Regulamin konkursu

Regulamin konkursu – jak zorganizować konkurs marketingowy zgodnie z prawem?

Organizacja konkursów stanowi niezaprzeczalnie skuteczny mechanizm służący do promocji marki, produktu lub usługi. Celem tego rodzaju przedsięwzięć jest przyciągnięcie uwagi potencjalnych klientów, budowanie pozytywnego wizerunku marki, generowanie zainteresowania oraz zachęcanie do interakcji z danym produktem lub usługą, a także kreowanie pozytywnego spojrzenia na firmę – organizatora konkursu.

Warto jednak pamiętać, iż przedsiębiorcy, którzy planują wdrożyć taką strategię marketingową w ramach swojej działalności, muszą uwzględnić szereg regulacji prawnych dotyczących eventów marketingowych. najważniejsze z nich obejmują między innymi prawo konsumenckie, prawo autorskie, prawo znaków towarowych, RODO, ustawę o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, prawo reklamy oraz przepisy dotyczące loterii i zakładów wzajemnych.

Głównym celem niniejszej publikacji jest przede wszystkim dostarczenie praktycznych informacji dotyczących sposobu sporządzenia dokumentu regulamin konkursu dla wydarzenia marketingowego oraz wskazanie obszarów, które powinny zostać uwzględnione w regulaminie kontekście obowiązujących przepisów prawnych.

Regulamin konkursu – podstawa prawna

Zorganizowanie konkursu znajduje swoją prawną podstawę w artykule 919 Kodeksu cywilnego, który stanowi, iż „kto przez ogłoszenie publiczne przyrzekł nagrodę za wykonanie oznaczonej czynności, obowiązany jest przyrzeczenia dotrzymać”. Przepis ten odnosi się do jednostronnego oświadczenia przyrzekającego (organizatora wydarzenia), które prowadzi do powstania zobowiązania dotrzymania przyrzeczenia (wręczenia nagrody).

Istotnym warunkiem skuteczności przyrzeczenia publicznego jest jego publiczny charakter. Oznacza to, iż deklaracja organizatora konkursu musi być dostępna dla szerokiej publiczności, przykładowo poprzez publikację w Internecie, czy umieszczenie jej w strategicznie atrakcyjnym miejscu w przypadku konkursów organizowanych na przykład przez centra handlowe. Dodatkowo, w celu udostępnienia dla publiczności możliwe jest także wykorzystanie różnych form komunikacji, takich jak plakaty, afisze, ulotki, programy telewizyjne czy przekazy internetowe.

Warto zauważyć, iż przepis określa świadczenie przyrzekającego jako „nagrodę”, co oznacza, iż jest to zwykle korzyść majątkowa. Organizator konkursu zobowiązuje się zatem do spełnienia obietnicy nagrody, a uczestnicy wykonują określoną czynność w nadziei na jej uzyskanie.

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: w przypadku przyrzeczenia publicznego nie mamy do czynienia z umową zawieraną między przyrzekającym a uczestnikiem, a z jednostronną czynnością prawną przyrzekającego. Akceptacja regulamin akcji promocyjnej przez uczestnika nie prowadzi bowiem do zawarcia jakiejkolwiek umowy między nim a organizatorem akcji (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 stycznia 2015 r., sygn. akt I CSK 40/14).

Regulamin konkursu – co powinien zawierać?

Choć samo przyjęcie regulaminu akcji marketingowej przez organizatora nie jest obligatoryjne, to jego wdrożenie korzystnie wpływa na reputację organizatora, nadaje przedsięwzięciu profesjonalny charakter oraz uporządkowuje proces uczestnictwa, sprawiając, iż cała inicjatywa staje się bardziej transparentna.

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: nie budzi wątpliwości, iż dane przedsięwzięcie może być uznane za konkurs, o ile posiada stosowny regulamin konkursu. Regulamin taki powinien jasno określać organizatora i uczestników konkursu, nagrody oraz zasady wyboru zwycięzców i zasady wydawania nagród zwycięzcy (zwycięzcom) (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 lutego 2017, sygn. akt III SA/WA 34/16).

Organizator powinien pamiętać, aby regulamin konkursu był możliwie przejrzysty, zrozumiały dla uczestników, nie pozwalał na różne interpretacje oraz zgodny z obowiązującym prawem. Poniżej wskazaliśmy ogólne kategorie treści, które powinien zawierać regulamin wydarzenia marketingowego, choć każdy regulamin należy dostosować, szczególnie w zakresie warunków i zasad udziału:

• dane organizatora

W regulaminie niezbędne jest uwzględnienie pełnych danych organizatora, tj. firmy, numeru KRS, NIP, REGON, adresu siedziby oraz danych kontaktowe. Podanie kompletnych danych organizatora pomaga uczestnikom zidentyfikować organizatora oraz ułatwia wszelkie kwestie formalne czy kontaktowe związane z udziałem w wydarzeniu.

• cel wydarzenia i jego charakter marketingowy

Wskazanie celu wydarzenia marketingowego w regulaminie wydaje się istotne, ponieważ umożliwia uczestnikom zrozumienie głównych intencji i motywacji organizatora. Ten element informacyjny pozwala na jasne przedstawienie wartości, jakie organizator chce osiągnąć poprzez dane wydarzenie.

• warunki uczestnictwa

Wskazanie warunków uczestnictwa w regulaminie wydarzenia marketingowego jest najważniejsze dla uczestników, aby jasno zrozumieć zasady i wymogi związane z udziałem w konkursie. Określenie warunków pozwala uniknąć nieporozumień wskazując uczestnikom jasne wytyczne dotyczące udziału w wydarzeniu. Umożliwia również organizatorowi skonkretyzowanie oczekiwań wobec uczestników oraz ułatwia zarządzanie procesem rejestracji i zgłaszania uczestników. Ponadto, jasne warunki ułatwiają rozwiązanie ewentualnych sporów czy niejasności, co wydaje się być korzystne zarówno dla organizatora, jak i uczestników wydarzenia.

Regulamin wydarzenia marketingowego powinien jako określać kategorie osób, które są wykluczone z udziału. To pozwala na stworzenie transparentnych zasad, eliminując ewentualne nieporozumienia na linii organizator – uczestnicy. Przykłady mogą obejmować pracowników organizatora, członków ich rodziny, konkurencyjne firmy, czy osoby niepełnoletnie w przypadku wydarzeń przeznaczonych dla osób dorosłych.

• zasady udziału

Zasady udziału w wydarzeniu marketingowym obejmują określenie konkretnych czynności, które uczestnicy muszą podjąć, aby wziąć udział w wydarzeniu. W regulaminie warto precyzyjnie opisać między innymi procedury rejestracji, zgłaszania lub innych działań niezbędnych do uczestnictwa.

Równie ważne jest uwzględnienie klarownych terminów związanych z udziałem, takich jak data rozpoczęcia i zakończenia rejestracji, terminy przesyłania zgłoszeń czy inne istotne terminy związane z przebiegiem wydarzenia. Przy definiowaniu tych zasad należy dążyć do ich zrozumienia przez potencjalnych uczestników, aby ułatwić im bezproblemowe wzięcie udziału w wydarzeniu marketingowym.

• nagrody

Organizator powinien precyzyjnie opisać, jakie nagrody są przewidziane dla uczestników. Należy precyzyjnie opisać rodzaje nagród, ich wartość oraz ewentualne dodatkowe korzyści. Ponadto, istotne jest określenie warunków przyznawania nagród. Mogą to być kryteria takie jak osiągnięcie określonego celu, przedstawienie najlepszej odpowiedzi, realizacja najlepszej aktywności czy inne z góry ustalone i określone parametry.

Często realizowane jest to poprzez powołanie jury lub sądu konkursowego do przyznawania nagrody, zdefiniowanych zasad, które kierują tym organem przy podejmowaniu decyzji. Regulamin konkursu może częściowo lub całkowicie ujmować te kwestie. Warto jednak zauważyć, iż możliwe jest również, aby decyzja dotycząca wyboru najlepszego zadania (lub czynności) była subiektywna i należała nie do organizatora, ale do określonego podmiotu trzeciego, pod warunkiem jasnego wyrażenia tego w ogłoszeniu.

• odpowiedzialność organizatora, tj. określenie jakie są obowiązki i odpowiedzialności organizatora wobec uczestników

Organizator powinien możliwie precyzyjnie opisać obowiązki i odpowiedzialność, jakie spoczywają na nim względem uczestników. Wydaje się, iż warto uwzględnić kilka kluczowych punktów, takich jak:

1. zabezpieczenie uczestników – organizator zobowiązuje się do podjęcia wszelkich rozsądnych działań w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników podczas wydarzenia,
2. realizacja zadeklarowanych nagród – organizator zobowiązuje się do rzetelnej i terminowej realizacji przewidzianych nagród zgodnie z zapisami regulaminu konkursu,
3. informowanie o zmianach – jeżeli zachodzi konieczność wprowadzenia zmian w planie wydarzenia lub regulaminie, organizator zobowiązuje się do terminowego poinformowania uczestników o wszelkich istotnych modyfikacjach,
4. przestrzeganie obowiązujących przepisów – organizator zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych oraz norm etycznych związanych z prowadzeniem wydarzenia,
5. wsparcie i komunikacja – organizator deklaruje zapewnienie odpowiedniego wsparcia i komunikacji dla uczestników, odpowiadając na ewentualne pytania czy zapytania w sposób profesjonalny i skuteczny.

• zasady przetwarzania danych osobowych

W sekcji dotyczącej zasad przetwarzania danych osobowych w regulaminie wydarzenia marketingowego, należy szczegółowo opisać, jakie dane osobowe są przetwarzane, w jaki sposób są gromadzone, wskazać na cel przetwarzania oraz prawa uczestników zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie prywatności, takimi jak RODO.

Więcej informacji w zakresie RODO a zgód marketingowych znajduje się w tym artykule.

• tryb postępowania reklamacyjnego.

Tryb postępowania reklamacyjnego w konkursach odnosi się do procesu rozpatrywania ewentualnych reklamacji lub zastrzeżeń zgłaszanych przez uczestników konkursu w związku z jego przebiegiem, zasadami lub wynikami.

Oto kilka elementów, które mogą być uwzględnione w trybie postępowania reklamacyjnego:

1. zgłaszanie reklamacji – określenie, w jaki sposób uczestnicy konkursu mogą zgłaszać swoje reklamacje, czyli czy jest to formularz online, e-mail, czy inny środek komunikacji,
2. terminy reklamacji – określenie maksymalnego terminu, w którym uczestnicy mogą zgłaszać reklamacje po zakończeniu konkursu,
3. procedura rozpatrywania – opisanie procesu, jaki zostanie zastosowany do rozpatrzenia reklamacji, w tym informacje na temat osób odpowiedzialnych za przegląd reklamacji i podjęcie decyzji.
4. powiadomienia uczestników – zobowiązanie do powiadamiania uczestników o wynikach rozpatrzenia reklamacji w sposób klarowny i zgodny z przepisami ochrony danych osobowych.
5. ostateczność decyzji – wskazanie, czy decyzje podejmowane w ramach trybu reklamacyjnego są ostateczne, czy istnieje możliwość odwołania się od nich.

• postanowienia końcowe

W sekcji postanowień końcowych regulaminu wydarzenia marketingowego, kluczowym jest uregulowanie kwestii dotyczących ewentualnych zmian w regulaminie, wejścia w życie regulaminu, interpretacji regulaminu oraz rozstrzygania sporów.

• zgoda na udział, tj. wymóg wyrażenia zgody na udział w wydarzeniu oraz akceptację regulaminu

Istotne, aby uczestnicy byli świadomi warunków udziału i zobowiązań związanych z regulaminem, a także aby jednoznacznie wyrazili zgodę na te warunki przed przystąpieniem do konkursu.

• informacje kontaktowe – dane kontaktowe organizatora w razie pytań czy wątpliwości uczestników.

Korzystanie z wizerunku uczestników wydarzenia marketingowego zgodnie z prawem

Kolejną kwestią, na którą powinien zwrócić uwagę organizator wydarzenia marketingowego jest zgodne z prawem korzystanie z wizerunku uczestników wydarzenia marketingowego.

Organizator planując publikację relacji z wydarzenia, zawierającą wizerunek uczestników, zobowiązany jest uzyskać zgodę od każdego uczestnika na rozpowszechnianie jego wizerunku zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Wydaje się, iż najprostszym rozwiązaniem dla organizatora będzie uwzględnienie odpowiednich postanowień w regulaminie wydarzenia. Zaakceptowanie regulaminu przez uczestnika może być wówczas traktowane jako wyrażenie zgody na używanie jego wizerunku w celach marketingowych. Dodatkowo, istnieje możliwość aby wprowadzić postanowienie do regulaminu, zgodnie z którym nie ma przeszkód, aby uczestnik zobowiązał się do nieodwoływania udzielonej zgody przez określony czas.

Wydaje się, iż w przypadku ewentualnego korzystania z wizerunku bez uzyskania zezwolenia, możliwe jest rozważenie zastosowania wyjątku dotyczącego wizerunku jako elementu ogólnego kontekstu wydarzenia. Jednakże, należy zaznaczyć, iż ten wyjątek ma zastosowanie jedynie w przypadku większych wydarzeń, które muszą być specjalnie rejestrowane, nie skupiając się na poszczególnych osobach czy małych grupach osób.

• Przykład z orzecznictwa: kwestionowane przez powoda zdjęcia, zawierające również wizerunek powoda, obrazują uczniów poszczególnych klas na różnych etapach edukacji, zdjęcia te nie są w żadnym stopniu ukierunkowane na powoda. Tym samym zarówno użytkownik portalu, który zdjęcie zamieścił, jak również pozwany świadczący usługę hostingową, nie byli zobligowani do uzyskania zgody powoda na opublikowanie zdjęcia m. in. z jego wizerunkiem (wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 30 stycznia 2014 r., sygn. akt I ACa 1452/13).

Konkurs marketingowy a loteria

Dla organizatora konkursu najważniejsze jest uniknięcie klasyfikacji wydarzenia jako loterii promocyjnej, która stanowi odrębną kategorię działań reklamowych, ściśle uregulowaną ustawą z 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych. Analiza orzecznictwa sądów administracyjnych wskazuje, iż choćby przypadkowe wprowadzenie pewnych rozwiązań przez organizatora może de facto przekształcić konkurs promocyjny w loterię promocyjną.

Loterie promocyjne, zgodnie z ustawą, to gry losowe, w których uczestnictwo następuje poprzez nabycie towaru, usługi lub innego dowodu udziału, a organizator oferuje wygrane pieniężne lub rzeczowe. Organizacja loterii wymaga spełnienia precyzyjnych warunków, uzyskania zezwolenia od adekwatnego dyrektora izby celnej, poniesienia opłaty i przeszkolenia osób nadzorujących przebieg loterii, co sprawia, iż jej organizacja jest znacznie bardziej skomplikowana i ryzykowna.

Różnicą kluczową między konkursem a loterią promocyjną jest obecność elementu losowości. W konkursach decydują umiejętności uczestników lub inne określone kryterium, oceniane przez dedykowaną komisję. Uczestnicy posiadają równe szanse, jednak różnice w wiedzy czy umiejętnościach mogą wpłynąć na ich rzeczywiste szanse na zdobycie nagrody. W przypadku loterii, wynik zależy od czynnika szczęścia lub przypadku, co wprowadza element hazardu.

Dlatego ważne jest, aby organizator wydarzenia marketingowego dokładnie określił charakter wydarzenia i dostosował regulamin konkursu oraz sposób procedowania do tego założenia. Często przedsiębiorcy, organizując „konkursy z nagrodami”, pomijają staranie się o zezwolenie, uznając swoje przedsięwzięcie za konkurs, a nie loterię. Jednak intencje organizatora i nazwa akcji nie są decydujące. jeżeli wydarzenie posiada cechy charakterystyczne dla loterii, staje się z mocy prawa loterią promocyjną, co niesie za sobą konsekwencje prawnopodatkowe i regulacyjne.

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: w ocenie Sądu z grą losową mamy do czynienia wówczas, gdy na jej wynik wpływa, poza różnymi innymi możliwymi czynnikami, przypadek jako szczególny i typowy wyróżnik gry losowej, bez względu na to na jakim etapie gry ta przypadkowość ma miejsce i jaka była waga tego przypadku. o ile w określonej regułami regulaminu grze o wygrane pieniężne lub rzeczowe występuje czynnik losowy i ma on wpływ na wynik gry, to jest ona grą losową w rozumieniu ustawy o grach hazardowych (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 23 stycznia 2014 r., sygn. akt VI SA/Wa 2187/13).
• Praktyczny przykład z orzecznictwa: Tym samym, wprowadzenie dodatkowego wymogu udzielenia odpowiedzi na pytanie automatycznie nie przesądza, iż gra nie ma charakteru gry losowej. Rozważenia w takiej sytuacji wymaga, czy wprowadzenie elementu wiedzy nie ma na celu jedynie stworzenia pozorów braku losowości, albowiem ostateczny wynik gry i tak nie jest determinowany posiadaniem przez jej uczestnika określonego rodzaju wiedzy (poziomem wiedzy), która podlega obiektywnej ocenie i weryfikacji i ma decydujący wpływ na rezultat konkurs, ale uzależniony jest od przypadku – czynnika, na który uczestnik nie ma wpływu (wyrok NSA z dnia 4 grudnia 2014 r., sygn. akt II GSK 1296/13).

Regulamin konkursu – nasze usługi

Od wielu lat specjalizujemy się w świadczeniu usług prawnych dla przedsiębiorców. jeżeli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia prawnego w obszarze:

• sporządzania lub weryfikacji regulaminu konkursu marketingowego,
• sporządzania lub weryfikacji regulaminu loterii promocyjnej,
• weryfikacji, czy planowane wydarzenie marketingowe spełnia kryteria konkursu czy loterii promocyjnej,

serdecznie zapraszamy do kontaktu.

Nasz zespół doświadczonych prawników z przyjemnością pomoże dostosować regulaminy do obowiązujących przepisów, a także udzieli porad dotyczących klasyfikacji konkretnego wydarzenia marketingowego. Skupiamy się na dostarczeniu klientom kompleksowych i skrojonych na miarę rozwiązań prawnych.

Skontaktuj się z nami, abyśmy mogli wesprzeć Cię w efektywnym i bezpiecznym prowadzeniu działań promocyjnych.