Split payment – co należy wiedzieć o mechanizmie podzielonej płatności?

Zdjęcie: Split payment

Split payment to rozwiązanie, które w Polsce funkcjonuje zaledwie od kilku lat, w związku z czym wciąż nie jest dobrze znane. Sprawdź, jak działa ten mechanizm i jakich przypadków dotyczy. Dowiedz się więcej i rozliczaj się prawidłowo.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP), czyli split payment, to rozwiązanie dotyczące realizowania płatności z wykorzystaniem rachunku VAT. Został wprowadzony stosunkowo niedawno, bo w polskim systemie podatkowym mamy z nim do czynienia od 1 lipca 2018 roku. Niech zatem poniższy tekst posłuży jako prosty przewodnik po meandrach mechanizmu split payment!

Obowiązkowe split payment – ustawa

Do końca ubiegłego roku zgodnie z artykułem 108a ust. 1a ustawy o VAT podatnicy mieli obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności w określonej sytuacji. Chodzi o realizację opłaty za zakupione towary lub też usługi zamieszczone w załączniku nr 15 do ustawy, potwierdzone fakturą, której wartość stanowi kwotę, o której mowa w artykule 19 pkt 2 ustawy z 2018 roku – Prawo przedsiębiorców. Przepis ten został doprecyzowany przez ustawodawcę do kwoty 15 000 złotych brutto.

Split payment – kogo dotyczy?

Od 1 stycznia bieżącego roku podatnicy są zobowiązani do wykorzystania mechanizmu płatności podzielonej, przy realizacji płatności za nabyte towary lub usługi, wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, które są udokumentowane fakturą, której kwota ogółem przekracza wartość 15 000 brutto złotych lub równowartość tej kwoty w walucie obcej. Przy przeliczeniu walutowym stosuje się zasady przeliczania kwot, które obowiązują w celu określenia podstawy opodatkowania.

Potrącenia pozakodeksowe

Od 1 stycznia bieżącego roku, w przypadku potrącenia wierzytelności przepisów dotyczących zarówno korzystania z podzielonej płatności, jak i powinności przyjęcia kwoty należności istniejącej na fakturze z zastosowaniem split paymentu przez wystawiającego fakturę nie stosuje się w zakresie, w jakim kwoty są potrącane.

Zmiany zawarte w artykule 108a ust. 1d ustawy o VAT odnoszą się do niestosowania mechanizmu podzielonej płatności także w przypadku potrąceń pozakodeksowych. Do tej pory brak obowiązku stosowania split paymentu dotyczyło wyłącznie wzajemnych potrąceń wówczas, gdy obie wierzytelności są wymagane i można ich dochodzić przed sądem lub też innym organem państwowym.

Od kiedy obowiązuje mechanizm podzielonej płatności?

W Polsce mechanizm podzielonej płatności obowiązuje już od 1 listopada 2018 roku. Został wprowadzony jako odpowiedź na załatanie luki naszego rodzimego systemu podatkowego. Najważniejszą przyczyną jego wprowadzenia była ciągle powiększająca się szczelina w podatkowa VAT.

Obowiązkowe split payment na stałe zagościł w polskim prawie podatkowym z dniem 1 listopada 2019 roku, zastępując jednocześnie mechanizm odwrotnego obciążenia. Wcześniejsza metoda obarczała nabywcę towarów lub usług obowiązkiem rozliczania podatku VAT.

Mechanizm split payment w praktyce

Zasada działania mechanizmu podzielonej płatności polega na uregulowaniu przez kontrahenta faktury za nabyte towary bądź usługi poprzez tzw. komunikat. Rozdysponuje on całość lub część wartości netto faktury na rachunek bankowy sprzedawcy, a także całość lub część kwoty VAT z tej faktury na rachunek VAT dostawcy. Split payment obowiązuje od listopada 2019 roku i obejmuje jedynie te towary i usługi, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Wątpliwości podatników korzystających z podzielonej płatności

Do dziś wśród podatników pojawiają się wątpliwości co do tego, kiedy split payment jest obowiązkowy, a kiedy dobrowolny. Obowiązek korzystania z podzielonej płatności jest wymierzony w faktury, które opiewają na sumę minimum 15 000 złotych brutto. Faktura taka musi zawierać minimum jedną usługę lub towar wymieniony w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. W podanej sytuacji podatnik może:

• obowiązkowo zapłacić za tę jedną usługę lub towar z wykorzystaniem mechanizmu split paymentu, a resztę należności uiścić przelewem;
• uregulować całość należności z wykorzystaniem podzielonej płatności.

W przypadku, gdy ogólna wartość faktury wynosi minimum 15 000 złotych i w całości dotyczy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, to wówczas całą należność należy zapłacić z wykorzystaniem podzielonej płatności.

Podatnik zwolniony ze split payment

Podatnicy, którzy zostają zwolnieni z obowiązku płacenia podatku VAT, często zastanawiają się, czy są zobowiązani do opłacania faktur z adnotacją świadczącą o wykorzystaniu podzielonej płatności w przypadku faktur na kwotę o wartości minimum 15 000 złotych. W zgodzie z artykułem 19 pkt 2 ustawy o prawie przedsiębiorców podatnicy są obowiązani do płacenia w ten sposób za fakturę o wartości minimum 15 000 złotych.

Dla kogo split payment jest obowiązkowy?

W przepisach i ustawach, które dotyczą podatku VAT, nie ma rozgraniczenia ani wyszczególnienia, iż realizacja faktury z adnotacją o wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności płacą jedynie czynni podatnicy VAT. Zatem do zapłaty za fakturę, której wartość wynosi minimum 15 000 zł, zobowiązani są:

• wszyscy podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą;
• są czynnymi podatnikami VAT;
• przedmiotowo i podmiotowo zwolnieni z obowiązku płacenia VAT-u;
• osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, ale będące zarejestrowane jako podatnicy VAT.

Split payment a płatność gotówkowa

Zastanawiając się może, czy split payment obejmuje transakcje gotówkowe. Odpowiedź na to pytanie jest zdecydowanie przecząca. Nie jest on realizowany w przypadku płatności gotówkowych. Jednak właściciele działalności nie powinni się obawiać, ponieważ nie są zobowiązani do tego, by posługiwać się jedynie metodą przelewu. Mechanizm ten nie jest obowiązkowy w wypadku innych transakcji niż te, które zostały opisane w ustawie o split payment. Tak więc przedsiębiorcy niekorzystający z tej metody mogą dokonywać płatności gotówkowych.

Podzielona płatność i karta płatnicza

Według rządowych ustaleń, w obrębie tzw. białej listy płatności kartą nie uchodzą za transakcje przelewem. Wiąże się to z tym, iż nie dotyczą ich przepisy obowiązujące podatników VAT. W przypadku split paymentu może być on realizowany jedynie w obrębie polecenia przelewu lub polecenia zapłaty. Podzielenie płatności nie ma zatem zastosowania w innych metodach transakcji bezgotówkowych, jak na przykład te z wykorzystaniem karty płatniczej. Kiedy pojawi się konieczność wykorzystania split paymentu, płatność kartą będzie równoznaczna z niewykonaniem obowiązkowego zastosowania się do tego mechanizmu, co może nieść ze sobą negatywne skutki, takich jak pozbawienie kosztów przychodu.

Split payment – księgowanie

W związku z płatnościami w systemie, split payment dochodzi w ewidencji firmy do dodatkowych operacji księgowych. Jest to związane z koniecznością wydzielenia kwoty netto i wartości VAT. W ewidencji zatem muszą zostać uwzględnione operacje, które obciążają rachunek VAT. Wskazane jest powołanie przez jednostkę kont analitycznych, które będą w komitywie z istniejącym już rachunkiem bieżącym. Takie rozszerzenie odbywa się na płaszczyźnie dwóch kont:

• 131-01 – rachunek rozliczeniowy;
• 131-02 – rachunek VAT.

Tego typu rozróżnienie pozwala na dokładniejsze monitorowanie stanu rachunku, ponieważ nie wszystkie zobowiązania finansowe są realizowane z rachunku VAT podmiotu. Wiąże się to również z koniecznością wykazywania informacji o środkach na rachunku, do sprawozdania finansowego.

Faktura split payment – obowiązki stron

Obowiązki sprzedawcy

Kiedy wszystkie warunki dotyczące obowiązkowej podzielonej płatności zostaną spełnione, sprzedawca jest zobowiązany poinformować nabywcę o uiszczeniu płatności z użyciem komunikatu przelewu, który obsługuje split payment. W zgodzie z artykułem 106e ust. 18 ustawy o VAT sprzedawca musi umieścić adnotację „mechanizm podzielonej płatności” na wystawianej fakturze, co poinformuje nabywcę o konieczności jego zastosowania. W przypadku braku wymaganej adnotacji sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej w celu naprawienia błędu.

Obowiązki nabywcy

Nabywca towarów lub usług powinien zwrócić szczególną uwagę na to, czy nabywane przez niego dobra zawierają się w załączniku 15 do ustawy o VAT. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w przypadku braku wymaganej adnotacji na fakturze. Wówczas, pomimo braku takiego zapisu, nabywca jest zobowiązany do uiszczenia płatności przy zastosowaniu mechanizmu płatności podzielonej. Brak adnotacji na fakturze nie zwalnia nabywcy z obowiązku działania zgodnie ze split paymentu.

Split payment – kary za uchylanie się od obowiązku

Tak jak w przypadku każdego obowiązku, tak i w przypadku podzielonej płatności, dla osób unikających korzystania z tego mechanizmu przewidziane są kary.

1. Pierwszą z nich jest brak możliwości wpisania wydatków w koszta, które ponosi nabywca.
2. Drugą, obciążenie w wysokości 30% VAT znajdującego się na fakturze. Podobna kara przysługuje osobom, które na fakturze nie zamieszczą adnotacji na temat podzielonej płatności.
3. Grzywny w wysokości 720 stawek dziennych – w przypadku uchylenia się od split payment, a także 180 stawek za brak adnotacji dla wystawcy faktury.

Unikanie sankcji z tytułu split payment

Wystawiający fakturę sprzedawca będzie mógł uniknąć kary, o ile w inny sposób niż dzięki informacji na fakturze informuje o obowiązku realizacji podzielonej płatności. Następnie sprzedający powinien nanieść na fakturę odpowiednie korekty, które jednoznacznie wskazywać będą na konieczność realizacji płatności poprzez split payment. Warto zwrócić uwagę na szczegóły realizacji całej transakcji, bowiem w przypadku braku takiej adnotacji koszty ponosi głównie sprzedawca.

Mechanizm podzielonej płatności, o ile będzie realizowany prawidłowo i każda ze stron transakcji uniknie błędów w finalizacji płatności przy pomocy faktury, ma wiele zalet. Dzięki dodatkowej ewidencji wynikającej z mechanizmu split payment, przedsiębiorca ma lepszy wgląd zarówno w swój rachunek bieżący, jak i rachunek VAT. Ponadto, dzięki adekwatnemu prowadzeniu operacji fakturowych możliwe będzie odliczenie poniesionych kosztów.