Ulga dla pracujących seniorów, wprowadzona w ramach Polskiego Ładu, to istotna preferencja, która może mieć znaczący wpływ na rozliczenia pracowników w firmie. W tym artykule przedstawione zostały wszystkie aspekty tej ulgi. Warto więc zapoznać się ze szczególami.
Podstawy prawne ulgi dla pracujących seniorów
Ulga dla pracujących seniorów została wprowadzona na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105, z późn. zm.).
Znajomość tych przepisów jest więc niezbędna do prawidłowego stosowania ulgi w praktyce kadrowo-płacowej.
Warunki stosowania ulgi – aspekty istotne dla działów HR
Specjaliści ds. płac i kadr, muszą zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty:
- **Kryteria wiekowe**
– Kobiety: 60 lat i więcej
– Mężczyźni: 65 lat i więcej
- **Formy zatrudnienia objęte ulgą**
– Umowa o pracę
– Stosunek służbowy
– Umowy zlecenia (z obowiązkiem ubezpieczeń społecznych)
– Działalność gospodarcza (w przypadku samozatrudnionych współpracowników)
- **Warunek niepobierania świadczeń emerytalnych**
Pracownik nie może jednocześnie pobierać emerytury lub renty rodzinnej.
- **Limit przychodów**
Ulga obejmuje przychody do kwoty 85 528 zł rocznie.
- **Kumulacja z innymi ulgami**
Limit 85 528 zł dotyczy łącznie wszystkich ulg tego typu (np. ulgi dla młodych, ulgi na powrót).
Procedury kadrowo-płacowe związane z ulgą dla pracujących seniorów
1. Zbieranie oświadczeń od pracowników
Pracownik chcący skorzystać z ulgi powinien złożyć odpowiednie oświadczenie. Specjaliści HR, powinni więc przygotować odpowiednie formularze zawierające:
– Dane osobowe pracownika
– Oświadczenie o spełnieniu warunków do korzystania z ulgi
– Zobowiązanie do poinformowania o zmianie statusu (np. rozpoczęciu pobierania emerytury)
2. Aktualizacja systemów kadrowo-płacowych
Należy również dostosować systemy informatyczne do prawidłowego naliczania wynagrodzeń z uwzględnieniem ulgi:
– Wprowadzenie nowego parametru dla pracowników korzystających z ulgi
– Konfiguracja automatycznego naliczania podatku z uwzględnieniem limitu 85 528 zł
3. Modyfikacja list płac
Listy płac powinny zawierać informacje o zastosowaniu ulgi:
– Wyodrębnienie kwoty przychodu objętego ulgą
– Wskazanie podstawy prawnej zastosowania ulgi
4. Korekty rozliczeń
W przypadku przekroczenia limitu 85 528 zł lub zmiany statusu pracownika w trakcie roku, konieczne może być dokonanie korekt:
– Przeliczenie zaliczek na podatek dochodowy
– Korekta deklaracji PIT-4R
Wpływ ulgi na rozliczenia z ZUS i US
- Rozliczenia z ZUS
Ulga nie ma wpływu na składki ZUS. To oznacza zatem, iż podstawa wymiaru składek pozostaje bez zmian i konieczne jest opłacanie składek w pełnej wysokości
2. Rozliczenia z Urzędem Skarbowym
Ulga wpływa na wysokość zaliczek na podatek dochodowy, tj. do limitu 85 528 zł nie pobiera się zaliczek na PIT, a po przekroczeniu limitu nalicza się standardowe zaliczki.
**Ważne:** Należy monitorować sumę przychodów pracownika w ciągu roku, aby prawidłowo zastosować ulgę dla pracujących seniorów.
Raportowanie i dokumentacja
Specjaliści ds. płac i kadr, muszą zadbać również o odpowiednią dokumentację taką jak:
- **Deklaracje podatkowe**
– PIT-11: W części E należy wykazać przychody objęte ulgą
– PIT-4R: Uwzględnienie ulgi w rozliczeniu rocznym z urzędem skarbowym
- **Ewidencja czasu pracy**
Standardowa dokumentacja, bez zmian związanych z ulgą
- **Akta osobowe**
Należy dołączyć oświadczenie pracownika o korzystaniu z ulgi
- **Raporty wewnętrzne**
Przygotowanie miesięcznych zestawień pracowników korzystających z ulgi dla pracujących seniorów dla celów kontroli wewnętrznej
Wyzwania i pułapki dla działów HR – ulga dla pracujących seniorów
- **Monitorowanie limitu 85 528 zł**
Konieczne jest bieżące śledzenie sumy przychodów pracownika, szczególnie przy różnych formach zatrudnienia w firmie.
- **Koordynacja z innymi ulgami**
Należy uwzględnić, iż limit dotyczy łącznie wszystkich ulg tego typu.
- **Zmiany statusu pracownika**
Konieczne jest szybkie reagowanie na informacje o rozpoczęciu pobierania emerytury przez pracownika.
- **Pracownicy z wieloma źródłami dochodu**
Należy poinformować pracowników o konieczności uwzględnienia wszystkich przychodów przy korzystaniu z ulgi.
- **Korekty w trakcie roku podatkowego**
Przygotowanie na ewentualne korekty rozliczeń w przypadku przekroczenia limitu.
Jak Cridoteka wspiera specjalistów ds. płac i kadr?
Platforma szkoleniowa Cridoteka oferuje kompleksowe wsparcie dla specjalistów HR w zakresie ulgi dla pracujących seniorów:
- **Szkolenia online**
Specjalistyczne kursy dotyczące praktycznego stosowania ulgi w działach kadrowo-płacowych.
- **Konsultacje eksperckie**
Możliwość zadawania pytań ekspertom z zakresu prawa pracy i podatków.
- **Narzędzia kalkulacyjne**
Dostęp do kalkulatorów online ułatwiających obliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem ulgi.
- **Wzory dokumentów**
Gotowe szablony oświadczeń i formularzy związanych z ulgą.
- **Aktualizacje prawne**
Regularne powiadomienia o zmianach w przepisach dotyczących ulgi.
Wnioski dla specjalistów ds. płac i kadr w kwestii ulgi dla pracujących seniorów
Ulga dla pracujących seniorów to istotny element systemu podatkowego, który wymaga szczególnej uwagi ze strony działów HR:
- Konieczna jest dokładna znajomość warunków stosowania ulgi.
- Należy dostosować procedury kadrowo-płacowe do prawidłowego naliczania wynagrodzeń z ulgą.
- Istotne jest także bieżące monitorowanie statusu pracowników i sumy ich przychodów.
- Prawidłowe raportowanie i dokumentacja są najważniejsze dla uniknięcia problemów podczas kontroli.
- Warto korzystać również ze szkoleń i narzędzi, takich jak te oferowane przez Cridotekę, aby być na bieżąco z przepisami i najlepszymi praktykami.
Specjaliści ds. płac i kadr muszą nie tylko zapewnić zgodność z przepisami, ale także przyczynić się do optymalizacji kosztów pracowniczych w firmie. Wiedza na temat ulgi dla pracujących seniorów jest więc ważna i potrzebna, bowiem to popularne rozwiązanie.
Sprawdź też:
Ulga na innowacyjnych pracowników
Ulga na innowacyjnych pracowników i ulga b + r – podstawy
