1 rok temu
W grudniu pierwsze spółki będą otrzymywały m.in. od NFZ czy ZUS (katalog podmiotów jest szeroki), wyłącznie wiadomości elektroniczne (zamiast tradycyjnych listów poleconych) na specjalnie w tym celu utworzoną skrzynkę do e-Doręczeń.
W najbliższych miesiącach przedsiębiorcy powinni skupić się na dostosowaniu do nowych zasad.
Założenia e-skrzynki lepiej nie odkładać na ostatnią chwilę i nie pozostawiać wyłącznie w sferze administracji i sekretariatu. W proces powinny również włączyć się działy HR – o czym poniżej.
Więcej informacji o tym, na czym polegają e-Doręczenia w naszym artykule: Doręczenia elektroniczne nadchodzą.
Komu powierzyć obowiązki? Aspekty HR
Często przedsiębiorcy decydują się na rozszerzenie zakresu osób, które będą miały dostęp do e-korespondencji (względem tej tradycyjnej). Obok osób z działów administracyjnych, role w systemach (uprawniające do odbioru i wysyłki korespondencji lub tylko monitorowania zawartości skrzynki) przydzielane są przedstawicielom działów, które mogą spodziewać się największej ilości e-korespondencji, np. księgowości lub właśnie HR.
W takim przypadku wyznaczony pracownik będzie realizował zadania, które do tej pory mogły nie wynikać z zakresu jego obowiązków. choćby jeżeli dotychczas odpowiadał na korespondencję z ZUS, to monitorowanie poczty przychodzącej w tym obszarze, może być dla niego nowym wyzwaniem, które powinno zostać uwzględnione w opisie zakresu obowiązków. Dlatego przedstawiciele działu HR powinni brać udział już w pierwszych rozmowach o tym, jak będzie wyglądać procedura e-Doręczeń w firmie.
„Przegapiona” e-korespondencja
Powiązanie obsługi skrzynki z obowiązkami danego pracownika jest tym istotniejsze, iż w e-skrzynkach obowiązywać będzie fikcja doręczeń. Po upływie 14 dni pismo, które zostanie przesłane na e-skrzynkę naszej organizacji, zostanie uznane za skutecznie doręczone.
Dlatego, jeżeli nie wypracujemy w tym zakresie jasnych reguł i odpowiedzialności – nietrudno będzie o przeoczenie, które, w zależności od kalibru korespondencji, może mieć poważne skutki.
Niewykluczona będzie możliwość potraktowania takich sytuacji jako ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Rola działu kadr będzie ważna nie tylko na etapie zabezpieczenia takich sytuacji przy wdrożeniu e-skrzynki, ale także późniejszego egzekwowania odpowiedzialności.
Uwaga RODO!
Często to działy HR sprawują w firmie pieczę nad dokumentacją ochrony danych osobowych. Pamiętajmy, iż uruchomienie e-skrzynki powinniśmy poprzedzić analizą ryzyka i aktualizacją istniejącej dokumentacji RODO (tej funkcjonującej wewnętrznie – np. rejestru czynności, ale również przekazywanej pracownikom – jak upoważnienia).
Jeśli obowiązek monitorowania e-skrzynki miałaby osoba, która nie jest pracownikiem, tylko współpracownikiem lub innym podmiotem, z którym współpracujemy w obszarze obsługi administracyjnej – zabezpieczenie RODO i tajemnicy przedsiębiorstwa może być jeszcze bardziej pracochłonne (w tym przypadku upoważnienie zdecydowanie nie wystarczy).
Kolejne wyzwania – e-skrzynka pracownika?
Po chwili oddechu, kiedy już aktywujemy firmową e-skrzynkę i oswoimy się z jej obsługą – gorąco zachęcamy do sprawdzenia, jakie kolejne wyzwania (ale i ułatwienia) postępująca elektronizacja przynosi działom HR.
E-skrzynka to nie tylko narzędzie dla administracji publicznej i przedsiębiorców. Może założyć ją każdy z nas. jeżeli zrobi to nasz pracownik – a my wypracujemy odpowiednie zasady – możemy korzystać z niej jako środka komunikacji. E-doręczenia mają być sprawniejsze niż poczta tradycyjna i bezpieczniejsze niż e-mail – jeżeli te zapewnienia się sprawdzą, dlaczego nie wykorzystać ich szerzej?
W Olesiński i Wspólnicy wspieramy klientów wdrażających e-Doręczenia – w razie zainteresowania, zapraszamy do kontaktu. Wspólnie wypracujemy rozwiązania pozwalające zabezpieczyć spółkę jako pracodawcę i przedsiębiorcę w tym temacie.
