2 tygodni temu
Przepisy o ochronie sygnalistów weszły w życie częściowo już 25.9.2024 r. Oznacza to, iż firmy od dawna powinny posiadać odpowiednie procedury wewnętrzne regulujące tę materię. Niedawno (25.12.2024 r.) przyszedł z kolei czas na uruchomienie mechanizmów zewnętrznych. Umożliwiają one zawiadamianie organów publicznych o nieprawidłowościach u pracodawcy. Musiały je wdrożyć terenowe i centralne organy administracji rządowej, a także jednostki samorządu terytorialnego i podmioty wykonujące z mocy prawa działania z zakresu administracji publicznej.
Gwarancja poufności
– Jednocześnie ustawodawca nałożył na te podmioty obowiązek zagwarantowania ochrony poufności informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – przypomina radca prawny Artur Klepacki, dyrektor departamentu informatyki i cyberbezpieczeństwa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
A nie we wszystkich przypadkach będzie to możliwe. – Chodzi o sytuacje, gdy sygnalista wystąpi o zaświadczenie potwierdzające ochronę, jaka przysługuje mu z mocy prawa – mówi ekspert.
Jest to dokument wydawany przez organ publiczny na wniosek osoby zgłaszającej, jeżeli zostaną spełnione dwie przesłanki, tj. informacja będzie dotyczyła naruszenia prawa oraz została uzyskana w kontekście związanym z pracą.
– Co prawda sygnalista domagający się wydania zaświadczenia musi ujawnić swoje dane danemu organowi, nie powinny one jednak zostać udostępnione nieupoważnionym osobom – zaznacza mec. Artur Klepacki.
Problem w tym, iż tożsamość sygnalisty może zostać zdemaskowana z uwagi na przepisy ustawy o opłacie skarbowej, i to zarówno w przypadku uiszczenia należności, jak i zaniechania tego obowiązku. – Nastąpi to bez wyraźnej zgody sygnalisty i bez związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi czy sądowymi prowadzonymi przez sądy– zaznacza ekspert.
Jak to możliwe? Dyrektor Klepacki tłumaczy, iż obowiązek wniesienia opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia, a dokonuje się jej w kasie adekwatnego organu podatkowego lub na jego rachunek. – Niezależnie od sposobu uiszczenia odpowiedniej kwoty z tego tytułu należy wpisać imię i nazwisko oraz adres wpłacającego, a także numer PESEL – wyjaśnia.
Dalej podkreśla, iż składając wniosek, sygnalista zobowiązany jest dołączyć dowód zapłaty. A wydając jemu zaświadczenie, organ zamieszcza na dokumencie adnotację w tym zakresie.
– Natomiast w przypadku nieuiszczenia odpowiedniej sumy bądź niedołączenia dowodu jej zapłaty podmiot, który będzie zajmował się zgłoszeniem, musi przekazać organowi podatkowemu zbiorczą informację o takich przypadkach. Informacja ta obejmuje m.in. imię i nazwisko sygnalisty, jak i rodzaj czynności, od której nie uiszczono należnej opłaty skarbowej – mówi.
W konsekwencji, jak zaznacza, zażądanie przez sygnalistę wydania zaświadczenia w każdym przypadku będzie wiązało się z ujawnieniem jego danych osobowych organowi podatkowemu adekwatnemu w sprawie opłaty skarbowej.
Potrzebna nowelizacja
Zdaniem eksperta uzasadniona jest zatem korekta przepisów. – Chodzi o brzmienia art. 2 ust. 1 ustawy o opłacie skarbowej poprzez jednoznaczne zwolnienie z niej zaświadczeń wydawanych na żądanie sygnalisty – mówi ekspert. W przeciwnym wypadku istnieje prawdopodobieństwo zagrożenia dla poufności tożsamości sygnalisty.
– W pewnych okolicznościach może też dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, w tym wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasadę minimalizacji danych– zauważa dyrektor w UODO.
Gniewomir Wycichowski-Kuchta, prawnik z kancelarii DZP, przyznaje, iż problem dotyczący przetwarzania danych sygnalistów przy okazji potencjalnej konieczności uiszczenia opłaty skarbowej jest realny i wymaga interwencji ustawodawcy. – Jednak nie przewiduję, żeby jego skala była zbyt duża – dodaje. Jak przypomina, korzystanie z ochrony przysługującej sygnalistom jest związane z dokonaniem zgłoszenia, a nie otrzymaniem zaświadczenia. – Zaświadczenie ma jedynie uprościć postępowanie dowodowe – wyjaśnia.
W ocenie eksperta docelowym rozwiązaniem powinno być zwolnienie potencjalnych sygnalistów z opłaty skarbowej, tak, by nie występowały przypadki, w których organ publiczny musi ujawnić organom podatkowym dane potencjalnych sygnalistów.
Pilotujący ustawę o sygnalistach resort rodziny w odpowiedzi na pytania „Rz” wskazuje, iż w sprawie o wydanie zaświadczenia „zasadne wydaje się przyjęcie”, iż jest ono zwolnione z opłaty skarbowej, bowiem zgodnie z załącznikiem do ustawy o opłacie skarbowej zaświadczenie wydawane w interesie publicznym jej nie podlega.
Artur Klepacki ma wątpliwości. – Taka interpretacja wymagałaby szerokiego rozumienia „interesu publicznego”, co jest trudne do pogodzenia z treścią art. 38 ustawy o ochronie sygnalistów i motywem 90 dyrektywy 2019/1937 – uważa.
