Status stron transakcji a konieczność korzystania z KSeF

• Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy przede wszystkim od statusu podatnika VAT oraz miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
• Nawet podatnicy zwolnieni z VAT mogą być zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF – jeżeli dokumentują sprzedaż fakturą na żądanie kontrahenta.
• Status nabywcy decyduje nie tylko o obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ale również o sposobie jej doręczenia.

Czy status stron transakcji ma znaczenie dla sposobu korzystania z KSeF?

Tak, wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza zmianę sposobu dokumentowania sprzedaży dla zdecydowanej większości podatników, a sposób korzystania z systemu uzależniony jest od statusu strony transakcji, dokładniej czy podmiot jest sprzedawcą czy nabywcą.

Od statusu strony transakcji zależy:

• czy faktura musi być wystawiona w KSeF,
• czy można zastosować inne formy dokumentowania sprzedaży,
• jak doręczyć fakturę nabywcy.

W praktyce wielu podatników dopiero w trakcie przygotowań do wdrożenia KSeF odkrywa, iż posiada status podatnika VAT.

Kiedy sprzedawca musi wystawiać faktury w KSeF?

Kto musi wystawiać faktury przez KSeF?

Faktury przez KSeF musi wystawiać każdy podatnik posiadający swoją siedzibę, miejsce zamieszkania czy stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Co do zasady przedsiębiorca będzie zobligowany nie tylko do wystawiania, ale i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych.

Punktem wyjścia jest zasada określona w art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wynika z niej, iż podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przepis ten dotyczy wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i korzystających ze zwolnienia z VAT.

Czy mała skala działalności zwalnia z obowiązku stosowania KSeF?

Nie, mała skala działalności przedsiębiorcy nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF. Przepisy nie przewidują stałego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF ze względu na wysokość sprzedaży ani status podatnika zwolnionego z VAT (do 240 000 zł).

Wyjątek dotyczy jedynie okresu przejściowego w 2026 r., w którym część podatników może korzystać z czasowego odroczenia stosowania systemu.

Limit przejściowy w 2026 r.

Po przekroczeniu tego limitu obowiązek stosowania KSeF powstaje natychmiast.

Przykład powstania obowiązku stosowania KSeF z uwagi na przekroczenie limitu przejściowego

Pani Anna wynajmuje odziedziczone mieszkanie. Przez kilka lat lokal był wynajmowany osobom fizycznym na cele mieszkaniowe i nie było potrzeby wystawiania faktur. W 2027 r. lokal został wynajęty firmie szkoleniowej na potrzeby zakwaterowania pracowników. Firma poprosiła o wystawienie faktury, której wartość wynosi 12 000 zł. Mimo iż pani Anna nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów CEIDG i korzysta ze zwolnienia z VAT, musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną – ponieważ dokumentuje sprzedaż na rzecz innego podatnika.

Kiedy sprzedawca nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Podatnicy bez siedziby działalności w Polsce

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy podatników, którzy:

• nie posiadają siedziby działalności w Polsce,
• nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeżeli jednak zagraniczny podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i uczestniczy ono w sprzedaży – obowiązek stosowania KSeF może powstać.

Procedury szczególne oraz procedura SME

W niektórych przypadkach ustawodawca nie tylko zwalnia z obowiązku stosowania KSeF, ale wręcz zakazuje wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zakaz korzystania z KSeF dotyczy w szczególności sprzedaży:

• rozliczanej w procedurach szczególnych VAT,
• objętej procedurą SME.

W takich sytuacjach faktury nie mogą być wystawiane w KSeF.

Status nabywcy a obowiązek korzystania z KSeF

Sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy

Dotyczy to również sytuacji, gdy nabywca formalnie nie prowadzi działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG.

Przykład rozliczenia w KSeF dla odpłatnego udostępnienia magazynu

Pan Tomasz udostępnia odpłatnie część swojej nieruchomości znajomemu przedsiębiorcy na potrzeby przechowywania sprzętu. Nie prowadzi działalności gospodarczej, ale uzyskuje przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia składnika majątku. W takiej sytuacji jest podatnikiem VAT w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług i powinien otrzymać fakturę ustrukturyzowaną.

Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności

Sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej, o ile nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Czy warto wystawiać e-fakturę konsumentom?

Wystawianie e-faktury konsumentom jest rozwiązaniem:

• korzystnym organizacyjnie (wszystkie faktury są w jednym miejscu),
• ograniczającym ryzyko błędnej identyfikacji statusu nabywcy i
• stanowiącym zabezpieczenie przed sankcjami w przyszłości.

Przykład rozliczenia KSeF z uniknięciem ryzyka błędu

Przedsiębiorstwo obsługujące mieszkańców i firmy w zakresie wywozu odpadów przygotowywało się do wdrożenia KSeF. Początkowo planowano rozdzielić klientów na przedsiębiorców i osoby fizyczne. Po analizie okazało się, iż część klientów zmienia status lub podaje nieaktualne dane. Spółka zdecydowała więc o wystawianiu wszystkich faktur w KSeF i przekazywaniu ich wizualizacji klientom indywidualnym e-mailem. Dzięki temu ograniczono ryzyko błędów.

Status nabywcy a sposób doręczenia faktury

Doręczenie faktury pomiędzy podatnikami

Podstawową zasadą jest doręczanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Dotyczy to relacji między podatnikami. W takich przypadkach system pełni funkcję platformy doręczeniowej.

Kiedy faktura może być doręczona poza KSeF?

Istnieją sytuacje, w których faktura – mimo iż wystawiona w KSeF – może być przekazana nabywcy w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. Są cztery główne przypadki, gdy faktura doręczana jest poza KSeF i następuje to, gdy nabywcą jest:

1. podmiot zagraniczny,
2. podmiot bez siedziby w Polsce,
3. podatnik korzystający z procedury SME,
4. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Dlaczego prawidłowe ustalenie statusu nabywcy jest tak ważne?

Status nabywcy wpływa nie tylko na obowiązek wystawienia faktury w KSeF, ale również na sposób jej doręczenia. Od 2027 r. nieprawidłowe stosowanie przepisów w tym zakresie może skutkować sankcjami podatkowymi.

Dlatego przedsiębiorcy powinni wdrożyć procedury pozwalające ustalić:

• czy kontrahent jest podatnikiem VAT,
• czy posiada numer identyfikacyjny VAT,
• czy prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.

KSeF w praktyce – znaczenie oznaczeń w strukturze faktury

W strukturze faktury ustrukturyzowanej pojawiają się pola wymagające identyfikacji statusu nabywcy. Dotyczy to m.in. oznaczeń związanych z:

• jednostkami samorządu terytorialnego (JST),
• grupami VAT.

Ich prawidłowe uzupełnienie wymaga wcześniejszego ustalenia statusu kontrahenta.

Jak przygotować się do stosowania KSeF?

Status sprzedawcy i nabywcy ma najważniejsze znaczenie dla stosowania faktur ustrukturyzowanych. W wielu przypadkach obowiązek korzystania z KSeF obejmuje także podatników, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT.

Rekomendacja eksperta PITax

Dlatego już na etapie wdrożenia systemu warto opracować procedury identyfikacji kontrahentów oraz sposób doręczania faktur w zależności od ich statusu podatkowego. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów oraz przygotować organizację na obowiązkowe stosowanie KSeF w kolejnych latach.