Staż pracy od 2026 r. obejmie umowy zlecenia oraz działalność gospodarczą – nowe zasady ustalania stażu pracy dla sektora prywatnego oraz sektora finansów publicznych

Zdjęcie: Staż pracy od 2026 r. obejmie umowy zlecenia oraz działalność gospodarczą – nowe zasady ustalania stażu pracy dla sektora prywatnego oraz sektora finansów publicznych

Wliczanie okresów prowadzenia pozarolniczej działalności

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 302¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), do okresu zatrudnienia wliczane będą okresy, m.in.:

1. prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), przez którą ustawa uznaje m.in. twórcę i artystę, osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu, wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej, akcjonariusza prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług, komplementariusza w spółce komandytowo-akcyjnej, czy osobę prowadzącą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy Prawo oświatowe oraz pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą ww. działalność, co do zasady, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, a także okresy,
2. wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
3. wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
4. pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 3. lub 4. powyżej,
5. pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
6. pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych, co do zasady, w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Za osobę współpracującą w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy systemowej uznaje się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź umowy zlecenia. Nie dotyczy to jednak osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Wliczanie okresu pracy zarobkowej za granicą

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia od 2026 r. wliczany będzie także udokumentowany okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebyty za granicą u pracodawcy zagranicznego. W niniejszym przypadku nowe przepisy k.p. nie zastrzegają jednak konieczności opłacania składek na ubezpieczenia jako warunku wliczenia takiego okresu do okresu zatrudnienia.

Udowodnienie okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej leży więc po stronie pracownika. Żadne z przepisów nie określają, jakiego dokumentu pracodawca może wymagać od pracownika w celu udowodnienia okresu takiej pracy, jednak wynika z uzasadnienia do wprowadzanej nowelizacji, może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Przykładowo mogą być to dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę. Wiarygodność takich dokumentów przedstawionych przez pracownika ocenia pracodawca, a w razie sporu – ostateczne rozstrzygnięcie o zaliczenie takich okresów do okresu zatrudnienia należy do sądu pracy.

Inne okresy wliczane do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze

Ponadto, do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wskutek nowelizacji ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy, zostanie zaliczony także okres odpłatnego zatrudnienia skazanych, z wyłączeniem umów o dzieło.

Dodatkowo, zgodnie z treścią art. 302 k.p. do okresu zatrudnienia wliczany będzie także okres służby w: Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami.

Konsekwencje dla pracodawców

Z punktu widzenia pracodawcy, po wprowadzeniu zmian ustawy najważniejsze będą dwie kwestie związane z zakładowym i ogólnym stażem pracy pracownika.

Obowiązujące przepisy przewidują w tym zakresie:

1. „zakładowy staż pracy” – to jest wyliczanie okresu zatrudnienia pracownika, od którego zależy dane uprawnienie wynikające ze stosunku pracy, tylko okresu pracy u danego pracodawcy, co wiąże się na przykład z ustalaniem długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony, wysokości odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika, czy też odprawy pośmiertnej,
2. „ogólny staż pracy” – to jest wyliczanie okresu zatrudnienia pracownika, od którego zależy dane uprawnienie wynikające ze stosunku pracy, okresów pracy u wszystkich pracodawców, co dotyczy m.in. ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika, nabycia prawa do urlopu wychowawczego, czy też wyliczenia posiadanego doświadczenia zawodowego.

Po wejściu w życie nowelizacji, do stażu pracy osób zatrudnionych przykładowo przez kilka czy kilkanaście lat na podstawie umowy zlecenia, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czy też pracujących za granicą zaliczane będą także i te okresy, co rzutować będzie m.in. na prawo pracownika do dłuższego urlopu wypoczynkowego, dłuższego okresu wypowiedzenia, wysokości odprawy, czy też wymaganego na danym stanowisku doświadczenia.

Obowiązek udowodnienia długości stażu pracy

Ustawodawca przewiduje, iż ciężar dowodu związany z długością posiadanego stażu pracy spoczywa na pracowniku. To on musi udokumentować okres prowadzenia działalności gospodarczej, pracy na podstawie umów zlecenia, czy też pracy za granicą.

Okresy, które wliczane mają zostać do stażu pracy potwierdzane będą co do zasady zaświadczeniem wydanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu, czy o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu, a także dokumentami potwierdzającymi zawarcie i wykonywanie umów zlecenia (umów o świadczenie usług, czy umów agencyjnych), bądź też dokumentacją zagraniczną.

Wniosek o wydanie zaświadczenia złożony może zostać do ZUSu w postaci elektronicznej dzięki profilu informacyjnego, a organ rentowy zobowiązany jest do wydania zaświadczenia bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu wniosku osoby uprawnionej.

Co do zasady, w praktyce nie będzie problemów z potwierdzaniem okresów zatrudnienia niepracowniczego przypadających po reformie ZUS dokonanej od 1 stycznia 1999 r., ponieważ od tego dnia informacje o wysokości składek na poszczególne ubezpieczenia ewidencjonuje się na kontach ubezpieczonych oraz kontach płatników składek w systemie teleinformatycznym ZUS.

W przypadku braku danych dotyczących okresów podlegania ubezpieczeniom czy podstaw wymiaru składek zleceniobiorców w systemie teleinformatycznym ZUS, czy też zatrudnienia poza granicami kraju – pracodawca będzie mógł dokonać zaliczenia innych okresów do okresów zatrudnienia na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika i to na pracowniku spoczywał będzie ciężar udowodnienia swojego niepracowniczego okresu zatrudnienia.

Przepisy ustawy nie określają, jakie inne (oprócz zaświadczenia ZUS), dokumenty mogą być podstawą wliczenia okresu pracy do stażu pracy. Będzie to mógł być więc każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdzi wykonywanie innej pracy zarobkowej. Co do zasady dopuszczalne będą złożone przez pracownika: oświadczenie o zatrudnieniu od pracodawcy zagranicznego, oświadczenie od zleceniodawcy, umowa o wykonywaniu pracy zarobkowej z pracodawcą zagranicznym, świadectwa pracy wydawane w innym państwie, a także dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub inne dokumenty, które pracownik uzna za istotne w tej kwestii.

To pracodawca będzie dokonywał oceny przedłożonych przez pracownika dokumentów i decydował o wliczaniu okresów wykonywania pracy do stażu pracy na ich podstawie. W przypadku wątpliwości może odmówić zaliczenia danego okresu pracy lub zażądać dodatkowych dokumentów, natomiast pracownik, któremu pracodawca odmówi zaliczenia takich okresów do stażu pracy – może zwrócić się o ostateczne rozstrzygnięcie tej sprawy do sądu pracy.

Nowe obowiązki dla działów HR

Nowelizacja ustawy w praktyce oznacza konieczność dostosowania procedur kadrowych, wewnętrznych dokumentów, takich jak regulaminy wynagradzania oraz polityki HR do nowych przepisów.

Jeśli pracownik dotychczas zatrudniony był na umowie zlecenia, a następnie zawarto z nim umowę o pracę, po wejściu w życie nowych przepisów należało będzie doliczyć mu okres zatrudnienia na umowie zlecenia do jego zakładowego stażu pracy. Efekt? Możliwy dłuższy urlop wypoczynkowy, wyższa odprawa, dłuższy okres wypowiedzenia, czy też możliwość uzyskania dodatku stażowego. Także każdy nowy kandydat do pracy będzie mógł przedstawić dokumentację o wcześniejszym zatrudnieniu oraz zażądać uznania go przy świadczeniach pracowniczych, takich jak wyliczanie urlopu czy dodatku stażowego.

Wobec powyższego, jak do wprowadzonych zmian powinien przygotować się pracodawca?

W pierwszej kolejności zalecamy:

1. Zidentyfikować pracowników z innymi, wcześniejszymi formami współpracy – warto ustalić, którzy pracownicy wcześniej świadczyli pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, czy świadcząc pracę za granicą. Pozwoli to określić ich staż pracy zgodnie z nowymi przepisami.
   
2. Przygotować procedury przyjmowania i weryfikowania zaświadczeń z ZUS, a także przygotować się na możliwe zmiany posiadanej dokumentacji wewnętrznej – konieczne może być opracowanie wewnętrznych zasad przyjmowania dokumentów potwierdzających inne okresy zatrudnienia oraz zasady ich weryfikacji. W razie potrzeby należy także zaktualizować dokumentację kadrową i regulaminy wynagradzania.
3. Zabezpieczyć czas i zasoby działu HR – po wejściu w życie nowych przepisów można spodziewać się dużej liczby wniosków od pracowników. Dlatego warto już teraz zaplanować odpowiednie zasoby personalne i czasowe w dziale kadr.
4. Uwzględnić potencjalny wzrost kosztów – nowe regulacje mogą wiązać się ze zwiększeniem kosztów po stronie pracodawcy. Zalecamy z wyprzedzeniem przeanalizować budżet i zabezpieczyć ewentualne środki finansowe.

Podsumowanie

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy rozszerzająca katalog okoliczności wliczanych do stażu pracy to realna zmiana wpływająca na funkcjonowanie wielu firm. Warto już dziś rozpocząć przegląd umów i praktyk zatrudnieniowych, by dostosować działanie swojej firmy do nowych obowiązków.

Jeśli potrzebują Państwo analizy, jak zmiany mogą wpłynąć na Państwa jako pracodawców, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Chętnie pomożemy w przygotowaniu się do nowych regulacji, a także przeprowadzeniu całego procesu związanego z wdrożeniem wprowadzonych w ustawie zmian.

Artykuł autorstwa: r. pr. Karolina Zarzycka

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]