Zawieranie umów cywilnoprawnych (w tym umowy zlecenia, umowy o dzieło, jak również umowy współpracy pomiędzy przedsiębiorcami, tzw. umowy B2B), wiąże się z niższymi kosztami zatrudnienia niż przy umowach o pracę. Niedozwolone jest jednak zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną, w sytuacji gdy faktycznie jest to praca wykonywana w warunkach umowy o pracę. Pomimo obowiązywania zakazu, tendencja zastępowania stosunku pracy umowami cywilnoprawnymi jest zauważalna. Taki stan spowodował w ocenie ustawodawcy konieczność modyfikacji przepisów prawnych w celu wzmocnienia ochrony pracownika. Osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej nie korzysta bowiem z ochrony przewidzianej przez prawo pracy. W praktyce często pojawiają się również uzasadnione wątpliwości co do oceny konkretnego stosunku , w ramach którego praca jest świadczona.
Zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy (definicja umowy o pracę), przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Ponadto zatrudnienie w warunkach określonych powyżej jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Podstawowym zobowiązaniem pracownika jest zobowiązanie do starannego działania, a nie do osiągnięcia określonego rezultatu.
Należy pamiętać, iż na gruncie obowiązujących przepisów dla oceny charakteru stosunku nie ma znaczenia nazwa umowy, a rzeczywisty sposób ukształtowania relacji stron, i ocena, czy praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej odpowiada charakterowi umowy o pracę. W tym kontekście najistotniejsze jest ustalenie, czy dana osoba jest podporządkowana pracodawcy, czy wykonuje pracę w określonym miejscu i czasie, czy musi świadczyć pracę osobiście etc.
Zgodnie z projektem ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) będzie mogła przekwalifikować umowy cywilnoprawne, w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia, jak również umowy B2B (współpraca pomiędzy przedsiębiorcami)w umowy o pracę w drodze decyzji administracyjnej, która ma podlegać natychmiastowemu wykonaniu. Do chwili obecnej takie przekwalifikowanie mogło nastąpić na drodze postępowania sądowego. Ocenie podlegać będą omówione powyżej okoliczności.
Decyzja o przekwalifikowaniu umowy oznaczać będzie, iż od dnia jej wydania pracodawca będzie musiał rozliczać umowę cywilnoprawną, tak jak umowę o pracę, uwzględniając obowiązki wobec Urzędu Skarbowego (podatki) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (składki). Pracodawca będzie musiał dokonywać korekt i dopłaty PIT, VAT i składek ZUS za 5 lat wstecz.
Projekt ustawy umożliwia wymianę informacji pomiędzy PIP a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową na potrzeby kontroli.
Co istotne termin na wniesienie odwołania do Głównego Inspektora Pracy od decyzji okręgowego inspektora pracy ma wynosić tylko 7 dni od doręczenia decyzji. Nadto wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie.
W związku z powyższym należy przyjrzeć się strukturze firmy, ocenić czy, i jak wysokie istnieje ryzyko podważenia umów cywilnoprawnych i ewentualnie wdrożyć środki zaradcze, aby przygotować się do ewentualnej kontroli.
Projekt ustawy przewiduje również znaczne podwyższenie kar (dwukrotne) za naruszenie kodeksu pracy, np. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł, zaś zgodnie z projektem ustawy podlega karze grzywny od 2.000 zł do 60.000 zł.
Obecnie projekt ustawy znajduje się na etapie prac legislacyjnych Rady Ministrów, a jego przebieg można śledzić na stronie https://legislacja.gov.pl/projekt/12401602
Stanowisko zaprezentowane w niniejszym artykule zachowuje aktualność na dzień 6 października 2025 r.
Radca Prawny Sandra Sidorowicz-Bastek
