Rozporządzenie BHP ustanawia standardy ergonomii. Co z pracą hybrydową? Komentarz dla rp.pl

Ustawodawca czuwa nad ergonomią miejsca pracy

Rozporządzenie MRiPS w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, opublikowane 2 listopada 2023 r. w Dzienniku Ustaw poz. 2367, określa minimalne wymagania jakie spełniać powinny meble biurowe, z których korzysta pracownik (w tym stażysta) – rodzaj biurek, stołów oraz krzeseł. Zgodnie z rozporządzeniem przez stanowisko pracy rozumieć należy przestrzeń pracy wraz z:

1. wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
2. krzesłem i stołem,
3. opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

W przypadku, gdy pracownik korzysta z przenośnego systemu komputerowego i używa go co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca będzie musiał wyposażyć go w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz. Na życzenie pracownika pracodawca wyposaży stanowisko pracy w podnóżek.

Załącznik do rozporządzenia wskazuje m.in., iż krzesło, na którym siedzi pracownik, musi mieć podstawę z kółkami, możliwość regulacji, by nie ograniczać ruchów, wyprofilowane siedzisko oraz oparcie, możliwość obrotu i regulowane podłokietniki. Korzystając z laptopa przez połowę wymiaru czasu pracy pracodawcy będą musieli zagwarantować pracownikom stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę umożliwiającą ustawienie laptopa w ten sposób, by jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu.

Okulary i szkła kontaktowe, czyli legislacja dogania rynek pracy

Nowe przepisy nakładają na firmy obowiązek zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Dotyczy to przypadku, gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy. Obecnie, obowiązek ten dotyczy jedynie okularów korekcyjnych.

W praktyce tego rodzaju dofinansowania z powodzeniem funkcjonują już w firmach i są swego rodzaju benefitem. Już w grudniu 2012 roku Główny Inspektorat Pracy uznał, iż „pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za, tych, którym przysługuje refundacja okularów korygujących wzrok.

Czy rozporządzenie w sprawie BHP stanowisk pracy dotyczy też hybrydowego i zdalnego modelu świadczenia pracy?

Praktycy kadr, płac i HR zastanawiają się czy pracujący zdalnie lub hybrydowo pracownik może domagać się od pracodawcy równoległego wyposażenia stanowiska pracy we wskazane w rozporządzeniu środki i przedmioty? Z analogicznym pytaniem zwróciła się też do mnie Rzeczpospolita, która wczoraj opublikowała moje rozważania i analizę w przedmiotowej sprawie.

Rozporządzenie nie rozstrzyga wprost, czy pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić taki sam sprzęt w domu pracownika pracującego hybrydowo lub zdalnie. Analizując zarówno nowe rozporządzenie, jak i przepisy o pracy zdalnej dochodzę do wniosku, iż wcale nie będzie musiał tego robić.

Kodeks pracy nakazuje pracodawcy zapewnić pracującemu zdalnie jedynie narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy. Znowelizowane rozporządzanie definiuje natomiast stanowisko pracy i jego wyposażenie, a to w przypadku pracy zdalnej musi sobie samodzielnie zorganizować pracownik i oświadczyć pracodawcy, iż posiada odpowiednie warunki by świadczyć pracę zdalną.

Na pierwszy rzut oka w skali jednego pracownika nie są to może gigantyczne koszty. W skali firmy mogą jednak stanowić spore niespodziewane wydatki, a w konsekwencji dodatkowe obciążenie. Szczególnie biorąc pod uwagę mnogość obciążeń nałożonych na przedsiębiorców w ostatnich latach.

Wyłączenie obowiązku wynikającego z art. 212 Kp dotyczącego organizacji stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP przenosi bowiem ten obowiązek na pracownika.

Pracodawcy mają pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów. Od drugiej połowy maja 2024 stanowiska pracy osób wyposażonych w monitory ekranowe będą obligatoryjnie organizowane w ergonomiczny sposób. Wiele firm już dziś fakultatywnie doposażyło stanowisko pracy w dodatkowe akcesoria. Teraz nie będzie to już dobrą wolą a obowiązkiem…