Teatr Polski w Bydgoszczy wciąż w remoncie

Po kontroli rozbudowy Teatru Polskiego w Bydgoszczy NIK negatywnie oceniła zarówno przygotowanie i realizację inwestycji ze strony władz teatru, jak i sprawowanie nad nią nadzoru przez Urząd Miasta Bydgoszczy. Prace, które miały się zakończyć do listopada 2023 r. wciąż trwają, a koszt inwestycji, w okresie objętym kontrolą, wzrósł o około 5 mln zł - do niemal 45 mln zł.

Problemy ze sprawnym i efektywnym przeprowadzeniem remontu miały związek z nierzetelnym zaplanowaniem inwestycji, wielokrotnymi modyfikacjami jej koncepcji i zakresu prac, a także z próbami zmiany źródła finansowania. Z kolei już w trakcie prowadzonych robót, ze względu na wprowadzone zmiany konstrukcyjne nadbudowanej części teatru oraz jego stropów, konieczne stało się zlecenie prac dodatkowych i zamiennych. Przyjęto bowiem inne rozwiązania niż przewidziane w projekcie. W kolejnym etapie modernizacji zmieniono również m.in. technologię wykonania ścian fundamentowych i wymieniono grunty pod widownią, co także nie było planowane. NIK nie podważa ani zasadności, ani dopuszczalności tych zmian.

Rażącym przykładem nieprawidłowego działania była natomiast zmiana zakresu prac dotyczących najważniejszej części teatru, czyli sceny. Kosztowały one dodatkowo 600 tys. zł i zostały wprowadzone do umowy z naruszeniem prawa zamówień publicznych. O tym, iż część planowanych w tym zakresie rozwiązań (np. oświetlenie żarowe zamiast ledowego) jest przestarzała, sygnalizowano już na etapie przetargu. Urząd miasta nie zgadzał się jednak na dokonanie zmian specyfikacji zamówienia w tym zakresie i kategorycznie odrzucał propozycje zgłaszane w tamtym czasie przez potencjalnych wykonawców, dysponujących technologią ostatecznie i tak wprowadzoną aneksem do zawartej umowy.

Konieczność modernizacji wybudowanego w 1949 r. budynku teatru sygnalizowali od lat jego kolejni dyrektorzy, przedstawiciele lokalnego środowiska kultury i sami widzowie. Projekt obejmujący konieczne do wykonania prace był wielokrotnie modyfikowany. Ostatecznie umowę z wyłonionym w przetargu wykonawcą inwestycji podpisano w lipcu 2022 r. Prace obejmowały m.in. modernizację sceny i widowni, w tym przywrócenie funkcjonalności balkonu, a także całkowitą wymianę sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego oraz dostosowanie pomieszczeń teatru do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

O problemach związanych z modernizacją Teatru Polskiego w Bydgoszczy stało się głośno na początku 2024 r. Miejscowa Delegatura NIK rozpoczęła kontrolę w II kwartale 2024 r. weryfikując sposób zaplanowania inwestycji, jej realizację oraz rozliczenia finansowe. Kontrolą objęto zarówno Teatr Polski jak i Urząd Miasta Bydgoszczy.

Plany wielokrotnie zmieniane

Pierwsza koncepcja programowo-przestrzenna rozbudowy Teatru Polskiego w Bydgoszczy powstała już dekadę temu, a teatr zapłacił za nią blisko 50 tys. zł. Przygotowana wówczas na jej podstawie dokumentacja projektowa nie została w pełni wykorzystana, choć wydano na nią 289 tys. zł. Wykonanie zamiennej dokumentacji kosztowało ponad 209 tys. zł. Na potrzebę jej sporządzenia wskazywała zamówiona przez Teatr Polski opinia za kolejne 11 tys. zł. Z jej treści wynikało m.in. to, iż zaprojektowano zbyt małą widownię i nie przewidziano systemu do pokazów multimedialnych.

Kolejna modyfikacja dokumentacji projektowej została zlecona przez Urząd Miasta w październiku 2020 r., a teatr otrzymał ją w sierpniu 2022 r. W wyniku wyłączenia z realizacji części zadań powstała konieczność wykonania dodatkowych robót (prace w zakresie wentylacji mechanicznej czy zabezpieczenia przeciwpożarowego). Wartość zleconej dokumentacji zamiennej wyniosła dodatkowo 71 tys. zł.

NIK zauważa, iż od lutego 2018 r. w Teatrze Polskim był wakat na stanowisku specjalisty do spraw inwestycyjnych, którego zadaniem miało być m.in. pełnienie nadzoru inwestycyjnego, doradztwo techniczne związane z prowadzonymi robotami budowlanymi czy przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ich rozpoczęcia. W opinii Izby obsadzenie tego stanowiska mogłoby wspomóc proces przygotowania inwestycji i pozwolić uniknąć błędów, szczególnie na etapie opracowania i odbioru dokumentacji projektowej. Zadania te w styczniu 2020 r. przejął Urząd Miasta, który na podstawie zawartego z teatrem porozumienia zobowiązał się m.in.: zapewnić nadzór merytoryczny i inwestorski nad robotami budowalnymi oraz ich odbiór, przygotować dokumentację niezbędną do pozyskania środków europejskich oraz przygotować i przeprowadzić postępowania zgodnie z procedurą udzielania zamówień publicznych.

Ostateczne rozstrzygniecie przeprowadzonego przez Urząd Miasta przetargu na wykonanie modernizacji teatru nastąpiło w maju 2022 r., a umowę z wykonawcą inwestycji teatr zawarł w lipcu 2022 r. Prace miały potrwać 68 tygodni - do 2 listopada 2023 r. Ich koszt miał wynieść blisko 40 mln zł, jednak w październiku 2023 r. doszło do opóźnień w realizacji inwestycji.

Rosnące koszty

W sumie, w trakcie prowadzonych prac, teatr - przy akceptacji Urzędu Miasta - zawarł z wykonawcą inwestycji 11 aneksów do umowy, z których pięć dotyczyło zmian personalnych na stanowiskach: kierownika budowy, kierownika robót i inspektora nadzoru. Skutkiem pozostałych aneksów było zwiększenie wartości zamówienia o ok. 5 mln zł.

Najistotniejsza zmiana umowy, obejmująca prace o wartości blisko 15 mln zł, dotyczyła zaprojektowanej technologii sceny. W jej wyniku zaniechano części robót wartych 7,1 mln zł, a w to miejsce wprowadzono prace zamienne i dodatkowe za kwotę 7,6 mln zł, z czego ponad 1,5 mln zł kosztowały prace dotyczące elektroakustyki, blisko 930 tys. zł – multimediów, ponad 3, 5 mln zł - oświetlenia scenicznego, a ponad 1,7 mln – mechaniki sceny. Część zmian, zwłaszcza w zakresie oświetlenia scenicznego, wprowadzono dlatego, iż zaprojektowane rozwiązania, oparte o źródła żarowe, okazały się przestarzałe. Urząd miasta nie zgadzał się jednak na modyfikację specyfikacji zamówienia na etapie prowadzonego postępowania przetargowego, mimo iż potencjalni wykonawcy proponowali nowsze rozwiązania i pytali o dopuszczalność ich zastosowania. Podobnie było w przypadku zmian dotyczących zastosowanej technologii pracy urządzeń głośnikowych. W postępowaniu o udzielenie zamówienia urząd miasta nie zgadzał się na zaoferowanie i zastosowanie rozwiązania systemowego opartego o głośniki pasywne, zapewniającego utrzymanie lub rozszerzenie funkcjonalności projektowanego systemu, gwarantującego równe lub lepsze parametry techniczne, po czym rozwiązanie to wprowadzono na etapie realizacji umowy. Takie działanie było niedopuszczalne na gruncie prawa zamówień publicznych i zostało przez NIK ocenione negatywnie, ponieważ ograniczało dostęp do zamówienia innym wykonawcom, którzy dysponowali technologią ostatecznie zastosowaną. Prowadziło to także do nieuprawnionego i nietransparentnego wydatkowania dodatkowych 600 tys. zł.

Nieprawidłowe było również wydanie środków publicznych na pełnienie nadzoru nad wykonywaniem robót budowlanych z zakresu: elektroakustyki, mechaniki scenicznej i oświetlenia. W umowie zawartej w sierpniu 2022 r. nierzetelnie określono zakres tych prac i warunki realizacji. Skutek był taki, iż choć ich nie prowadzono aż do połowy czerwca 2024 r., wykonawca otrzymywał wynagrodzenie – w sumie niemal 57 tys. zł. Takie działanie NIK oceniła jako niegospodarne.

Wzrost kosztów inwestycji, objętych pozostałymi aneksami do umowy z wykonawcą robót, wynikał także:

• z wprowadzenia zmian konstrukcyjnych nadbudowanej części budynku Teatru oraz stropów, co zwiększyło wartość zamówienia o 412 tys. zł, do kwoty blisko 40,3 mln zł;
• ze zmiany technologii wykonania ścian fundamentowych, wymiany gruntów pod widownią oraz wykonania nowych stropów, co zwiększyło wartość umowy o niemal 1,4 mln zł - do 41,7 mln zł. Część prac nie została uwzględniona w dokumentacji projektowej, ponieważ na etapie jej sporządzenia nie było możliwości przeprowadzenia tak dużych robót odkrywkowych/rozbiórkowych. Pozostałe prace, w tym zmiana technologii wykonania ścian fundamentowych wynikała m.in. z niekorzystnych warunków gruntowo-wodnych;
• z waloryzacji wynagrodzenia za realizowane prace, co zwiększyło wynagrodzenie wykonawcy robót o ponad 1,2 mln zł oraz oznaczało wzrost wartości umowy do ponad 42,9 mln zł. Doszło do tego w ramach negocjacji poprzedzonych analizą wzrostu kosztów materiałów budowlanych i robocizny;
• ze zmiany wysokości wynagrodzenia wykonawcy - o ponad 1,4 mln zł, do ponad 44,9 mln zł. Konieczne było bowiem wykonanie dodatkowych robót w zakresie instalacji wentylacji widowni, kanalizacji deszczowej, sanitarnej oraz przepompowni ścieków, a także konstrukcji i pokrycia dachu, co miało umożliwić uzyskanie wymaganych prawem decyzji odbiorowych i legalne użytkowanie obiektu.

Wszystkie zmiany, zwiększające wartość inwestycji, wprowadzano do umowy z wykonawcą przy akceptacji Urzędu Miasta, którego pracownicy, na mocy porozumień zawartych między miastem a teatrem, sprawowali nadzór inwestorski nad robotami prowadzonymi w teatrze. NIK ustaliła ponadto, iż prowadząc nadzór nad realizacją inwestycji dopuszczono do naruszenia zasad określonych w specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych, polegających m.in. na niewłaściwym dokumentowaniu odbiorów zbrojenia przed betonowaniem i niedokumentowaniu badań stali wymaganych zapisami tych specyfikacji, wobec czego nie można przyjąć, iż jej odbiór został dokonany zgodnie z tymi wymogami.

Wnioski

W związku z wynikami kontroli, NIK złożyła wnioski do dyrektora Teatru Polskiego w Bydgoszczy m.in. o niedopuszczanie do zmian w umowach przy braku adekwatnych przesłanek, niedopuszczanie do zawierania umów, w których wypłata wynagrodzenia jest niezależna od wykonania zadań przez wykonawcę czy też niezwłoczne nakładanie kar umownych na wykonawcę robót budowlanych za niedopełnienie obowiązków dotyczących udziału podwykonawców w realizacji inwestycji – do 31 sierpnia 2024 r. powinny one wynieść w sumie 21 tys. zł.

Prezydentowi Bydgoszczy Izba zaleciła przede wszystkim wzmocnienie nadzoru nad przebiegiem i realizacją koordynowanych inwestycji.

Najwyższa Izba Kontroli skierowała także zawiadomienie o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez byłego dyrektora Teatru Polskiego w Bydgoszczy związane z dokonaniem nieuprawnionych zmian umowy na realizację inwestycji. Z kolei Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Miasta Bydgoszczy NIK zawiadomiła o prowadzeniu robót budowalnych bez nadzoru inwestorskiego, mimo takiego obowiązku wynikającego z pozwolenia na budowę. Doszło do tego w okresie od 27 kwietnia do 7 maja 2024 r.