrazu. Wykorzysta do tego środki komunikacji elektronicznej udostępnione przez organ.

Efekt tych zmian jest oczywisty: kontrola stanie się szybsza i bardziej kompletna, a materiał dowodowy gromadzony elektronicznie ułatwi ocenę, czy dana relacja spełnia kryteria z art. 22 Kodeksu pracy, niezależnie od nazwy umowy.

Przebieg kontroli i decyzja PIP

Jeżeli w toku czynności kontrolnych PIP ustali, iż kooperacja zawarta jako umowa cywilnoprawna ma cechy stosunku pracy, okręgowy inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy.

Jakie ryzyka niesie reforma PIP dla pracodawców i przedsiębiorców

Konsekwencje dla pracodawców

Projekt przewiduje realne podniesienie dolegliwości finansowych za naruszenia prawa pracy. w tej chwili za zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną grozi grzywna z art. 281 Kodeksu pracy w granicach od 1 000 do 30 000 zł. Planowana nowelizacja podwaja widełki i podnosi maksima, tak aby grzywny sięgały odpowiednio do 60 000 zł, a w części przypadków objętych § 2 choćby do 90 000 zł. Celem jest, aby sankcje przestały być kosztem działalności, a stały się realnym środkiem dyscyplinującym.

Po stwierdzeniu przez PIP, iż kooperacja spełnia przesłanki stosunku pracy, pracodawca musi liczyć się z konsekwencjami. Oznacza to nie tylko karę, ale także natychmiastowe nałożenie pełnych obowiązków pracodawcy. W praktyce chodzi o zawarcie umowy o pracę, prowadzenie ewidencji czasu pracy, udzielanie urlopów oraz zapewnienie i dokumentowanie wymagań BHP.

Podstawa: projekt nowelizacji Kodeksu pracy, art. 3 projektu zmieniający art. 281 § 1 i § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 i 807).

Konsekwencje dla przedsiębiorcy

1. ZUS do 5 lat wstecz
   W razie przekwalifikowania współpracy na stosunek pracy organ może zażądać uregulowania zaległych składek. Chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za cały nieprzedawniony okres. Należności składkowe przedawniają się co do zasady po 5 latach od wymagalności. Termin może ulec przerwaniu lub zawieszeniu. Do zaległych składek doliczane są odsetki.
2. Korekty podatkowe po stronie płatnika
   Jeżeli wynagrodzenie rozliczane wcześniej jako B2B zostanie uznane za płacę pracowniczą, powstaje obowiązek korekty. W takim przypadku pracodawca staje się płatnikiem PIT i musi poprawić wcześniejsze rozliczenia. W praktyce chodzi o korekty deklaracji płatniczych (np. PIT-4R) i wyrównanie zaliczek na podatek, które powinny były zostać pobrane jak od pracownika. To podejście potwierdzają interpretacje KIS oraz praktyka orzecznicza.
3. Dopłata podatku i składek oraz spory o kwoty netto
   W publikacjach podatkowych i analizach rynkowych podkreśla się, iż w razie przekwalifikowania współpracy część wypłat może zostać potraktowana jako kwoty netto. W praktyce oznacza to konieczność doliczenia podatku i składek po stronie pracodawcy oraz uregulowania różnic za okresy wsteczne. To z kolei może prowadzić do istotnych korekt i sporów o prawidłowe rozliczenia za lata objęte nieprzedawnionym okresem.
4. Skutki organizacyjne
   Poza kosztami pojawia się dodatkowe obciążenie administracyjne. Firma musi uporządkować dokumentację pracowniczą i dostosować procesy kadrowe oraz BHP. Mogą też pojawić się roszczenia pracowników dotyczące urlopów, nadgodzin lub odpraw, jeżeli wynikają z kodeksu i faktycznej współpracy.

Które umowy są najbardziej narażone na kontrolę po reformie PIP

Ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy nazwa umowy nie odpowiada realiom współpracy. PIP ocenia stan faktyczny w świetle art. 22 § 1 i § 1² Kodeksu pracy: o ile praca jest wykonywana za wynagrodzeniem, pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, powstaje stosunek pracy niezależnie od nazwy kontraktu. najważniejsze jest więc to, jak kooperacja wygląda na co dzień, a nie to, co wpisano w nagłówku umowy.

Umowy w strefie podwyższonego ryzyka

• B2B, które działa jak etat. Stałe godziny, praca w siedzibie firmy, korzystanie z firmowych narzędzi, bieżący nadzór przełożonego, jeden główny klient i brak swobody w sposobie czy czasie realizacji zadań. W takim układzie łatwo o wniosek, iż faktycznie chodzi o stosunek pracy
• Umowa zlecenia z elementami podporządkowania. Grafik ustalany jednostronnie, osobiste wykonywanie zadań bez prawa zastępstwa, rozliczanie czasu pracy zamiast rezultatu. Im więcej tych elementów, tym większe ryzyko.
• Umowa o dzieło do prac procesowych. Dzieło wymaga indywidualnego, sprawdzalnego rezultatu. jeżeli praca jest powtarzalna i wykonywana w trybie ciągłym, umowa o dzieło może zostać zakwestionowana.
• Outsourcing i łańcuchy podmiotów. Gdy zamawiający faktycznie organizuje pracę, wyznacza miejsce i czas oraz wydaje polecenia, PIP może uznać, iż to on jest pracodawcą w rozumieniu prawa pracy.

Podobne wątpliwości pojawiają się przy korzystaniu z pracy tymczasowej i outsourcingu, gdzie formalny model współpracy często różni się od faktycznej organizacji pracy. Różnice prawne i typowe pułapki omawiamy w artykule „Praca tymczasowa a outsourcing – zestawienie”.

Pięć cech umowy o pracę i jak PIP je interpretuje

1) Podporządkowanie pracownika pracodawcy

W stosunku pracy to pracodawca organizuje pracę: decyduje, co ma być zrobione, w jakiej kolejności i w jaki sposób. Pracownik ma obowiązek stosować się do jego poleceń i pozostaje pod stałym nadzorem przełożonego. W relacjach typowo B2B zlecający ocenia przede wszystkim efekt i termin, ale nie kontroluje na bieżąco całego procesu wykonywania zadań.

2) Miejsce i czas pracy wyznaczone przez pracodawcę – znaczenie w reformie PIP

Dla umowy o pracę charakterystyczne jest to, iż pracodawca wskazuje, gdzie i kiedy praca ma być wykonywana. Pojawia się stały grafik, obowiązek obecności w określonych godzinach oraz rozliczanie spóźnień czy nieobecności. Przy umowach cywilnoprawnych co do zasady to wykonawca powinien mieć większą swobodę w wyborze miejsca i organizacji swojego czasu pracy.

3) Obowiązek osobistego świadczenia pracy a reforma PIP

Pracownik wykonuje pracę osobiście – nie może swobodnie wyznaczyć kogoś „zamiast siebie”. Prawo pracy zakłada, iż to konkretna osoba pozostaje w dyspozycji pracodawcy. W modelu B2B często dopuszcza się zastępstwo czy podwykonawstwo, o ile tak wynika z umowy i charakteru zadań. o ile w praktyce nie ma realnej możliwości zastąpienia wykonawcy, jest to argument przemawiający za umową o pracę.

4) Stałość, ciągłość i powtarzalność zadań a reforma PIP

Umowa o pracę zwykle wiąże się ze stałym zakresem obowiązków, powtarzalnymi czynnościami i pracą w ustalonym wymiarze czasu. Pracownik przychodzi do pracy codziennie (lub według grafiku), uczestniczy w odprawach, raportuje wykonane obowiązki. W przypadku umów cywilnoprawnych częściej chodzi o realizację konkretnych zleceń lub projektów, które można wyraźnie oddzielić w czasie

5) Wynagrodzenie za pozostawanie w dyspozycji, a nie tylko za efekt

Przy umowie o pracę podstawą jest wynagrodzenie wypłacane okresowo (np. co miesiąc), a ryzyko gospodarcze spoczywa na pracodawcy. Pracodawca płaci za to, iż pracownik pozostaje w jego dyspozycji i wykonuje obowiązki w czasie pracy, choćby jeżeli efekt nie zależy wyłącznie od niego. W modelu B2B wynagrodzenie ma zwykle silniejsze powiązanie z ustalonym rezultatem, a ryzyko niewykonania lub nienależytego wykonania umowy obciąża wykonawcę.

Jak udowodnić niezależność B2B i uniknąć sankcji po reformie PIP

W przypadku współpracy B2B najważniejsze znaczenie ma to, jak wygląda wykonywanie zlecenia w praktyce, a nie sam tytuł umowy. o ile chcemy bronić modelu B2B przed zarzutem, iż jest to w istocie umowa o pracę, warto świadomie budować „ślady” niezależności – w dokumentach, komunikacji i sposobie organizacji pracy.

Raporty i sprawozdania – dlaczego zyskują znaczenie po reformie PIP

Dobrym dowodem na samodzielność wykonawcy są raporty z rezultatów oraz krótkie sprawozdania z postępu prac. Powinny one koncentrować się na:

• osiągniętych celach,
• kamieniach milowych projektu,
• problemach i przyjętych rozwiązaniach,

a nie na szczegółowym rozliczaniu każdej przepracowanej godziny. Ważne, aby takie podsumowania przygotowywał sam wykonawca i przekazywał je zlecającemu jako efekt wykonanej pracy.

Korespondencja mailowa – jak reforma PIP wpływa na ocenę relacji B2B

Sposób komunikacji również może pokazać, iż mamy do czynienia z relacją business–business, a nie klasycznym podporządkowaniem pracowniczym. W korespondencji mailowej dobrze, gdy:

• wykonawca zadaje pytania o zakres, specyfikację, priorytety,
• strony uzgadniają terminy, budżet, zakres odpowiedzialności,
  zamiast codziennych poleceń typu „zrób to tak i o tej godzinie”. Ton rozmowy powinien przypominać negocjacje i ustalenia między przedsiębiorcami, a nie relację przełożony–pracownik.

Taski i zgłoszenia po reformie PIP – cele projektowe zamiast „godzin do odrobienia”

Systemy do zarządzania zadaniami (np. Jira, Trello, Asana, Slack) mogą być mocnym dowodem na to, jak naprawdę wygląda współpraca. W modelu B2B zadania warto definiować jako:

• konkretne cele projektowe („przygotowanie projektu strony głównej”, „wdrożenie modułu X”),
  a nie:
• „odrobienie” określonej liczby godzin („pracuj 4 godziny nad stroną”).

Rolą zlecającego powinno być ustalenie celów i głównych etapów, a nie tworzenie codziennej listy drobnych zadań, jak w przypadku pracownika etatowego.

Pliki i materiały – namacalny rezultat pracy

Dokumenty, projekty graficzne, analizy, kod źródłowy, prezentacje czy inne materiały końcowe to jeden z najmocniejszych dowodów na to, iż rozliczamy się za rezultat, a nie za sam proces pracy. To one pokazują, co dokładnie zostało dostarczone w ramach zlecenia i w jakim zakresie wykonawca zrealizował uzgodnione cele.

Różni klienci – typowa cecha działalności gospodarczej

Dla klasycznego B2B charakterystyczne jest także to, iż wykonawca może świadczyć usługi dla więcej niż jednego podmiotu. Oczywiście dopuszczalne jest, iż jeden klient generuje znaczącą część przychodów, ale z perspektywy PIP i organów kontrolnych ważne jest, czy wykonawca:

• ma możliwość przyjmowania zleceń od innych odbiorców,
• faktycznie korzysta z tej możliwości (przynajmniej okresowo).

To kolejny element budujący obraz samodzielnego przedsiębiorcy, a nie osoby związanej wyłącznie z jednym „pracodawcą”.

Jeśli Twoja firma działa w branży IT i korzysta z rozwiązań AI, warto również zapoznać się z nowymi obowiązkami wynikającymi z AI Act 2025 – pierwszego unijnego kodeksu sztucznej inteligencji. Kary za brak zgodności sięgają choćby 35 mln €.

Jak przygotować się na reformę PIP w praktyce

Planowane zmiany znacząco wzmacniają uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i umożliwią inspektorom przekształcanie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. To wyraźny sygnał, iż zarówno pracodawcy, jak i przedsiębiorcy działający na B2B powinni uporządkować swoje modele współpracy. Celem nie jest straszenie, ale świadome ograniczenie ryzyka oraz zadbanie o zgodność z prawem pracy i przepisami ubezpieczeniowymi.

Po stronie firm (zlecających)

Dobrym punktem wyjścia jest spokojny przegląd wszystkich obowiązujących umów cywilnoprawnych, w szczególności umów zlecenia i umów o dzieło. Chodzi o to, aby sprawdzić, czy w praktyce nie pojawiają się tam cechy typowe dla umowy o pracę, takie jak podporządkowanie służbowe, stałe miejsce i godziny wykonywania zadań czy powtarzalny, stały zakres obowiązków. Taki audyt pozwala zidentyfikować umowy, które w przyszłości mogą zostać uznane za „ukryty” stosunek pracy, a następnie określić faktyczny charakter współpracy. o ile strony rzeczywiście chcą utrzymać B2B lub zlecenie, warto od razu uporządkować dokumentację tak, aby lepiej odzwierciedlała ten model – na przykład poprzez raporty z efektów, wyraźne ustalenia zakresu i przechowywanie materiałów końcowych.

Na tej podstawie firma może zaplanować kilka prostych kroków:

• dopasować treść umów do realiów współpracy,
• zmienić sposób rozliczania z „godzin” na konkretne wyniki tam, gdzie ma to uzasadnienie,
• systematycznie gromadzić dowody niezależnego charakteru współpracy tam, gdzie strony chcą pozostać przy B2B lub zleceniu.

Często okazuje się, iż niektóre formalności w ogóle nie są potrzebne, na przykład bardzo szczegółowe raportowanie czasu pracy w relacji, w której z biznesowego punktu widzenia liczy się przede wszystkim rezultat, a nie sam czas pracy.

Po stronie wykonawców (B2B)

Dla wykonawców najważniejsze jest budowanie wizerunku rzeczywistego przedsiębiorcy, a nie „pracownika na fakturze”. Działalność gospodarcza z definicji nie jest pracą od ósmej do szesnastej, ale ciągiem działań, które mają zapewnić i rozwijać źródło przychodów. W praktyce oznacza to koncentrację na efekcie, a nie na liczbie przepracowanych godzin. Im lepiej wykonawca potrafi zorganizować swoją pracę, zautomatyzować powtarzalne czynności i dostarczyć uzgodniony rezultat w terminie, tym bardziej jego model współpracy przypomina profesjonalne B2B.

Warto też zadbać o to, aby forma prowadzenia biznesu oraz sposób komunikacji ze zleceniodawcami były spójne z tym obrazem. Pomaga w tym m.in.:

• dokumentowanie wyników i etapów prac zamiast drobiazgowej ewidencji godzin,
• prowadzenie korespondencji w partnerskim tonie, typowym dla relacji między przedsiębiorcami,
• jasne definiowanie celów i produktów pracy w umowach oraz w systemach do zarządzania zadaniami.

Im wcześniej obie strony uporządkują umowy, praktyki i dokumentację, tym łatwiej będzie w razie kontroli PIP pokazać, jaki naprawdę był charakter współpracy.

Potrzebujesz pewności prawnej po reformie PIP? Możemy Ci w tym pomóc

Reforma PIP zmienia sposób kwalifikowania współprac i zwiększa ryzyko formalne dla firm. Dlatego oferujemy wsparcie, które w zależności od potrzeb Twojej organizacji, może obejmować analizę umów, uporządkowanie procesów kadrowych oraz przygotowanie dokumentów i rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo prawne.

Jak możemy wesprzeć Twoją firmę – krok po kroku

1. Analiza ryzyk i przegląd umów

W ramach współpracy możemy przeprowadzić analizę aktualnych umów (B2B / zlecenia / o dzieło / UoP), praktyk i zakresów obowiązków. Na tej podstawie wskazujemy obszary potencjalnie ryzykowne z perspektywy PIP.

2. Ocena zgodności z art. 22 Kodeksu pracy

W razie potrzeby oceniamy, czy sposób wykonywania pracy odpowiada treściom umów. Możemy przeanalizować dokumentację oraz rzeczywistą organizację pracy.

3. Mapa ryzyka i rekomendacje

Przygotowujemy listę potencjalnych zagrożeń, priorytetów i możliwych działań, które mogą pomóc ograniczyć ryzyko przekwalifikowania umowy przez PIP.

4. Klauzule i dokumenty zwiększające bezpieczeństwo

Na życzenie klienta opracowujemy lub aktualizujemy zapisy dotyczące zasad współpracy – w formie dostosowanej do potrzeb organizacji.

5. Polityki i procedury wewnętrzne

W ramach współpracy możemy przygotować lub uporządkować dokumentację oraz procedury, tak aby jasno rozdzielały standardy obowiązujące pracowników i usługodawców.

6. Plan zmiany formy współpracy (jeśli będzie potrzebny)

W sytuacjach wymagających migracji z B2B na UoP – przedstawiamy możliwe warianty przejścia, komunikację dla zespołu oraz harmonogram działań.

7. Szkolenia dla HR i managerów

Prowadzimy szkolenia dotyczące dokumentowania niezależności B2B, przygotowania do kontroli PIP oraz praktycznych sposobów reagowania na pytania inspektora.

8. Wsparcie operacyjne i reprezentacja

W zależności od zakresu współpracy przygotujemy pisma i wyjaśnienia i będziemy reprezentować firmę w dalszym postępowaniu.

Co możesz otrzymać w ramach współpracy:

• analizę umów wraz z listą rekomendacji,
• mapę ryzyka i priorytety działań,
• zestaw dopasowanych klauzul i wzorów,
• checklisty procesowe na wypadek kontroli PIP,
• praktyczne narzędzia dla HR i managerów,
• wsparcie prawne przy wdrażaniu zmian.

Zakres działań dopasowujemy indywidualnie – w zależności od potrzeb i skali organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jakie działania będą najlepsze w Twojej sytuacji?

Wypełnij krótki formularz kontaktowy poniżej – odezwiemy się i bezpłatnie zaproponujemy zakres wsparcia oraz możliwe scenariusze działania.