Udostępnianie dokumentacji medycznej jest jednym z tych elementów obsługi pacjenta, z którym wiąże się stosunkowo dużo nieprawidłowości. Z tego wpisu dowiesz się jak prawidłowo udostępniać dokumentację medyczną i o czym pamiętać, by przy tej okazji nie popełnić kosztownych błędów.
1 – Pamiętaj o możliwości pobierania opłat
Za udostępnianie dokumentacji medycznej możesz pobierać opłaty. Dotyczy to przypadków, gdy udostępniasz:
- wyciąg, kopię, odpis lub wydruk dokumentacji medycznej
- skan dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci papierowej
Pamiętaj, iż przepisy regulują maksymalną wysokość opłat za udostępnianie dokumentacji medycznej. Nie masz więc pełnej swobody w ustalaniu jej wysokości. Co gorsza – maksymalna dozwolona wysokość opłaty zmienia się co kwartał. Wynika to z tego, iż limit ten uzależniony jest od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.
Pewnym pozytywem jest natomiast to, iż przeciętne wynagrodzenie w kolejnych kwartałach raczej rośnie, więc ryzyko przekroczenia ustawowych limitów opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej w związku ze zmianą wysokości przeciętnego wynagrodzenia w kraju nie jest szczególnie wysokie. Niemniej, o ile pobierasz opłaty za udostępnianie dokumentacji medycznej swoich pacjentów, warto limity te monitorować. Pobranie zawyżonej opłaty będzie stanowiło naruszenie prawa pacjenta do dokumentacji medycznej.
Wysokość maksymalnych opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej (lipiec 2023 r.
- wyciąg albo odpis – 14,24 zł/1 strona
- kopia albo wydruk – 0,49 zł/1 strona
- dokumentacja na nośniku danych (np. CD) – 2,84 zł
Pamiętaj też, iż maksymalna kwota opłaty za udostępnianie dokumentacji medycznej obejmuje również koszty wysyłki. Nie możesz więc do opłaty za udostępnienie doliczać np. kosztów wysłania dokumentacji listem poleconym.
2 – Nie pobieraj opłat za pierwsze udostępnienie dokumentacji
Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta określa również przypadki, gdy dokumentację medyczną należy udostępnić pacjentowi nieodpłatnie.
Przede wszystkim chodzi tu o tzw. pierwsze udostępnienie dokumentacji medycznej. o ile pacjent po raz pierwszy prosi o udostępnienie mu np. kopii, wydruku lub skanu dokumentacji medycznej, nie możesz pobierać opłat za wydanie ich pacjentowi. Każde następne udostępnienie dokumentacji medycznej może już być odpłatne.
Nie podlega opłacie również udostępnianie dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej za pośrednictwem np. maila lub innych środków komunikacji elektronicznej.
3 – Określ wysokość opłat w regulaminie organizacyjnym
W tym artykule pisałem, co powinien zawierać regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego. Jednym z obowiązkowych elementów tego, kluczowego w działalności każdej placówki medycznej, dokumentu jest wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej.
Pamiętaj, iż każda zmiana wysokości opłat wymaga zmiany regulaminu organizacyjnego. o ile np. zmiana wysokości przeciętnego wynagrodzenia w danym kwartale spowoduje, iż postanowisz zmienić wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej, koniecznie musisz zmienić treść regulaminu.
4 – Nie wymagaj pisemnego wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej
Pacjent może prosić o wydanie dokumentacji medycznej jak chce. Innymi słowy – nie możesz wymagać pisemnego wniosku o udostępnienie dokumentacji. Pacjent może zgłosić takie żądanie w dowolnej formie np. ustnie, mailowo, telefonicznie, na piśmie.
Oczywiście na stronie internetowej placówki, czy w recepcji, możesz zamieścić wzór wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej. Nie wolno Ci jednak uzależniać wydania dokumentacji od wypełnienia takiego formularza.
Nie możesz również żądać wskazania celu udostępnienia dokumentacji medycznej.
5 – Udostępniaj dokumentację medyczną niezwłocznie
Placówki często w swoich wewnętrznych procedurach, instrukcjach i regulaminach określają, iż np. udostępnienie dokumentacji nastąpi w terminie np. siedmiu czy czternastu dni od złożenia wniosku. To nie tylko błąd ale i naruszenie praw pacjenta.
Masz obowiązek udostępnienia dokumentacji medycznej niezwłocznie. To oznacza, iż nie możesz z góry założyć, ze wydasz dokumentację np. w ciągu 7 dni. o ile możesz ją wydać „od ręki”, zrób to.
Generalna zasada brzmi: wydajesz dokumentację pacjentowi tak szybko, jak to możliwe.
6 – Pamiętaj, iż upoważnienie może mieć dowolną formę
W przypadku, gdy pacjent zechce kogoś upoważnić do dostępu do dokumentacji medycznej, może to zrobić w dowolnej formie. Nie możesz wymagać, by takie upoważnienie musiało zostać złożone np. przed notariuszem lub na formularzu Twojej placówki.
Pamiętaj też, iż pacjent może takie upoważnienie złożyć za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta. Ty z kolei (a raczej Twoja placówka) masz obowiązek pouczyć go o takiej możliwości.
Upoważnienie do dokumentacji medycznej zamieszcza się w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej.
7 – Udostępniaj dokumentację tylko w formach przewidzianych prawem
Dokumentację medyczną możesz przede wszystkim udostępnić pacjentowi do wglądu w siedzibie placówki. Powinieneś w takim przypadku zapewnić pacjentowi możliwość robienia notatek lub zdjęć.
Pozostałe formy udostępnienia dokumentacji to:
- wyciąg (wybrane dane lub informacje)
- odpis (przepisany wiernie tekst dokumentacji)
- kopia (kserokopia lub skan)
- wydruk
- Udostępnienie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych
Zdjęcia RTG (wykonane na kliszy) udostępniasz w oryginale, za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
Powyższe formy udostępnienia dokumentacji obowiązują w każdym przypadku i do pacjenta należy decyzja, z której z nich chce skorzystać.
8 – Udostępniaj oryginał dokumentacji medycznej tylko wyjątkowo
Oryginał dokumentacji medycznej możesz udostępnić wyłącznie na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych. Możesz to zrobić za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
W obecnym stanie prawnym (lipiec 2023) pacjent ma prawo do oryginału dokumentacji medycznej wyłącznie w przypadku, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta.
W każdym przypadku udostępnienia oryginału dokumentacji medycznej, masz obowiązek zachowania kopii lub pełnego odpisu wydanej dokumentacji.
8 – Zadbaj o treść regulaminu organizacyjnego
Cennik opłat to nie jedyny element, który musi zawierać regulamin Twojej placówki o ile chodzi o dokumentację medyczną.
Jeżeli prowadzisz jakąś część dokumentacji medycznej w postaci papierowej, możesz ją również udostępnić za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych. Musisz jednak spełnić jeden istotny warunek. Taką możliwość powinien przewidywać Twój regulamin organizacyjny.
O tym natomiast, jak na stałe zdigitalizować dokumentację papierową, możesz przeczytać >>> tutaj.
9 – Zadbaj o bezpieczeństwo danych
Udostępniając dokumentację medyczną musisz zadbać również o zachowanie jej integralności oraz poufności danych. Temu służyć ma m.in. ciążący na każdej placówce medycznej obowiązek opracowania procedury zabezpieczania dokumentacji medycznej.
Pamiętaj zatem o uprzednim zaszyfrowaniu udostępnianej dokumentacji lub innym jej zabezpieczeniu przed dostępem osób nieuprawnionych
Zasady zapewnienia bezpieczeństwa danych powinna zawierać również polityka ochrony danych osobowych.
10 – Prowadź wykaz udostępnionej dokumentacji medycznej
Zarządzając placówką medyczną masz obowiązek prowadzenia wykazu udostępnianej dokumentacji medycznej. Powinien on zawierać m.in.:
- imię i nazwisko pacjenta lub osoby upoważnionej
- sposób udostępnienia (np. wydruk)
- zakres udostępnionej dokumentacji (np. dokumentacja z okresu X)
- imię, nazwisko i podpis pracownika udostępniającego dokumentację
- datę udostępnienia
W przypadku odmowy udostępnienia dokumentacji musisz taką informację przekazać pacjentowi na piśmie lub w formie elektronicznej. Musisz też wskazać przyczynę odmowy.
—
Mam nadzieję, iż powyższe informacje będą dla Ciebie przydatne, a o ile chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami związanymi z udostępnianiem dokumentacji medycznej, zachęcam Cię do zostawienia komentarza pod tym wpisem
