Rola HR w planowaniu e-Doręczeń w firmie

Za wdrożenie e-Doręczeń do organizacji często odpowiadają w dużej mierze administracja i sekretariat. W działania te warto zaangażować również HR – zwłaszcza na etapie planowania. Dlaczego i w jakich obszarach pracownicy tego działu mogą być nieocenioną pomocą? Odpowiedź czeka w artykule.

E-doręczenia – terminy najważniejsze dla przedsiębiorców

Przypomnijmy, iż dla organów administracji publicznej e-Doręczenia obowiązują od 1 stycznia 2025 r. jeżeli chodzi o przedsiębiorców, to w ich przypadku wyznaczono inne terminy, zależne od momentu rozpoczęcia działalności.

Założona w 2025 roku jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka musi uzyskać taki adres od razu. Z kolei spółki, które rozpoczęły działalność przed 2025 r. muszą posiadać adres i ADE do 1 kwietnia 2025 r.

Założenia e-skrzynki lepiej nie odkładać na ostatnią chwilę. Jak wspomnieliśmy we wstępie, w proces warto również włączyć dział HR, dzięki czemu będzie on szybszy i sprawniejszy. Oto obszary, w których mogą pomóc tacy pracownicy.

Komu powierzyć obowiązki? Aspekty HR

Często przedsiębiorcy decydują się na rozszerzenie zakresu osób, które będą miały dostęp do e-korespondencji (względem tej tradycyjnej). Obok osób z działów administracyjnych, role w systemach (uprawniające do odbioru i wysyłki korespondencji lub tylko monitorowania zawartości skrzynki) przydzielane są przedstawicielom działów, które mogą spodziewać się największej ilości e-korespondencji, np. księgowości lub właśnie HR.

W takim przypadku wyznaczony pracownik będzie realizował zadania, które do tej pory mogły nie wynikać z zakresu jego obowiązków. choćby jeżeli dotychczas odpowiadał na korespondencję z ZUS, to monitorowanie poczty przychodzącej w tym obszarze, może być dla niego nowym wyzwaniem, które powinno zostać uwzględnione w opisie zakresu obowiązków.

Właśnie dlatego przedstawiciele działu HR powinni brać udział już w pierwszych rozmowach o tym, jak będzie wyglądać procedura e-Doręczeń w firmie.

„Przegapiona” e-korespondencja

Powiązanie obsługi skrzynki z obowiązkami danego pracownika jest tym istotniejsze, iż w e-skrzynkach obowiązuje fikcja doręczeń. Po upływie 14 dni pismo, które zostało przesłane na e-skrzynkę naszej organizacji, zostaje uznane za skutecznie doręczone.

Jeśli nie wypracujemy w tym zakresie jasnych reguł i odpowiedzialności – nietrudno będzie o przeoczenie, które, w zależności od kalibru korespondencji, może mieć poważne skutki.

Taką sytuację będzie można potraktować jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Rola działu kadr będzie ważna nie tylko na etapie zabezpieczenia takich przypadków przy wdrożeniu e-skrzynki, ale także późniejszego egzekwowania odpowiedzialności.

Uwaga na RODO

Często to działy HR sprawują w firmie pieczę nad dokumentacją ochrony danych osobowych. Pamiętajmy, iż uruchomienie e-skrzynki powinniśmy poprzedzić analizą ryzyka i aktualizacją istniejącej dokumentacji RODO (tej funkcjonującej wewnętrznie – np. rejestru czynności, ale również przekazywanej pracownikom – jak upoważnienia).

Jeśli obowiązek monitorowania e-skrzynki miałaby osoba, która nie jest pracownikiem, tylko współpracownikiem lub innym podmiotem, z którym współpracujemy w obszarze obsługi administracyjnej – zabezpieczenie RODO i tajemnicy przedsiębiorstwa może być jeszcze bardziej pracochłonne (w tym przypadku upoważnienie zdecydowanie nie wystarczy).

Kolejne wyzwania – e-skrzynka pracownika?

Po aktywacji firmowej e-skrzynki i oswojeniu się z jej obsługą, gorąco zachęcamy do sprawdzenia, jakie kolejne wyzwania (ale i ułatwienia) przynosi postępująca elektronizacja działom HR.

E-skrzynka to nie tylko narzędzie dla administracji publicznej i przedsiębiorców. Może założyć ją każdy z nas. jeżeli zrobi to nasz pracownik – a my wypracujemy odpowiednie zasady – możemy korzystać z niej jako środka komunikacji. E-doręczenia mają być sprawniejsze niż poczta tradycyjna i bezpieczniejsze niż e-mail – jeżeli te zapewnienia się sprawdzą, dlaczego nie wykorzystać ich szerzej?

W Olesiński i Wspólnicy wspieramy klientów wdrażających e-Doręczenia – w razie zainteresowania, zapraszamy do kontaktu. Wspólnie wypracujemy rozwiązania pozwalające zabezpieczyć spółkę jako pracodawcę i przedsiębiorcę w tym temacie.