Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – kto i kiedy jest zobowiązany go posiadać?

Obowiązujące przepisy obligują podmioty świadczące usługi drogą elektroniczną do określenia i stosowania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, tj. regulaminu strony internetowej. Brak regulaminu może zostać uznany za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów i ukarany przez UOKiK karą pieniężną w wysokości do 10% przychodu firmy. Przepisy regulujące kwestie związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną są dość skomplikowane i przez to dla wielu usługodawców internetowych niezrozumiałe. Warto zatem uporządkować te zagadnienia i odpowiedzieć na pytanie, w jakich okolicznościach oraz jakie podmioty są zobowiązane określić regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

Pojęcie świadczenia usług drogą elektroniczną

Omawianie zagadnień związanych z obowiązkowym regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną należy rozpocząć od wyjaśnienia samego pojęcia „świadczenia usług drogą elektroniczną”. Nie zawsze bowiem zdajemy sobie sprawę, iż zakładając konto e-mail, czy profil w portalu społecznościowym zawieramy umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną. Wiele podmiotów prowadzących działalność za pośrednictwem Internetu nie jest świadomych, iż oferowanie możliwości korzystania z aplikacji mobilnych, portali branżowych, czy sklepów internetowych, stanowi świadczenie usług drogą elektroniczną. Przedsiębiorca, który nie wie, iż świadczy usługi drogą elektroniczną, nie zdaje sobie również sprawy, jakie obowiązki w tym zakresie na nim spoczywają. Co za tym idzie, naraża się na konsekwencje związane z nieprzestrzeganiem przepisów regulujących omawiane kwestie.

Świadczenie usługi drogą elektroniczną zostało zdefiniowane w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną (u.ś.u.d.e., art. 2 pkt 4) jako wykonanie usługi świadczonej bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłanej i otrzymywanej dzięki urządzeń do elektronicznego przetwarzania, włącznie z kompresją cyfrową, i przechowywania danych, która jest w całości nadawana, odbierana lub transmitowana dzięki sieci telekomunikacyjnej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne.

Jak widać, definicja świadczenia usług drogą elektroniczną jest nie tylko obszerna ale i skomplikowana. Na podstawie lektury przytoczonego przepisu trudno wprost określić, jakie działania powinny być kwalifikowane jako świadczenie usług drogą elektroniczną. Niezbędne jest zatem przeprowadzenie analizy poszczególnych części składowych przytoczonej definicji.

Wykonywanie bez jednoczesnej obecności stron.

Po pierwsze, usługi świadczone drogą elektroniczną są wykonywane bez jednoczesnej obecności stron (na odległość). Ich realizacja (wysyłanie i odbieranie) następuje bez konieczności fizycznego przebywania usługodawcy i usługobiorcy w jedynym miejscu. Decydujące dla określenia, czy dana usługa stanowi usługę świadczoną drogą elektroniczną jest ustalenie, czy może ona zostać wykonana stacjonarnie w placówce handlowej usługodawcy. W przypadku odpowiedzi pozytywnej, usługa nie będzie stanowiła usługi świadczonej elektronicznie, choćby jeżeli do jej realizacji są wykorzystywane urządzenia elektroniczne.

• Przykład: usługą elektroniczną nie będą m. in.: usługa polegająca na badaniu lekarskim w gabinecie lekarskim z zastosowaniem urządzeń elektronicznych, stacjonarna konsultacja z doradcą ubezpieczeniowym, który w celu udzielenia informacji będzie posiadał wgląd do elektronicznego systemu pozwalającego określić proponowane warunki ubezpieczenia, rezerwacja wyjazdu wakacyjnego w lokalu biura podróży przy użyciu sytemu informatycznego obsługiwanego przez pracownika biura.

Wykonywanie na indywidualne żądanie

Kolejnym warunkiem niezbędnym, aby uznać usługę za usługę świadczoną elektronicznie jest ustalenie, iż jej wykonanie odbywa się na indywidualne żądanie usługobiorcy. To od usługobiorcy musi zatem zależeć, kiedy usługa będzie świadczona i w jakim miejscu usługobiorca z niej skorzysta. Omawiane kryterium spełniają zatem aplikacje internetowe, portale społecznościowe oraz większość pozostałych stron internetowych. Z uwagi na brak możliwości decydowania o czasie realizacji usługi, powyższej cechy nie posiadają transmisje danych odbieranych przez nieograniczoną liczbę osób w określonym czasie, np. transmisje telewizyjne, radiowe oraz transmisje internetowe. Nie są one nadawane na zamówienie użytkownika, gdyż czas nadawania określa podmiot emitujący. Usługą taką nie będzie również niezamówiona informacja handlowa. Może być nią natomiast sms lub wiadomość e-mail o ile zostały wywołane przez usługobiorcę.

Przekaz danych

Usługa świadczona elektronicznie stanowi przekaz danych. Tym samym w przypadku, gdy usługa posiada swój substrat materialny (jej przedmiotem nie są dane), nie będzie mogła zostać uznana za usługę świadczoną elektronicznie. Co za tym idzie, usługodawca realizujący takie świadczenie nie będzie zobowiązany do określenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

• Przykład: usługi mające za przedmiot przekaz danych to chociażby możliwość korzystania z wszelkiego rodzaju przeglądarek internetowych, usług poczty elektronicznej czy sklepów internetowych. Usługami świadczonymi drogą elektroniczną nie są jednak (gdyż posiadają substrat materialny) usługi polegające na korzystaniu z różnego rodzaju elektronicznych urządzeń, w tym automatów – bankomatów, biletomatów, urządzeń umożliwiających wjazd na płatny parking lub autostradę.

Substratem materialnym nie są natomiast dobra zamówione na podstawie umowy zawartej elektronicznie, np. rzeczy zakupione przez Internet. Usługą elektroniczną jest w tym przypadku udostępnienie platformy zakupowej umożliwiającej przekaz danych i w konsekwencji nabywanie dóbr za pośrednictwem Internetu.

Wykonywanie przy pomocy urządzeń elektronicznych

Kolejną cechą usługi świadczonej drogą elektroniczną jest fakt jej realizacji przy pomocy urządzeń do elektronicznego przetwarzania. Pojęcie to definiuje się, jako odpowiednik telekomunikacyjnego urządzenia końcowego, o którym mowa w ustawie Prawo telekomunikacyjne. Jest to zatem urządzenie przeznaczone do podłączenia do sieci i umożliwiające nadawanie, odbiór lub transmisję informacji.

• Przykład: Urządzeniami do elektronicznego przetwarzania będą zatem telefony, tablety lub komputery.

Wykorzystanie sieci telekomunikacyjnej

Usługa świadczona elektronicznie jest nadawana, odbierana lub transmitowana dzięki sieci telekomunikacyjnej w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne. W uproszczeniu można określić sieć telekomunikacyjną jako systemy umożliwiające nadawanie, odbiór lub transmisję sygnałów dzięki przewodów, fal radiowych i innych środków. Siecią telekomunikacyjną będzie zatem przede wszystkim Internet.

Usługa nie musi być odpłatna

Cechą usługi świadczonej elektronicznie nie jest natomiast jej odpłatność. Tym samym brak ustalenia wynagrodzenia za usługę nie zwalnia usługodawcy z obowiązku stworzenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Należy jednak pamiętać, iż w obrocie dokonywanym za pośrednictwem Internetu, „opłatą” za świadczone usługi może być nie tylko uiszczenie przez klienta określonej kwoty pieniężnej, ale także wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgody na otrzymywanie informacji handlowych, czy też możliwość wyświetlania reklam dotyczących produktów usługodawcy.

Podmiot zobowiązany do posiadania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną

Po ustaleniu w jakich przypadkach konieczne jest określenie regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, należy wskazać również, które podmioty są zobligowane do wprowadzenia tego regulaminu. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektronicznych nakłada omawiany obowiązek na usługodawcę. Pojęcie usługodawcy zostało zdefiniowane, jako osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która prowadząc, chociażby ubocznie, działalność zarobkową lub zawodową świadczy usługi drogą elektroniczną (art. 2 pkt 6 u.ś.u.d.e.).

Definicja usługodawcy jest zatem szersza, niż pojęcie przedsiębiorcy, o którym mowa w Kodeksie cywilnym i w ustawie Prawo przedsiębiorców. Jak stanowi art. 43¹ Kodeksu cywilnego, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. Działalnością gospodarczą, zgodnie z art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców, jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Działalność usługodawcy, oparta na przepisach ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, nie musi być prowadzona w ramach działalności gospodarczej. Może ona być niezorganizowana i uboczna w stosunku do głównej działalności prowadzonej przez podmiot świadczący usługi. Zatem choćby jeżeli określony podmiot świadczy usługi drogą elektroniczną jedynie incydentalnie, to będzie podlegał rygorom u.ś.u.d.e., w tym obowiązkowi posiadania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Działalność usługodawcy nie musi być również wykonywana w imieniu własnym. Jak zostało wskazane wyżej, cechą usługodawcy świadczącego usługi drogą elektroniczną nie jest także realizowanie usług z nastawieniem na zysk.

Podsumowując, usługodawca internetowy nie musi być przedsiębiorcą (czyli posiadać zarejestrowanej w odpowiedniej ewidencji lub rejestrze działalności gospodarczej) aby ciążył na nim obowiązek określenia regulaminu stron internetowych, którymi usługodawca administruje. Obowiązek wprowadzenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną jest bowiem szerszy niż definicja przedsiębiorcy i dotyczy także podmiotów, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Dla kogo tworzyć regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną?

Obowiązki określone w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie dotyczą wyłącznie relacji przedsiębiorca – konsument. Po pierwsze, jak zostało wskazane wyżej, usługodawcą zobligowanym do opracowania regulaminu strony internetowej nie musi być przedsiębiorca. Po drugie, usługobiorcą może być także osoba niebędąca konsumentem. Zgodnie z definicją przedmiotowego pojęcia zawartą w ustawie o świadczeniu usług droga elektroniczną, usługobiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która korzysta z usługi świadczonej drogą elektroniczną (art. 2 pkt 7 u.ś.u.d.e.). Bez znaczenia jest czy usługobiorca korzysta z usług elektronicznych w celach osobistych, zawodowych, czy związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

• Przykład: aplikacja internetowa przeznaczona do korzystania przez podmioty profesjonalne (lekarzy, weterynarzy, notariuszy czy rzeczoznawców majątkowych) będzie wymagała opracowania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

Usługi niewymagające posiadania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną

Nie wszystkie usługi elektroniczne wymagają określenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i zawartych w niej obowiązków nie stosuje się bowiem do kilku kategorii usług.

Rozpowszechnianie programów radiowych i telewizyjnych

Po pierwsze, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie stosuje się w odniesieniu do rozpowszechniania lub rozprowadzania programów radiowych lub programów telewizyjnych i związanych z nimi przekazów tekstowych w rozumieniu ustawy o radiofonii i telewizji. Należy jednak podkreślić, iż wyłączenie dotyczy to jedynie tradycyjnego przekazu radiowego i telewizyjnego. Nie obejmuje natomiast programów rozpowszechnianych w systemie teleinformatycznym. Nowe usługi medialne, jak telewizja czy radio internetowe, zasadniczo wymagają określenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

Świadczenie usług telekomunikacyjnych

Po drugie, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie stosuje się do świadczenia usług telekomunikacyjnych przez przedsiębiorcę telekomunikacyjnego. Omawiany wyjątek dotyczy usług przekazywania sygnałów w sieci telekomunikacyjnej, realizowanych przez profesjonalny podmiot wykonujący w tym zakresie działalność gospodarczą.

Świadczenie usług za pośrednictwem intranetu

Ostatnią kategorią usług elektronicznych, w odniesieniu do których brak obowiązku stosowania ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną jest świadczenie usług elektronicznych w celach wewnątrzorganizacyjnych usługodawcy. Zgodnie z art. 3 pkt 6 u.ś.u.d.e. przepisów ustawy nie stosuje się do świadczenia usług drogą elektroniczną, o ile odbywa się ono w ramach struktury organizacyjnej usługodawcy, przy czym usługa świadczona drogą elektroniczną służy wyłącznie do kierowania pracą lub procesami gospodarczymi tego podmiotu. Zasadniczo usługi elektroniczne mogą być świadczone nie tylko za pośrednictwem sieci publicznej (Internetu), ale też prywatnej (intranetu). Jednakże do usług świadczonych za pośrednictwem prywatnej sieci nie stosuje się przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Tym samym w firmie, w której istnieje wewnętrzna sieć informatyczna, służąca do ulepszenia komunikacji lub kierowania pracą, nie zachodzi obowiązek określenia i stosowania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

Sankcje za brak regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną

Brak regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, tj. brak regulaminu strony internetowej lub regulaminu sklepu internetowego może zostać uznany za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów. Zgodnie z ustawą o ochronie konkurencji i konsumentów praktyką naruszającą zbiorowe interesy konsumentów sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami zachowanie przedsiębiorcy, w szczególności naruszanie obowiązku udzielania konsumentom rzetelnej, prawdziwej i pełnej informacji (art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów). Dopuszczenie się (choćby nieumyślne) takiej praktyki może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę, przez Prezesa UOKiKu, kary pieniężnej w wysokości do 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary. Prezes UOKiKu posiada uprawnienie do nałożenia kary pieniężnej w wysokości do 2.000.000 zł również na członków zarządu lub wspólników zarządzających, którzy umyślnie doprowadzili do tego, iż kierowana przez nich firma dopuściła się praktyki naruszającej zbiorowe interesy konsumentów.

W decyzji o uznaniu praktyki za naruszającą zbiorowe interesy konsumentów Prezes UOKiKu może nałożyć na przedsiębiorcę również dodatkowe sankcje. Po pierwsze, Prezes UOKiKu jest uprawniony, by zobowiązać w decyzji do złożenia oświadczenia o określonej w decyzji treści i formie. Innymi słowy, ukarany przedsiębiorca może zostać zobligowany do podania do wiadomości (np. za pośrednictwem swojej strony internetowej lub w ogólnopolskiej prasie) faktu dopuszczenia się przedmiotowej praktyki, a ponadto także do zobowiązania się do zaniechania przedmiotowych działań w przyszłości czy też podjęcia działań zaradczych. Po drugie, Prezes UOKiKu posiada kompetencję do nakazania publikacji treści decyzji na koszt przedsiębiorcy. Tym samym, poza dotkliwymi konsekwencjami finansowymi, omawiana decyzja może posiadać także negatywne skutki wizerunkowe.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Usługami świadczonymi drogą elektroniczną są usługi polegające na przesyłaniu danych na żądanie usługobiorcy dzięki urządzeń elektronicznych i systemu teleinformatycznego. Z uwagi na to, iż nie mogą one być świadczone stacjonarnie, nie wymagają fizycznej obecności stron w jednym miejscu.

Świadczenie usług drogą elektroniczną wiążę się z obowiązkiem opracowania i stosowania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, tj. regulaminu strony internetowej lub regulaminu sklepu internetowego w przypadku sprzedaży internetowej (e-commerce). Obowiązek ten ciąży nie tylko na przedsiębiorcach, ale na wszystkich podmiotach będących usługodawcami. Określenie regulaminu powinno nastąpić nie tylko w przypadku, gdy klientem usługodawcy są konsumenci, ale też inni przedsiębiorcy, w tym także osoby prawne. O zagadnieniach dotyczących regulaminu sklepu internetowego piszemy szerzej w artykule na naszym blogu -> kliknij tu.

Brak regulaminu strony internetowej może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary w wysokości do 10% przychodu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary. Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną warto jednak potraktować nie tylko jako kolejny przewidziany prawem obowiązek, ale także jako instrument pozwalający na zabezpieczenie interesów usługodawcy oraz narzędzie do komunikacji z klientem.

Obok kwestii wymaganych przez ustawę, usługodawca może zamieścić w regulaminie szereg korzystnych dla siebie postanowień, które precyzują zasady współpracy z usługobiorcą. Przygotowanie regulaminu strony internetowe pozwala zatem zarówno uniknąć negatywnych konsekwencji przewidzianych przez prawo, jak i optymalnie zabezpieczyć interesy przedsiębiorcy.

Jedną ze specjalizacji naszej Kancelarii Prawnej Capital Legal jest prawo e – commerce.

Przedsiębiorcy świadczący usługi drogą elektroniczną to pokaźne grono naszych klientów.

Potrzebujesz regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną ?

Świadczysz usługi przez internet i nie posiadasz regulaminu strony internetowej ?

Zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.