2 dni temu
Wracasz do domu po długim dniu w pracy. W mokry, jesienny wieczór wszystko wydaje się szare. Szarzy ludzie zlewają się z szarym asfaltem. Starasz się wyostrzyć wszystkie zmysły, żeby zauważyć zbliżających się do przejścia przechodniów, tak aby zdążyć wyhamować samochód, kontrolując kątem oka wsteczne lusterko, czy jadący za tobą kierowca jest podobnie skoncentrowany i zauważy twój manewr.
Marzysz już tylko o tym, żeby dotrzeć do mieszkania, przebrać się w ciepły dres i zaparzyć gorącą herbatę Earl Grey. Tymczasem w mieszkaniu wita cię mrok. Przełącznik światła nie reaguje. Sprawdzasz w łazience — to samo. Nie ma prądu. Ale jak? Przecież na korytarzu było światło. Rzut oka na akwarium, które zalegają egipskie ciemności, to kolejny dowód na to, iż w kontaktach też nie ma prądu.
Egipskie ciemności i zagadka rodem z filmów detektywistycznych.
Sprawdzasz bezpieczniki. Te w mieszkaniu są ok, wszystkie włączone. „Może wywaliło na korytarzu” — myślisz? Ale gdzie znaleźć adekwatną skrzynkę. Na Twoim piętrze jest kilkanaście mieszkań, a między nimi stylowo wykończone drewniane, zamykane na zamek szafki skrywające różne instalacje i liczniki. Do której sięgnąć? Przypominasz sobie, iż właściciel mieszkania wysyłał w tej sprawie maila z instrukcją, ale gdzie on był? Nie szukasz. Sięgasz po telefon i wysyłasz do niego wiadomość o treści: „Gdzie znajdują się bezpieczniki na klatce? W mieszkaniu nie ma prądu, mimo iż w bloku jest”.
Po chwili przychodzi odpowiedź. Otwierasz adekwatną szafkę i… wszystko działa. Bezpieczniki na klatce są włączone. Wracasz do właściciela z prośbą o pomoc. Jest już ciemno, a masz wrażenie, iż w mieszkaniu robi się również zimno. Tym razem odpowiedź nie nadchodzi, a przynajmniej nie od razu.
Pół godziny później właściciel pisze, iż próbuje się dodzwonić do zarządcy nieruchomości i rozwiązać problem. Godzinę później dzwoni nieznany numer telefonu. To zarządca nieruchomości kontaktuje się z tobą na prośbę właściciela. Opowiadasz mu o sytuacji, a ten pyta, czy uruchomiłeś prąd i ogrzewanie pilotem. Jakim pilotem, pytasz? Pechowo jesteś w mieszkaniu jednym z czterech lokatorów, wynajmujesz pokój od niedawna, ale nikogo nie ma w domu i zupełnie nie kojarzysz, o jaki pilot może temu człowiekowi chodzić.
Po kolejnej konsultacji telefonicznej z właścicielem okazuje się, iż w mieszkaniu działa system smart home, a pilot przypominający zwykły przełącznik jakiś czas temu odpadł ze ściany i jest schowany w szafce. Znajdujesz pilot, klikasz i nic się nie dzieje. Znowu dzwonisz do zarządcy
nieruchomości. Ten na szczęście domyśla się, iż problemem może być bateria w pilocie. Informuje cię, iż za każdym razem, gdy nastąpi wyłączenie prądu, po jego ponownym uruchomieniu należy aktywować prąd i ogrzewanie w mieszkaniu, klikając w odpowiednie przełączniki na pilocie. Niestety, gdy bateria się wyładuje, nie jesteś w stanie tego zrobić, a wówczas, aby przywrócić energię elektryczną i ciepło, trzeba wymienić ją na nową.
Czterdzieści minut później wkładasz do pilota kupioną w pobliskim markecie baterię CR2032 3 V, klikasz i w mieszkaniu robi się jasno, a po nieco dłużej chwili, również ciepło.
Dla nas, profesjonalnych zarządców najmu, taka sytuacja to chleb powszedni. Teoretycznie bylibyśmy w stanie odpowiedzieć na twój problem szybciej niż właściciel czy spółdzielnia. W praktyce blokuje nas czas: liczba zgłoszeń, maile, telefony, komunikatory. I dokładnie tu wchodzi RentEasy.AI Nasza wirtualna asystentka Zoe potrafi przechwycić takie zgłoszenia, przeanalizować ich treść i samodzielnie udzielić odpowiedzi, zanim ktokolwiek z nas zdąży otworzyć skrzynkę mailową.
Klęska urodzaju — przy kilkudziesięciu najemcach trudno o szybkie reakcje.
Kiedy zarządzasz portfelem kilkudziesięciu czy kilkuset nieruchomości, przypadek opisany wyżej jest jednym z wielu szybkich i prostych do rozwiązania problemów. Niestety nie zawsze jesteśmy w stanie odpowiedzieć na nie tak szybko, jak oczekują najemcy. Nie wynika to ze złej woli, ale z przeciążenia zespołu.
Zoe w RentEasy.AI czyta wszystkie zgłoszenia w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, czy przyszły maile, przez formularz, czy z komunikatora. Klasyfikuje je i natychmiast odpowiada, a do zarządcy trafiają sprawy wymagające decyzji człowieka.
W opisanym wyżej przypadku właściciel, Marek, właściciel trzech mieszkań na wynajem nie korzystał (jeszcze) z usługi zarządzania najmem i wszelkie problemy swoich najemców starał się rozwiązywać samodzielnie. Załóżmy jednak, iż korzysta z usług firmy takiej jak moja. Jakie problemy najemców rozwiązujemy każdego dnia?
Powtarzalne problemy, a mimo to długi czas odpowiedzi.
Wiele spraw jest błahych, ale czasochłonnych. Pytania o bezpieczniki zdarzają się często, podobnie jak te o hasło do routera, termin płatności czynszu oraz zasady zgłaszania usterek. Z perspektywy najemcy to pilne „tu i teraz”, z naszej, to kolejne minuty na odszukanie starego maila i odpisanie.
W RentEasy.AI Zoe ma pod ręką instrukcje, regulaminy i historię zgłoszeń. Odpowiada w kilka sekund. W przypadku awarii potrafi również określić, czy chodzi o drobną usterkę, czy sytuację wymagającą natychmiastowej interwencji.
Zarządzając najmem moich klientów i koordynując pracę zespołu, widziałem, iż sporą część powtarzających się zgłoszeń można obsłużyć znacznie szybciej. Postanowiłem stworzyć narzędzie, które pozwoli zarządcom najmu reagować na potrzeby najemców natychmiast, bez opóźnień wynikających z przepełnionej skrzynki mailowej.
Tak powstała aplikacja RentEasy.Ai. Dzięki sztucznej inteligencji stworzyliśmy Zoe – wirtualną asystentkę, która w czasie rzeczywistym odpowiada na większość zgłoszeń. Gdyby najemca z początku artykułu napisał do Zoe zamiast do właściciela, w ciągu kilku minut otrzymałby instrukcję, zdjęcie pilota oraz informację, iż prąd wróci po wymianie baterii. Bez dzwonienia, bez nerwów, bez angażowania właściciela czy zarządcy.
Zoe potrafi rozpoznać zgłoszenia wymagające natychmiastowej reakcji, jak zalanie czy awaria instalacji. W takich przypadkach natychmiast powiadomi adekwatną ekipę oraz właściciela, oznaczając sprawę jako pilną. Dzięki temu interwencja następuje szybciej, a ryzyko kosztownych szkód jest znacznie mniejsze.
Zautomatyzuj proces rozliczania depozytu z Zoe
Innym tematem, który potrafi ciągnąć się miesiącami jest rozliczenie depozytu. o ile w mieszkaniu doszło do awarii lub szkód spowodowanych przez najemcę, kwota depozytu jest zwykle pomniejszana, co naturalnie rodzi pytania i prośby o dokumentację.
W RentEasy.AI Zoe przejmuje 80-90% tej korespondencji. Zbiera zdjęcia, rachunki i protokoły, porównuje je z umową, przygotowuje klarowne wyjaśnienie oraz propozycję rozliczenia. Do zarządcy trafia już gotowa odpowiedź, do zaakceptowania jednym kliknięciem.
W działalności zarządcy najmu świetne relacje z właścicielami i najemcami są fundamentem rozwoju firmy. Zadowoleni klienci polecają nas dalej, a szybka i skuteczna komunikacja prowadzona przez Zoe pozwala rozwiązywać problemy najemców od ręki.
Czy chodzi o awarie, rozliczenia, sporne kwestie dotyczące depozytu czy choćby pytania tak prozaiczne, jak: „kto wymienia żarówkę?” – Zoe odpowiada natychmiast. Dzięki temu zarządca może zająć się pracą, która rozwija jego biznes.
W tym artykule skupiłem się na perspektywie najemcy. Zachęcam Cię do zapoznania się z punktem widzenia właściciela nieruchomości, który opisałem w poprzednim tekście.
Więcej o samej aplikacji, o tym, jak ograniczać koszty zarządzania nieruchomościami możecie przeczytać w artykule opublikowanym w 33 numerze Strefy Nieruchomości.
Najwięcej dowiesz się jednak bezpośrednio u nas, na www.renteasy.ai. Z chęcią porozmawiamy z Tobą na indywidualnej konsultacji. Zapraszamy!
Partner Strategiczny - Renteasy.Ai
