Sygnalista nie stoi ponad prawem. Gdzie kończy się ochrona zgłaszającego, a zaczyna prawo przedsiębiorcy do obrony?

Zdjęcie: Sygnalista nie stoi ponad prawem. Gdzie kończy się ochrona zgłaszającego, a zaczyna prawo przedsiębiorcy do obrony?

Sygnalista nie stoi ponad prawem. Gdzie kończy się ochrona zgłaszającego, a zaczyna prawo przedsiębiorcy do obrony? Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów spowodowało, iż dyskusja wokół nowych obowiązków przedsiębiorców koncentruje się przede wszystkim na konieczności wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz ochronie osób ujawniających naruszenia prawa. To naturalne, ponieważ taki był podstawowy cel ustawodawcy. Znacznie rzadziej zadaje się jednak pytanie, czy i w jakim zakresie ochronie podlega również sam przedsiębiorca. Tymczasem dobrze funkcjonujący system zgłoszeń powinien chronić nie tylko sygnalistę, ale także organizację przed nadużyciami oraz nieuzasadnionym naruszeniem jej interesów. W debacie publicznej można odnieść wrażenie, iż osoba określająca się mianem sygnalisty uzyskuje swoisty immunitet. Takie przekonanie nie znajduje jednak oparcia ani w przepisach ustawy, ani w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, którą ustawa implementuje. Ochrona przysługuje wyłącznie osobie, która w momencie dokonywania zgłoszenia miała uzasadnione podstawy sądzić, iż przekazywane informacje są prawdziwe oraz iż dotyczą naruszenia prawa objętego zakresem ustawy. Nie oznacza to obowiązku udowodnienia naruszenia, ale równie daleko idącym błędem byłoby przyjęcie, iż każde zgłoszenie – niezależnie od jego motywów i treści – automatycznie korzysta z pełnej ochrony prawnej. To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie dla praktyki przedsiębiorców. Ustawa nie wymaga od sygnalisty nieomylności. Nie ponosi on negatywnych konsekwencji tylko dlatego, iż postępowanie wyjaśniające ostatecznie nie potwierdziło naruszenia. Istotne jest bowiem to, czy dysponował obiektywnie uzasadnionymi podstawami do dokonania zgłoszenia. Jednocześnie ochrona nie została przewidziana dla osób świadomie przekazujących informacje nieprawdziwe. Ustawodawca wyraźnie przewidział odpowiedzialność za świadome zgłoszenie lub ujawnienie publiczne nieprawdziwych informacji, a ponadto przyznał osobie, która poniosła z tego tytułu szkodę, prawo do dochodzenia jej naprawienia. Oznacza to, iż procedura zgłoszeń nie może być traktowana jako narzędzie prowadzenia sporów personalnych, element negocjacji z pracodawcą czy sposób wywierania presji na organizację. W praktyce właśnie ten obszar może rodzić największe trudności. Nie jest bowiem wykluczone, iż zgłoszenie zostanie złożone w okresie konfliktu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, bezpośrednio przed planowanym rozwiązaniem umowy o pracę albo w trakcie postępowania dyscyplinarnego. Sam moment dokonania zgłoszenia nie przesądza jednak ani o jego zasadności, ani o nadużyciu prawa. Przedsiębiorca nie powinien automatycznie zakładać złej wiary zgłaszającego, ale równie błędne byłoby przyjęcie, iż od tej chwili traci możliwość rzetelnego wyjaśnienia sprawy. Wręcz przeciwnie – obowiązek przeprowadzenia obiektywnego postępowania wyjaśniającego stanowi jeden z podstawowych elementów systemu ochrony sygnalistów. Nie można skutecznie chronić zgłaszającego, rezygnując jednocześnie z weryfikacji zgłaszanych okoliczności. Jeszcze bardziej złożony problem powstaje w przypadku kolizji pomiędzy zgłoszeniem a obowiązkiem zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy często zadają pytanie, czy sygnalista może kopiować dokumenty, przesyłać je na prywatną skrzynkę poczty elektronicznej albo wynosić poufne informacje z organizacji, powołując się następnie na ustawową ochronę. Odpowiedź nie jest ani jednoznacznie twierdząca, ani przecząca. Ustawa nie tworzy generalnego zwolnienia z obowiązku zachowania poufności. Ochrona sygnalisty nie oznacza dowolności w dysponowaniu informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa. W doktrynie trafnie wskazuje się, iż ujawnienie takich informacji może korzystać z ochrony wyłącznie w takim zakresie, w jakim pozostaje konieczne i proporcjonalne do dokonania zgłoszenia przewidzianego ustawą. Sam status sygnalisty nie daje prawa do swobodnego kopiowania baz klientów, dokumentacji technicznej, kodów źródłowych, analiz finansowych czy innych informacji posiadających wartość gospodarczą tylko dlatego, iż mogą one okazać się przydatne w przyszłym sporze z pracodawcą. To właśnie zasada proporcjonalności powinna stanowić podstawowe kryterium oceny zachowania sygnalisty. Czym innym jest przekazanie dokumentu niezbędnego do wykazania konkretnego naruszenia prawa, a czym innym masowe kopiowanie zasobów przedsiębiorstwa „na wszelki wypadek”. W tym drugim przypadku trudno byłoby znaleźć przekonujące uzasadnienie dla objęcia takiego działania ochroną przewidzianą ustawą. W dalszym ciągu zastosowanie znajdują bowiem przepisy dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, zobowiązań do zachowania poufności czy odpowiedzialności cywilnej za wyrządzenie szkody. Nie oznacza to oczywiście, iż przedsiębiorca może odpowiadać na każde zgłoszenie wszczęciem postępowania przeciwko sygnaliście. Takie działanie mogłoby samo w sobie zostać uznane za niedopuszczalne działanie odwetowe. W praktyce konieczne jest zachowanie szczególnej ostrożności. Postępowanie wyjaśniające powinno koncentrować się na treści zgłoszenia, a nie na osobie zgłaszającego. Każde działanie wobec sygnalisty musi być uzasadnione okolicznościami niezależnymi od samego faktu dokonania zgłoszenia. Ciężar wykazania, iż podjęte decyzje nie stanowiły odwetu, będzie co do zasady spoczywał na przedsiębiorcy. Z perspektywy zarządu oznacza to potrzebę zachowania szczególnej dyscypliny organizacyjnej. W praktyce największym zagrożeniem nie jest samo zgłoszenie, ale sposób reakcji organizacji. Chaotyczne działania, próba szybkiego ustalenia autora zgłoszenia, pochopne odsunięcie pracownika od obowiązków czy niekontrolowane przeglądanie korespondencji elektronicznej mogą wygenerować znacznie większe ryzyko prawne niż pierwotne naruszenie, którego dotyczyło zgłoszenie. Dlatego procedura zgłoszeń nie powinna być postrzegana wyłącznie jako obowiązek wynikający z ustawy. Jest ona elementem systemu zarządzania ryzykiem prawnym przedsiębiorstwa. o ile została adekwatnie zaprojektowana, chroni interes publiczny poprzez umożliwienie ujawnienia naruszeń prawa, ale jednocześnie zabezpiecza uzasadnione interesy organizacji przed instrumentalnym wykorzystywaniem instytucji sygnalisty. Tylko zachowanie tej równowagi pozwala osiągnąć cel, który przyświecał zarówno unijnemu, jak i krajowemu ustawodawcy. Ochrona sygnalistów jest jedną z najważniejszych instytucji współczesnego systemu compliance. Nie może jednak prowadzić do wniosku, iż osoba dokonująca zgłoszenia znajduje się poza granicami odpowiedzialności prawnej lub uzyskuje nieograniczone prawo do dysponowania poufnymi informacjami przedsiębiorcy. Równie niebezpieczne byłoby jednak traktowanie każdego zgłoszenia jako ataku na organizację. Zadaniem profesjonalnie zarządzanego przedsiębiorstwa jest stworzenie takiego modelu postępowania, który zapewni rzeczywistą ochronę sygnalistom działającym zgodnie z prawem, a jednocześnie pozwoli skutecznie reagować na przypadki nadużywania tej instytucji. Dopiero takie podejście realizuje ideę nowoczesnego compliance – opartego nie na formalnym spełnieniu obowiązków ustawowych, ale na rozsądnym wyważeniu praw i obowiązków wszystkich uczestników organizacji. Autor: Jarosław Chałas Partner Zarządzający, Radca Prawny Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy Dowiedz się więcej: prawo pracy