Rewolucja w fakturach. Wynajmujący mieszkania nie będą z tego zadowoleni

Wprowadzany w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie będzie dotyczyć tylko firm. Wpłynie też na osoby, które nie prowadzą działalności. Na przykład, jeżeli wynajmujesz prywatnie mieszkanie, to od 1 lutego 2026 roku przepisy nałożą na ciebie niespodziewane nowe obowiązki. choćby jeżeli dziś nie masz numeru NIP i nie wystawiasz żadnych faktur, to już niedługo to się zmieni.


KSeF miał wejść w życie w w lipcu 2024 roku, więc zaliczył już roczne opóźnienie. Zgodnie z najnowszą ustawą, okres przejściowy, w którym będzie można przez cały czas używać faktur papierowych lub elektronicznych, potrwa od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r.. Po tym czasie e-fakturowanie stanie się standardem.

Czym jest KSeF i kogo będzie dotyczyć?

Krajowy System e-Faktur (link do strony) to ogólnopolska platforma do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z definicją ustawową, faktura ustrukturyzowana to dokument "wystawiony przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie" (tekst ustawy).

Ma dotyczyć wszystkich podatników VAT (również tych zwolnionych). Dlatego wiele osób może choćby nie wiedzieć, iż system też będzie ich obowiązywać. "Onet" zauważa, iż właściciel wynajmujący mieszkanie jest podatnikiem VAT, najczęściej zwolnionym (ze względu na cele mieszkaniowe lub limit przychodów).

Cytowany w artykule doradca podatkowy Andrzej Nikończyk podkreśla, iż "większość osób w tej sytuacji nie ma o tym pojęcia". Do tej pory brak tej świadomości nie rodził problemów. Jednak KSeF to zmieni, wprowadzając nowe zasady zarówno dla wystawiających, jak i odbiorców faktur.

Plusy i minusy rewolucji KSeF dla wynajmujących mieszkania

KSeF wydaje się niepotrzebną komplikacją dla zwykłych osób prywatnych wynajmujących mieszkania, ale ma też swoje plusy.

Plusy:

Bezpieczeństwo: Faktury są przechowywane w centralnym systemie przez 10 lat. Nie będzie więc ryzyka ich zgubienia lub problemów ze znalezieniem ich w innych papierach.

Porządek w dokumentach: Wszystkie faktury (zarówno wystawione, jak i otrzymane) będą w jednym miejscu online.

Automatyzacja: System ułatwi obieg dokumentów, a także ich archiwizację.

Minusy:

Nowe obowiązki: Konieczność zrozumienia niełatwych przepisów m.in. podatkowych i potrzeba uzyskania NIP (Numer identyfikacji podatkowej).

Więcej biurokracji: Rejestracja w urzędzie skarbowym może być dla niektórych uciążliwe lub nie na rękę.

Kiedy będziesz potrzebować NIP? W dwóch sytuacjach

Problemy dla osób bez NIP mogą pojawić się w dwóch sytuacjach – gdy trzeba będzie wystawić fakturę oraz, co ważniejsze i będzie dotyczyć praktycznie wszystkich wynajmujących, gdy trzeba będzie ją odebrać.

"Wynajmujący powinien więc poinformować sprzedawcę, iż kupuje np. prąd jako podatnik VAT (zwolniony). Poinformowanie sprzedawcy polega na podaniu NIP" – tłumaczy Nikończyk. To oznacza konieczność rejestracji w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT zwolniony.

Co jeżeli nie będziemy mieć NIP-u? Eksperci uspokajają, ale jest pewne "ale"

Co się stanie, jeżeli nie będziesz mieć numeru NIP i przez to nie podasz go np. swojej elektrowni? Na szczęście na ten moment przepisy nie przewidują żadnych kar. Wciąż jednak będzie to problematyczne.

W artykule Onetu doradczyni podatkowa Magdalena Jaworska zauważa, iż "jeśli nabywca nie posiada NIP, nie posługuje się tym numerem i tym samym nie dostarczy go sprzedawcy, to wówczas sprzedawca zapewnia dostęp do faktury poza KSeF".

Brak NIP-u będzie technicznym naruszeniem przepisów, ale nie będzie nic za to grozić. Przynajmniej na razie. Trzeba jednak pamiętać, iż posiadanie tego numeru i odbieranie e-faktur przez KSeF stanie się w przyszłym roku obowiązkiem.