3 tygodni temu
Czy prowadzenie działalności gospodarczej, zatrudnienie na podstawie umów zlecenia czy praca za granicą będą wliczane do stażu pracy na równi z etatem? Od 2026 r. odpowiedź brzmi: tak. Projektowane zmiany w Kodeksie pracy przewidują przełomową nowelizację – staż pracy przestanie być domeną wyłącznie stosunku pracy. Co to oznacza dla pracodawców?
Nowa definicja stażu pracy
Obecnie wyliczanie stażu pracy opiera się wyłącznie na długości zatrudnienia w ramach stosunku pracy. To na jego podstawie pracownik nabywa prawo do urlopu, dłuższego wypowiedzenia, nagród jubileuszowych czy odprawy.
W dniu 22 lipca 2025 r. w Sejmie odbyły się pierwsze czytania dwóch projektów zmian w Kodeksie pracy – projektu rządowego i poselskiego. Oba zakładają duże zmiany dotyczące liczenia stażu pracy pracowników. Do stażu pracy miałoby się wliczać m.in. zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy praca za granicą. Co ważne – nowe zasady obejmować mają cały okres zatrudnienia, niezależnie od wymiaru czasu pracy, a także znajdą zastosowanie do poprzednich okresów zatrudnienia.
To prawdziwa rewolucja, która może objąć miliony pracownic oraz pracowników. Projekt poselski zakłada wejście zmian w życie od 1 stycznia 2026 r. Z kolei projekt rządowy przewiduje dwa terminy: 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego oraz pierwszy dzień miesiąca po upływie sześciu miesięcy od ogłoszenia ustawy – dla sektora prywatnego.
Po wejściu w życie nowelizacji do okresu zatrudnienia zaliczane mają zostać między innymi:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
- okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą (np. w formie samozatrudnienia),
- czas zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- okresy wykonywania umów zlecenia, o świadczenie usług lub agencyjnych,
- okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i w spółdzielni kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą, niezależnie od formy zatrudnienia.
Konsekwencje dla pracodawców
Z punktu widzenia pracodawcy, po wprowadzeniu zmian w ustawie najważniejsze będą dwie kwestie związane z zakładowym i ogólnym stażem pracy pracownika.
Obowiązujące przepisy przewidują w tym zakresie:
- „zakładowy staż pracy” – to okres zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, od którego zależą określone uprawnienia wynikające ze stosunku pracy. Obejmuje tylko czas pracy u konkretnego pracodawcy i wiąże się m. in. z ustalaniem długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony, wysokości odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę, czy też odprawy pośmiertnej,
- „ogólny staż pracy” – to okres zatrudnienia pracownika u wszystkich pracodawców, od którego zależy dane uprawnienie wynikające ze stosunku pracy. Obejmuje wszystkie okresy pracy u wszystkich dotychczasowych pracodawców i wiąże się m.in. z ustalaniem wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika, nabycia prawa do urlopu wychowawczego, czy też wyliczenia posiadanego doświadczenia zawodowego.
Po wejściu w życie nowelizacji do stażu pracy osób zatrudnionych przez kilka czy kilkanaście lat na podstawie umowy zlecenia, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czy też pracujących za granicą, będą zaliczane także te okresy. Odniesie to wpływ m.in. na prawo pracownika do dłuższego urlopu wypoczynkowego, dłuższego okresu wypowiedzenia, wysokości odprawy, a także wymaganego na danym stanowisku doświadczenia.
Obowiązek udowodnienia długości stażu pracy
Ustawodawca przewiduje, iż ciężar dowodu związany z długością posiadanego stażu pracy spoczywa na pracowniku.
To on musi udokumentować okres prowadzenia działalności gospodarczej, pracy na podstawie umów zlecenia, czy też pracy za granicą.
Okresy, które mają być wliczane do stażu pracy, mogą być potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu, albo o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Można je również potwierdzić dokumentami zawierającymi informacje o zawarciu i wykonywaniu umów zlecenia (umów o świadczenie usług, czy umów agencyjnych), bądź też odpowiednią dokumentacją zagraniczną.
Nowe obowiązki dla działów HR
Nowelizacja ustawy w praktyce oznacza konieczność dostosowania do nowych przepisów procedur kadrowych i wewnętrznych dokumentów, takich jak regulaminy wynagradzania oraz polityki HR.
Jeśli pracownik dotychczas zatrudniony był na podstawie umowy zlecenia, a następnie zawarto z nim umowę o pracę, to po wejściu w życie nowych przepisów należy doliczyć okres zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia do jego zakładowego stażu pracy. Być może wywoła to wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość odprawy, okres wypowiedzenia umowy lub możliwość uzyskania dodatku stażowego. Również każdy nowy kandydat aplikujący do pracy będzie mógł przedstawić dokumentację o wcześniejszym zatrudnieniu oraz zażądać uwzględnienia go przy wyliczeniu wymiaru świadczeń pracowniczych, takich jak urlop czy dodatek stażowy.
Wobec powyższego, jak do planowanych zmian powinien przygotować się pracodawca?
- Zidentyfikuj wcześniejsze formy współpracy swoich pracowników
W pierwszej kolejności warto ustalić, którzy pracownicy wcześniej świadczyli pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej lub prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą. Pozwoli to określić ich staż pracy zgodnie z nowymi przepisami.
- Opracuj procedury przyjmowania i weryfikowania zaświadczeń z ZUS, a także przygotuj się na możliwe zmiany posiadanej dokumentacji wewnętrznej
Konieczne może być opracowanie wewnętrznych zasad przyjmowania dokumentów potwierdzających inne okresy zatrudnienia oraz sposobu ich weryfikacji. W razie potrzeby należy także zaktualizować dokumentację kadrową i regulaminy wynagradzania.
- Zabezpiecz czas pracy i zasoby działu HR
Po wejściu w życie nowych przepisów można spodziewać się dużej liczby wniosków od pracowników. Dlatego warto już teraz zaplanować odpowiednie zasoby personalne i czasowe w dziale kadr.
- Uwzględnij potencjalny wzrost kosztów
Nowe regulacje mogą wiązać się ze zwiększeniem kosztów po stronie pracodawcy. Zalecamy z wyprzedzeniem przeanalizować budżet i zabezpieczyć ewentualne środki finansowe.
- Śledź dalszy proces legislacyjny i komunikaty ZUS
Rekomendujemy bieżące monitorowanie przebiegu prac nad ustawą oraz komunikatów ZUS, aby odpowiednio wcześnie przygotować się na planowane nowe rozwiązania.
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy rozszerzająca katalog form aktywności zawodowej wliczanych do stażu pracy to realna zmiana wpływająca na funkcjonowanie wielu firm. Warto już dziś rozpocząć przegląd umów i praktyk zatrudnieniowych, aby dostosować się do wdrożenia nowych obowiązków.
Jeśli potrzebują Państwo analizy, jak planowane zmiany mogą wpłynąć na Państwa firmę, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Oferujemy wsparcie w przygotowaniu przedsiębiorstwa do nowych regulacji, a także przeprowadzeniu całego procesu związanego z wdrożeniem planowanych w ustawie zmian.
Artykuł autorstwa: r. pr. Karolina Zarzycka
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
