System VIES — czym jest i do czego służy?

System VIES, to niezbędnik każdego przedsiębiorcy, który prowadzi interesy na terenie Unii Europejskiej. Ta wyszukiwarka pozwala łatwo sprawdzić informacje o zagranicznych kontrahentach. Co to za system, jak działa i dlaczego jest istotny wśród przedsiębiorców?

Co to jest system VIES?

VIES (VAT Information and Exchange System) to wyszukiwarka uruchomiona przez Komisję Europejską. Jest to internetowy system wymiany informacji o VAT. Pozwala on sprawdzać numery identyfikacyjne VAT europejskich podmiotów gospodarczych, które są zarejestrowane dla potrzeb transakcji transgranicznych.

Mówiąc prościej, jest to system, w którym po numerze NIP UE możesz sprawdzić, czy kontrahent jest faktycznie zarejestrowany na potrzeby VAT UE. System podaje dwa typy informacji zwrotnej

• informacja o VAT UE istnieje (numer aktywny)
• informacja o VAT UE nie istnieje (numer nieaktywny)

Sprawdź, kogo dotyczy rejestracja dla celów VAT UE.

System został uruchomiony dla ułatwienia i ulepszenia wymiany informacji związanych z podatkiem VAT między krajami członkowskimi UE. Jego głównym celem jest walka z oszustwami podatkowymi, zwłaszcza w kontekście handlu transgranicznego.

Polskim odpowiednikiem systemu VIES jest Biała lista podatników VAT.

Zasady systemu VIES

Każdy podatnik VAT, który prowadzi transakcje z podmiotami zagranicznymi w zakresie wymiany usług lub towarów, ma obowiązek rejestracji do VAT UE w kraju, w którym prowadzi działalność gospodarczą.

System VIES opiera się na współpracy między organami podatkowymi państw członkowskich UE. Jednocześnie tworzy on jednolitą wyszukiwarkę, w której gromadzone są informacje o zarejestrowanych podatnikach. Dzięki temu organy podatkowe, ale i przedsiębiorcy mogą w prosty sposób weryfikować status podatnika i sprawdzać, czy dany podmiot jest uprawniony do korzystania chociażby z preferencyjnych stawek VAT w transakcjach międzykrajowych.

Tutaj sprawdzisz kontrahenta w systemie VIES.

Jak znaleźć się w systemie VIES?

W systemie VIES są zgromadzeni podatnicy zarejestrowani do VAT UE. Status czynnego podatnika w ramach VAT UE otrzymuje się po złożeniu odpowiedniego wniosku, dokładniej wniosku VAT-R do odpowiedniego urzędu skarbowego. Numer VAT UE to nic innego jak numer NIP z przedrostkiem „PL”. To właśnie tym numerem należy się posługiwać podczas każdej transgranicznej transakcji w obrębie UE.

Pamiętaj

Rejestracja do VAT UE = Widoczność w bazie VIES

Korzyści płynące z systemu VIES

System VIES daje wiele korzyści przedsiębiorcom, którzy go używają.

• Redukcja oszustw podatkowych: system VIES stanowi istotne narzędzie w zwalczaniu oszustw podatkowych poprzez zapobieganie fałszowaniu danych w zakresie VAT
• Łatwy dostęp do informacji: każde państwo członkowskie ma dostęp do bieżących danych dotyczących podatników VAT w innych krajach
• Usprawnienie handlu transgranicznego: system VIES umożliwia szybką weryfikację statusu podatników VAT i zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji między krajami UE

Weryfikacja w systemie VIES

Weryfikacja w systemie VIES ma duże znaczenie przy rozliczeniach VAT. Ma bezpośredni wpływ na zastosowanie prawidłowej stawki VAT z tytułu dostawy towarów do UE. W sytuacji, w której sprzedajesz towar dla kontrahenta z UE, masz prawo zastosować stawkę 0%, gdy kontrahent widnieje w systemie VIES. Jest to jeden z warunków zastosowania obniżonej stawki.

Czytaj więcej o warunkach zastosowania stawki 0% przy WDT.

Działa to tak samo w drugą stronę, gdy polski przedsiębiorca chce dokonać zakupu od kontrahenta z UE. Najpierw musi sprawdzić, czy kontrahent jest widoczny w systemie VIES, aby móc skorzystać z obniżonej stawki VAT jako kupujący.

Ważne

Siebie również możesz sprawdzić w systemie VIES. Warto robić to regularnie, ponieważ istnieje szansa wykreślenia, a naczelnik urzędu skarbowego nie ma obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o tym fakcie.

Kiedy może dojść do wykreślenia podatnika z VAT UE

W niektórych przypadkach, mimo wcześniejszej rejestracji na potrzeby transakcji w ramach VAT UE, urząd może podjąć decyzję o wykreśleniu przedsiębiorcy. Dzieje się tak w kilku sytuacjach

• w przypadku braku składania deklaracji JPK przez czynnych podatników
• w przypadku składania zerowych deklaracji JPK przez czynnych podatników
• w przypadku braku składania deklaracji VAT UE przez podatników VAT czynnych oraz podatników zwolnionych

Pamiętaj

Jeśli nie miała miejsca żadna transakcja zagraniczna, przedsiębiorca nie składa informacji VAT UE (tzw. zerowa informacja VAT UE). W takiej sytuacji nie grozi mu wykreślenie z VAT UE.

Status aktywnego podatnika w systemie VIES w niektórych sytuacjach jest konieczny. Z pewnością jest również zachętą dla innych podmiotów zagranicznych do zawierania transakcji z polskimi przedsiębiorcami. Warto zorientować się w zasadach w temacie transakcji unijnych w obrębie UE. Dzięki temu możesz łatwo korzystać z narzędzi takich jak system VIES.