Reforma ustawy o PIP – nadchodzące wyzwania dla pracodawców

Choć projekt reformy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy nie został jeszcze uchwalony i wciąż jest procedowany w Sejmie, już teraz budzi poruszenie oraz żywą dyskusję w przestrzeni publicznej. Trudno się dziwić – zgodnie z założeniami PIP ma uzyskać uprawnienia, jakich dotąd nie posiadała. Pracodawcy obawiają się częstszych kontroli, a co za tym idzie – wyższych i nagminnie nakładanych kar. Mimo, iż przedsiębiorcy są świadomi konieczności dostosowania modeli współpracy ze swoimi pracownikami do nowych realiów, istnieje realne ryzyko, iż część z nich nie zdąży wprowadzić niezbędnych zmian przed wejściem przepisów w życie. Tymczasem czasu jest coraz mniej – reforma ma obowiązywać od początku 2026 roku.

Cel reformy

Planowana nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) ma mieć charakter kompleksowy i odpowiadać na potrzeby w zakresie skuteczniejszego egzekwowania przepisów prawa pracy. Głównym celem reformy jest wzmocnienie roli PIP jako instytucji stojącej na straży przestrzegania praw pracowniczych, w szczególności w kontekście ograniczania nadużywania umów cywilnoprawnych w sytuacjach, w których powinny być zawierane umowy o pracę.

Ponadto, reforma ma doprowadzić do zwiększenia efektywności i szybkości przeprowadzania działań kontrolnych PIP oraz usprawnić współpracę między kluczowymi instytucjami państwa (jak ZUS czy KAS), a także poprawić przejrzystość i sprawiedliwość na rynku pracy.

Reforma wynika z Krajowego Planu Odbudowy, który zobowiązuje Polskę do podjęcia stosownych działań w zakresie nadzoru nad rynkiem pracy. Wskazanie modernizacji PIP jako jednego z tzw. kamieni milowych KPO potwierdza znaczenie tej instytucji w realizacji celów zrównoważonego rozwoju społeczno-gospodarczego w kraju.

Projekt nowelizacji, przygotowany w ramach szerokich konsultacji społecznych, zakłada nie tylko zmiany prawne, ale także organizacyjne – poprzez zwiększenie realnych narzędzi przysługujących organom odpowiedzialnym za przeciwdziałanie nieuczciwym praktykom na rynku pracy.

Kluczowe zmiany dla przedsiębiorców:

1. Wprowadzenie możliwości przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o pracę w drodze decyzji administracyjnej wydanej przez okręgowego inspektora pracy. Zlikwidowano konieczność skierowania sprawy do sądu celem ustalenia istnienia stosunku pracy. Od tej pory urzędnik będzie decydował o rzeczywistym charakterze umowy zawartej między stronami.
2. Decyzja inspektora będzie natychmiast wykonalna, od dnia jej wydania. To powoduje, iż pracodawca będzie zobowiązany do dostosowania warunków pracy do przepisów regulujących umowę o pracę (np. w zakresie prawa do urlopu, objęcia ubezpieczeniem chorobowym czy prowadzenia dokumentacji pracowniczej).
3. Pracodawca będzie miał możliwość wniesienia odwołania do sądu pracy, jednak nie doprowadzi to do wstrzymania wykonalności decyzji. Przedsiębiorca w dalszym ciągu będzie zobowiązany do wypełniania obowiązków wskazanych w kodeksie pracy wobec takiej osoby. Jedynie w zakresie obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych nastąpi zawieszenie wykonania decyzji do chwili przekazania sprawy do sądu.
4. PIP uzyska możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych (przykładowo możliwe będzie udostępnianie dokumentacji w formie elektronicznej czy przeprowadzanie działań kontrolnych w trybie wideokonferencji).
5. Urzędnicy uzyskają możliwość przeprowadzania kontroli również wobec podmiotów, które nie są już pracodawcami, ale na rzecz których była świadczona praca.
6. Zwiększeniu ulegnie maksymalny wymiar grzywien nakładanych na pracodawców.

Wskazane powyżej zmiany są najistotniejsze z perspektywy przedsiębiorców. Ustawa wprowadza także szereg innych modyfikacji, które nakładają na PIP nowe obowiązki, jak chociażby konieczność wprowadzenia odpowiednich narzędzi informatycznych umożliwiających efektywniejsze przeprowadzanie kontroli.

Potencjalne negatywne skutki reformy dla pracodawców

Planowana reforma ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy może skutkować intensyfikacją działań kontrolnych, zwłaszcza w zakresie analizy form zatrudnienia. Istnieje realne ryzyko, iż rozszerzone kompetencje inspektorów pracy przełożą się na większą liczbę i dokładność inspekcji, a tym samym zwiększą presję na pracodawców korzystających z kontraktów cywilnoprawnych czy współpracy B2B. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przedsiębiorcom grożą szerokie konsekwencje obejmujące nie tylko konieczność uregulowania zaległych składek i podatków, ale także odpowiedzialność osobistą członków zarządu, również na gruncie prawa karnego. Dodatkowo, nowe regulacje mogą wymusić zmianę modeli współpracy, co wpłynie na koszty prowadzenia działalności oraz zwiększy obowiązki związane z dokumentowaniem relacji z zatrudnionymi. Choć przedstawiciele Państwowej Inspekcji Pracy zapewniają, iż nowe uprawnienia będą wykorzystywane w sposób wyważony, rzeczywisty sposób ich stosowania będzie można ocenić dopiero po pewnym czasie od wejścia przepisów w życie.

Co dziś zrobić, by jutro uniknąć problemów – praktyczne wskazówki dla firm

1. Aby przygotować się na nadchodzące zmiany, przedsiębiorcy już teraz powinni przeprowadzić przegląd umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B pod kątem ryzyka uznania ich za stosunek pracy.
2. Warto również opracować spójną politykę współpracy z podwykonawcami i kontraktorami, jasno rozdzielając ją od klasycznego zatrudnienia i opierając na solidnym uzasadnieniu biznesowym.
3. Kluczowe jest też uporządkowanie dokumentacji i przygotowanie działów HR, kadr oraz podatkowych na nowe obowiązki i możliwe kontrole, czemu sprzyja również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary.
4. Przygotowanie wewnętrznych procedur może znacznie usprawnić przebieg kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Warto już teraz stworzyć i wdrożyć jasne procedury na wypadek kontroli, obejmujące m.in. sposób komunikacji z inspektorem, tryb udostępniania dokumentów oraz ścieżkę weryfikacji danych przekazywanych organom.

Podsumowanie

Wobec licznych zagrożeń związanych z nowelizacją przepisów niezbędne jest podjęcie stosownych działań z odpowiednim wyprzedzeniem. w tej chwili zgłaszane są liczne zastrzeżenia zarówno ze strony przedsiębiorców, jak i środowisk prawniczych, w tym także rzecznika małych i średnich przedsiębiorstw. Mamy nadzieję, iż tym razem ustawodawca uwzględni głosy społeczne i dostosuje projektowane przepisy do warunków rynkowych. Proces konsultacji przez cały czas trwa, co stwarza realną możliwość wprowadzenia modyfikacji w newralgicznych obszarach.

Artykuł autorstwa: adw. Katarzyna Omachel

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]