Regulamin pracy

Regulamin pracy to zagadnienie, z którym nasza kancelaria regularnie spotyka się w ramach obsługi prawnej pracodawców. Wprowadzenie regulaminu pracy leży w interesie pracodawcy, gdyż daje mu podstawę do egzekwowania określonych w nim obowiązków pracowników, które są wyrazem ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy. W poniższym artykule wyjaśnimy najważniejsze kwestie dotyczące zagadnień związanych z regulaminem pracy. W szczególności opiszemy, kto jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu, co powinna zawierać treść regulaminu pracy oraz jakie ryzyko niesie za sobą niewypełnienie przez pracodawcę obowiązku wydania tego władczego aktu wewnątrzzakładowego.

Z tego artykułu dowiesz się m. in.:

• Czym jest regulamin pracy,
• Kto musi posiadać regulamin pracy,
• Co powinien zawierać regulamin pracy,
• Jak prowadzić regulamin pracy,
• Jakich błędów unikać tworząc regulamin pracy,
• Co grozi za brak regulaminu pracy.

Co to jest regulamin pracy?

W pierwszej kolejności należy zdefiniować, czym jest regulamin pracy. Regulamin pracy tak samo jak Konstytucja RP, kodeks pracy czy Karta Nauczyciela jest jednym ze źródeł prawa pracy. Jest to akt normatywny, który pochodzi w sensie prawnym od pracodawcy, czyli to na nim jako podmiocie zatrudniającym spoczywa wprowadzenie regulaminu pracy oraz ukształtowanie jego treści zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Celem regulaminu jest unormowanie określonych ważnych z punktu widzenia funkcjonowania pracodawcy spraw, na przykład spraw organizacyjno-porządkowych, płacowych, socjalnych, a także dotyczących zwolnień grupowych.

Regulamin pracy, kto musi go wprowadzić?

Kolejną kluczową kwestią w kontekście tematu artykułu jest odpowiedź na pytanie, na kim spoczywa obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Otóż zobowiązanym do wydania tego wewnątrzzakładowego aktu normatywnego jest pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników.

Co ważne nie każdy pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy. o ile u danego pracodawcy postanowienia odnoszące się do organizacji i porządku pracy zostały uregulowane w układzie zbiorowym pracy, pracodawca nie będzie zobowiązany do wprowadzenia regulaminu, choćby o ile wymiar zatrudnienia przekracza 50 osób.

Ponadto pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników także może zostać zobligowany do wprowadzenia regulaminu. W tym wypadku warunki są dwa. Po pierwsze wniosek o wprowadzenie regulaminu pracy skieruje do pracodawcy zakładowa organizacja związkowa. Po drugie, organizacja i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników nie są objęte postanowieniami układowego zbiorowego pracy. Oba warunki muszą zostać spełnione łącznie. Co do zasady regulamin pracy będzie musiał zostać wprowadzony u tej kategorii pracodawców jedynie wyjątkowo.

Oczywiście przepisy kodeksu pracy dopuszczają możliwość fakultatywnego wprowadzenia regulaminu pracy przez pracodawcę, który zatrudnia mniejszą liczbę pracowników.

Warto dodać, iż u pracodawcy, u którego nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy następuje na drodze poleceń (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lutego 2007 r., I PK 221/06).

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Zanim przeanalizujemy, jakie sprawy powinny zostać unormowane w regulaminie pracy, zacznijmy od tego, iż regulamin pracy składa się z dwóch części normatywnej i informacyjnej.

Część normatywna określa prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, w tym szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• zasady pracy w porze nocnej;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Warto zwrócić uwagę na to, iż ustawodawca określając elementy, które maja być zawarte w części normatywnej regulaminu posługuje się zwrotem „w szczególności”, co oznacza, iż katalog zagadnień objętych regulaminem jest otwarty.

W doktrynie można znaleźć wiele przykładów dodatkowych kwestii, które mogą zostać zawarte w regulaminie pracy, w tym m. in.:

• zagadnienia związane z monitoringiem służbowej poczty elektronicznej lub z monitoringiem wizyjnym,
• kwestie dotyczące przeciwdziała przez pracodawcę mobbingowi oraz dyskryminacji,
• zasady ubioru wymaganego w pracy (z ang. dress code), tak aby zapewnić jednolity wygląd wszystkich pracowników (np. obsługa w restauracjach czy hotelach) lub po prostu zadbać o wygląd odpowiedni do rodzaju świadczonych usług (administracja państwowa, banki, kancelarie prawnicze),
• sposób zachowania się pracowników w miejscu pracy w czasie, gdy pracy nie świadczą, a więc gdy korzystają z usprawiedliwionej nieobecności w pracy (urlop, zwolnienie lekarskie). Tytułem przykładu w regulaminie pracy można zakazać pracownikom przebywania w miejscu pracy w stanie nietrzeźwości, także po zakończeniu świadczenia pracy lub w czasie, gdy korzystają ze zwolnień od pracy (tak m. in: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 stycznia 2001 r., sygn. akt: I PKN 207/00).

Powyższe prowadzi do konkluzji, iż regulamin pracy służy do realizacji potrzeb pracodawcy i do uznania pracodawcy pozostają kwestie uregulowania innych obowiązków pracownika, które mają szczególne znaczenie ze względu na potrzeby podmiotu zatrudniającego oraz charakter pracy zatrudnionego.

Część informacyjna regulaminu pracy powinna zawierać zagadnienia o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników, do których zaliczamy naganę, upomnienie oraz karę pieniężną. Pracownicy powinni być świadomi, jakie negatywne konsekwencje mogą ich spotkać w razie naruszenia ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Powyższe kwestie powinny zostać uregulowane właśnie w części informacyjnej regulaminu pracy.

Czy postanowienia regulaminu mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy?

Postanowienia regulaminów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a także niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Regulaminy zajmują najniższe miejsce w hierarchii źródeł prawa pracy. Innymi słowy regulaminy pracy są mniej ważnymi aktami prawnymi niż na przykład przepisy kodeksu pracy.

Regulaminy pracy nie mogą zatem zawężać uprawnień pracownika, które wynikają z innych źródeł prawa pracy. Na przykład, o ile przepisy prawa pracy stanowią, iż pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00, to w regulaminie pracy można unormować porę nocną w sposób dostosowany do warunków pracy u danego pracodawcy, natomiast nie może się ona zaczynać wcześniej niż o godz. 21.00 i kończyć później niż o godz. 7.00 (tak m. in.: Kodeks Pracy Komentarz, red. W. Muszalski, K. Walczak, Legalis 2021, nb. 6).

Nie ma jednak przeszkód, aby na podstawie regulaminu pracy rozszerzyć zakres uprawnień pracowniczych np. poprzez wprowadzenie większej niż raz w miesiącu częstotliwości wypłaty wynagrodzenia.

Od razu nasuwa się zatem pytanie, co w sytuacji, gdy pracodawca w regulaminie pracy pogorszył sytuację pracownika wyznaczoną innymi przepisami prawa pracy. Z odpowiedzią spieszą przepisy kodeksu pracy, które stanowią, iż postanowienia umów i aktów w tym regulaminów mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są nieważne. Zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. Taki stan rzeczy wynika z kardynalnej zasady prawa pracy- zasady uprzywilejowania pracownika, która zakreśla granice swobody stron stosunku pracy w kształtowaniu wzajemnych praw i obowiązków.

Uzgodnienie treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową

Zgodnie z treścią przepisów kodeksu pracy regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Tym samym regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 2001 r., I PKN 320/00).

Pracodawca, u którego działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, jest zobowiązany zwrócić się do organizacji o przedstawienie wspólnego stanowiska. o ile takie wspólne stanowisko nie zostanie przedstawione pracodawcy w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Oznacza to, iż jeżeli organizacje związkowe mają wspólne, ale negatywne stanowisko, to taki regulamin nie może być przez pracodawcę ustalony. Natomiast o ile związki zawodowe w ogóle nie mogą uzgodnić wspólnego stanowiska, pracodawca może wydać regulamin rozpatrując uprzednio odrębne stanowiska organizacji związkowych, które jednak nie są dla niego wiążące (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 349/03).

Oczywiście, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa bądź treść regulaminu pracy nie zostanie uzgodniona z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca.

Natomiast pracodawca nie może jednostronnie wydać regulaminu pracy przed upływem uzgodnionego terminu, o ile zakładowa organizacja związkowa nie wyraziła zgody na jego treść.

Uchylenie mocy obowiązującej lub zmiana treści regulaminu pracy powinny nastąpić w tym samym trybie, w jakim miało miejsce jego wydanie.

Wejście w życie regulaminu pracy

Zgodnie z treścią art. 104³ Kodeksu pracy regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Poza tym, pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

Niezbędną przesłanką wejścia w życie regulaminu pracy jest jego podanie do wiadomości pracownikom. Może nastąpić to na przykład poprzez:

• wywieszenie regulaminu na tablicy ogłoszeń,
• podanie regulaminu do wiadomości pracowników obiegiem,
• rozesłanie regulaminu pracy pocztą elektroniczną na służbowe adresy e – mail pracowników.

Podanie regulaminu pracy do wiadomości pracownikom to jednak nie jedyne formalności, które musi spełnić pracodawca w celu skutecznego wprowadzenia regulaminu w życie. Poza tym należy także zadbać o indywidualne zapoznanie każdego pracownika z treścią regulaminu pracy. Optymalnie z punktu widzenia pracodawcy, aby pracownik w formie pisemnej potwierdził fakt znajomości regulaminu. Warto mieć na uwadze, iż odmowa pracownika w zakresie przyjęcia i zapoznania się z regulaminem pracy może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 1997 r., sygn. akt: I PKN 77/97).

Oczywiście w postanowieniach regulaminu pracy można ustalić termin jego wejścia w życie konkretną datą. Nie może ona jednak przypadać wcześniej niż po upływie dwóch tygodni od podania regulaminu do wiadomości pracowników.

Regulamin pracy zdalnej

Pandemia COVID-19 wpłynęła na wszystkie sfery życia społecznego, w tym także na sferę zawodową, a w związku z tym również na stosunki pracy.

Obecnie z pracy zdalnej, wprowadzonej regulacją szczególną zawartą w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, chętnie korzystają pracodawcy i pracownicy.

W obecnym stanie prawnym obowiązujące przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość świadczenia pracy poza zakładem pracy w formie telepracy, jednak w sposób mało elastyczny.

Telepraca to regularne świadczenie pracy poza siedzibą pracodawcy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Warunki wykonywania telepracy powinny być szczegółowo określone w umowie o pracę bądź w regulaminie w oparciu o porozumienie zawierane przez pracodawcę i zakładową organizację związkową. W przeciwieństwie do telepracy praca zdalna cechuje się większą elastycznością. Polega ona na tym, iż skorzystanie z możliwości świadczenia pracy zdalnej przez czas oznaczony zależy od preferencji pracownika.

Ustawodawca pragnie wyjść naprzeciw uzasadnionym potrzebom pracodawców i pracowników poprzez wprowadzenie na kompleksowych regulacji dotyczących pracy zdalnej.

Zgodnie z projektem ustawy wykonywanie pracy zdalnej, tak jak w tej chwili wykonywanie telepracy, będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Odmiennie niż w przypadku telepracy wykonywanie pracy zdalnej będzie także możliwe – podobnie jak przy obowiązującej pracy zdalnej – na polecenie pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej, podobnie jak warunki stosowania telepracy, będą określane w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi, a o ile nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych),
• regulaminie – o ile nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Według ustawodawcy treść regulaminu pracy zdalnej powinna zawierać w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, wydatków i zapotrzebowania sprzętowego, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymagań w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji systemu i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Aktualizacja: przepisy prawa pracy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie w dniu 7 kwietnia 2023 roku. Zagadnieniom związanym z pracą zdalną poświęciliśmy odrębny artykuł – Praca zdalna obowiązki pracodawcy. Zapraszamy do zapoznania sie.

Regulamin pracy – częste błędy popełniane przez pracodawców

Prawnicy naszej kancelarii w toku obsługi prawnej z zakresu prawa pracy regularnie weryfikują regulaminy pracy stosowane przez Klientów.

Z naszego doświadczenia wynika, iż przy ustalaniu treści regulaminu pracy pracodawcy niejednokrotnie pomijają zasadę zgodności postanowień regulaminu z przepisami wyższej rangi. W regulaminach pracy często znajdujemy postanowienia, które m. in.:

• zakazują pracownikowi dodatkowego zatrudnienia u innego pracodawcy lub wprowadzają obowiązujący pracownika zakaz konkurencji (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 kwietnia 2014 r., II PK 194/13),
• określają wypłatę wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc,
• ustalają ruchome godziny rozpoczynania i kończenia pracy, nie zapewniając nieprzerwanego dobowego i tygodniowego odpoczynku,
• stosują wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,
• nie udzielają przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu

Rekomendujemy, aby tego typu postanowienia zostały zmodyfikowane lub całkowicie usunięte z regulaminu pracy w toku jego weryfikacji.

Brak wprowadzenia regulaminu pracy – jakie konsekwencje.

W opracowaniu dotyczącym regulaminu pracy niewątpliwie należy odpowiedzieć na pytanie – jakie konsekwencje dla pracodawcy niesienie za sobą brak wprowadzenia regulaminy pracy?

Niespełnienie obowiązku wydania regulaminu pracy może być kwalifikowane jako wykroczenie pracodawcy przeciwko prawom pracownika, np. w zakresie przepisów o czasie pracy lub przepisów o ochronie pracy kobiet i zatrudnianiu młodocianych. W takim wypadku inspektor pracy w ramach postępowania mandatowego bądź sąd rejonowy mogą ukarać takiego pracodawcę grzywną, która wynosi odpowiednio do 2000 zł oraz od 1000 zł do 30.000 zł. Brak wprowadzenia regulaminu pracy naraża więc pracodawcę na grzywnę w widełkach określonych przez ustawę.

Regulamin pracy- nasze usługi

Nasza kancelaria oferuje pełną i kompleksową pomoc m.in. w zakresie:

• tworzenia regulaminu pracy w oparciu o indywidualne potrzeby przedsiębiorcy (pracodawcy) i branży, w której funkcjonuje,
• opiniowana obowiązujących regulaminów pracy,
• wdrożenia regulaminu pracy u danego przedsiębiorcy (pracodawcy) np. poprzez prowadzenie negocjacji i konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi,

Celem powyższego artykułu było nakreślenie najważniejszych elementów, jakie powinien zawierać regulamin pracy. Opisując poszczególne postanowienia regulaminu, staraliśmy się także wskazać, jak istotna jest zasada zgodności postanowień regulaminu z przepisami wyższej rangi takimi jak na przykład przepisy kodeksu pracy. Nie trudno zauważyć, iż zawarcie odpowiednio skonstruowanego regulaminu pracy niesie za sobą korzyści dla pracownika oraz pracodawcy. W przypadku, gdyby po lekturze powyższego artykułu mieli Państwo dodatkowe pytania dotyczące kwestii regulaminu pracy, zapraszamy do kontaktu z kancelarią.

Autorami artykułu są apl. radc. Urszula Koronowska oraz radca prawny Dominik Bala.