Warunki zatrudnienia – kompleksowe omówienie

Dokument pt. warunki zatrudnienia w sposób znaczący uległ zmianie na podstawie nowelizacji kodeksu pracy, która weszła w życie w dniu 26 kwietnia 2023 r. (ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 641). Warunki zatrudnienia należy przedstawić pracownikowi niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, rodzaju umowy o pracę, czas na jakie został zwarta umowa o pracę oraz bez względu na wymiar etatu lub stanowisko.

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o warunkach zatrudnienia niżej opisanych. Istnieje możliwość, aby informację przekazać w postaci elektronicznej, o ile będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez nowo zatrudnioną osobę. Dowód przekazania i otrzymania warunków zatrudnienia przechowuje się w części B akt osobowych niezależnie od tego w jakiej formie została przekazana informacja.

Pracodawca informuje o warunkach zatrudnienia nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. W przypadku, gdy pracodawca nie dochowa terminu przekazania informacji o warunkach zatrudnienia, może ponieść konsekwencje. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 2a kp pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia podlega karze od 1000 zł do 30000 zł. Tym samym należy zauważyć, iż za błędnie wypełnioną tnfroamcję o warunkach zatrudnienia nie grozi żadna kara finansowana. Co nie oznacza, iż w przypadku błędów nie będzie żadnych konsekwencji. Konsekwencją będzie konieczność aktualizacji informacji.

Informacja o warunkach zatrudnienia to katalog otwarty. Jednak nie oznacza to, iż powinniśmy tam zamieścić nie wiadomo co. Informacja powinna być w swojej treści wyważona i zajmować jak najmniej miejsca. W mojej ocenie niedopuszczalne jest tworzenie warunków zatrudnienia po 10-15 stron. Warunki zatrudnienia powinny mieścić się maksymalnie na dwóch stronach. Na podstawie art. 29 § 3 (1) kp poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a-f, h-k i pkt 2, może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Należy podkreślić, iż w przypadku podpunktu g– obowiązkowo należy opisać zasady przemieszczania się pomiędzy miejscami wykonywania pracy, oczywiście o ile jest więcej niż jedno miejsce wykonywania pracy, w przeciwnym razie ten punkt po prostu mijamy. Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby w niektórych punktach przywołać przepis, zaś kolejne po prostu opisać. Nie ma przepisów, które narzucałyby jedną metodologię wypełnienia informacji o warunkach zatrudnienia. Oto poniżej elementy warunków zatrudnienia. Informujemy o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
8. innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie wdacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
13. w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

2) nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

1. Obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy

W tym miejscu wpisujemy normę dobową, czyli 8 godzin na dobę oraz normę tygodniową, czyli przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5 dniowym tygodniu pracy. W przypadku, gdy z przepisów szczególnych wynikają inne normy należy je wskazać, np. norma dobowa i tygodniowa pracownika niepełnosprawnego. Uwaga! Dotyczy to każdego pracownika niepełnosprawnego, niezależnie od stopnia niepełnosprawności, ponieważ w tym wypadku norma dobowa i tygodnia jest sztywna. Należy także pamiętać, iż w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu normy pozostają takie same jak w przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze.

2. Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy

Podajemy wymiar dobowy i tygodniowy uzależniony od wymiaru etatu. jeżeli harmonogram czasu pracy jest nierównomierny albo jest ustalany na każdy miesiąc osobno to należy podać maksymalny wymiar czasu pracy.

3. Przysługujące pracownikowi przerwy w pracy

Pracownikowi przysługują określone przepisami prawa pracy przerwy. W tym miejscu należy uwzględnić zarówno przerwy wliczane oraz te, które nie są wliczane do czasu pracy, a na przykład wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

Zatem jakie przerwy należy uwzględnić w informacji o warunkach zatrudnienia? Pierwszym rodzajem przerwy będzie przerwa tzw. na posiłek,, która jest wliczana do czasu pracy. Zgodnie z art. 134 kp jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

1) wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

2) jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

3) jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.

Odnośnie powyżej przerwy pojawiła się dosyć znacząca wątpliwość czy chodzi tu o czas pracy zaplanowany w rozkładzie lub harmonogramie na dany dzień czy o faktycznie przepracowane godziny? W szczególności, gdy wystąpiły nadgodziny. Tą wątpliwość rozwiała Państwowa Inspekcja Pracy. Przepis przewiduje prawo do przerwy przysługuje w zależności od dobowego wymiaru czasu pracy, nie zastrzegając, iż chodzi o dobowy wymiar czasu pracy wynikający wyłącznie z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. Tym samym należy uznać, iż chodzi o wymiar czasu pracy w danej dobie, uwzględniający także wykonywaną przez pracownika pracę przez dłuższą niż planowana zgodnie z rozkładem czasu pracy liczbę godzin (Pismo GIP z dnia 19 czerwca 2023 r., GIP-GPP.0301.20.2023.1 – stanowisko PIP jest dostępne dla osób, które zakupiły szkolenie lub nagranie szkolenia dotyczącego warunków zatrudniania po zmianach, link do zakupu na dole artykułu).

Kolejną przerwą przysługującą pracownikowi, który pracuje przy komputerze jest przerwa od pracy przed monitorem ekranowym (§ 7 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973). Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom co najmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Natomiast w przypadku, gdy pracownik przedłożył orzeczenie o stopniu niepełnosprawności lekkim, umiarkowanym albo znacznym ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Czas przerwy wynosi 15 minut i jest wliczany do czasu pracy. Przerwa ta jest niezależna od innych przerw w pracy oraz wymiaru czasu pracy (E. Staszewska, Uprawnienie osób niepełnosprawnych [w:] Rehabilitacja zawodowa i społeczna oraz zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami. Komentarz, E. Bielak – Jomaa, M. Paluszkiewicz, E. Staszewska, M. Włodarczyk, T. Wrocławska, Warszawa 2023, s. 328).

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy młodocianego jest dłuższy niż 4,5 godziny, pracodawca jest zobowiązany wprowadzić oraz wykazać w informacji o warunkach zatrudnienia przerwę w pracy trwającą nieprzerwanie 30 minut, wliczaną do czasu pracy. Przerwa ta jest niezależna od innych przerw oraz od wieku młodocianego.

Dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie skrócenie czasu pracy polegać może na ustanowieniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy. O wprowadzeniu takiej przerwy należy poinformować pracownika w warunkach zatrudnienia.

Zgodnie z art. 141 kp pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. jeżeli taka przerwa zostałą wprowadzona także należy ją wykazać.

W tym miejscu nie wykazujemy przerwy na karmienie albo wydłużonej przerwy dla kobiety w ciąży w pracy przed monitorem ekranowym, albowiem może być to podstawa do postawienia zarzutu dyskryminacyjnego pracodawcy (moje stanowisko zostało także potwierdzone przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej: https://www.portalkadrowy.pl/aktualnosci/informacja-o-warunkach-zatrudnienia-wymiar-czasu-pracy-przerwa-na-karmienie-i-premia-24543.html). Nie mamy wiedzy, ani sposobności uzyskania informacji o tym czy kobieta planuje dzieci, czy karmi dzieci, które już posiada, czy chce albo może je mieć. Wykazanie takiej informacji może też przywołać traumatyczne wspomnienia, np. po poronieniu, porodzie martwym albo innej osobistej tragedii. jeżeli kobieta zacznie karmić dziecko lub dzieci to przerwa na karmienie będzie jej przysługiwała po prostu z mocy samego prawa.

4. Przysługujący pracownikowi dobowy i tygodniowy odpoczynek

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Natomiast w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Tygodniowy odpoczynek powinien przypadać na niedzielę. Natomiast jeżeli zatrudniamy pracownika, który w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2 kp jest pracownikiem zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy opisać różnice w zakresie jego odpoczynków.

5. Zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią

W tym punkcie należy wskazać zasady zlecania i rozliczania nadgodzin.

Jak wskazała Państwowa Inspekcja Pracy Zakres tej informacji może być jednak różny w stosunku do różnych pracowników; wydaje się bowiem, iż w przypadku pracowników wobec których przepisy ograniczają, czy zakazują wykonywania pracy nadliczbowej, np. art. 178 k.p., taka informacja powinna obejmować także informację w tym zakresie. Przepis nie przewiduje natomiast obowiązku informowania o sposobie rekompensowania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151 (3) k.p.) ani rekompensowania wykonywania pracy w niedziele i święta (art. 151 (11) k.p.) – stanowisko PIP.

6. W przypadku pracy zmianowej – informacja o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę

W tym miejscu wykazujemy zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę, ale jeżeli taka praca zmianowa występuje.

7. W przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – informacja o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy

Jeśli pracownik ma co najmniej dwa stałe miejsca pracy należy poinformować go o zasadach dotyczących przemieszczania się pomiędzy tymi miejscami. Jest to jedyny punkt informacji o warunkach zatrudnienia, który jeżeli występuje musi zostać opisany i nie można powołać odpowiednich przepisów prawnych. Nie wykazujemy tutaj zasad dotyczących przemieszczania się w przypadku podróży służbowej, albowiem chodzi o stałe a nie przemijające miejsca wykonywania pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy w informacji o zasadach przemieszczania się powinna zostać określona kwestia sposobu przemieszczenia się (środek transportu) oraz ponoszenia kosztów związanych z przemieszczaniem się (stanowisko PIP).

Jest to jeden z dwóch punktów informacji o warunkach zatrudnienia, w którym nie można powołać przepisów a należy go opisać oczywiście o ile występuje.

8. Inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe

Zgodnie ze stanowiskiem PIP pracownik w tym punkcie warunków zatrudnienia powinien uzyskać informację o tym, jakie składniki wynagrodzenia, a także świadczenia pieniężne lub rzeczowe przysługują mu na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących i postanowień – oprócz składników wynagrodzenia wynegocjowanych w umowie o pracę zawartej z pracodawcą. Będą to: wynagrodzenie chorobowe, wynagrodzenie za przestój, wynagrodzenie za dyżur zakładowy niezrekompensowany czasem wolnym, dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek z pracę w nadgodzinach, premia regulaminowa, odprawa emerytalno – rentowa, odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Mogą być to także składniki / świadczenia wynikające z pragmatyk służbowych, np. Karty Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych dodatek za wysługę lat, funkcyjny, za wychowawstwo, motywacyjny, wiejski, za trudnie lub uciążliwe warunki pracy, wynagrodzenie za pracę w święto, świadczenie urlopowe, nagroda jubileuszowa.

Pracodawca informuje o takich składnikach wynagrodzenia, których przesłanki nabycia i wysokość nie są zależne od woli stron stosunku pracy, ale wynikają z regulacji powszechnie obowiązujących albo wewnątrzzakładowych.

W tym miejscu nie będziemy wykazywać informacji o świadczeniach lub dopłatach z ZFŚS, ponieważ fundusz socjalny jest przejawem działalności socjalnej pracodawcy i nie ma charakteru roszczeniowego. Złożenie wniosku o wypłatę lub inne świadczenie z ZFŚS nie gwarantuje jego przyznania. Ponadto przy wypłatach należy stosować kryterium socjalne, a charakter wypłat jest pomocowy. Jak wskazał PIP świadczenia socjalne nie są elementem stosunku pracy i nie mają charakteru należności ze stosunku pracy (stanowisko PIP).

9. Wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania

W tym miejscu wykazujemy jedynie urlop wypoczynkowy, ponieważ jest to jedyny urlop w naszym kraju, który przysługuje z mocy prawa i jest jednocześnie płatny. Dotyczy to także dodatkowego urlopu dla osoby niepełnosprawnej, dla weterana, działacza opozycji antykomunistycznej, dla urzędnika służby cywilnej, pracownika socjalnego, kontrolera Najwyżej Izby Kontroli.

W tym punkcie nie wykazujemy urlopu bezpłatnego, urlopu okolicznościowego, urlopu szkoleniowego, urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu wychowawczego, urlopu opiekuńczego, opieki na zdrowe dziecko, zwolnienia na siłę wyższą i innych zwolnień choćby jeżeli są odpłatne. Nie można także wymienić uprawnień związanych z rodzicielstwem za okres, których przysługuje zasiłek macierzyński lub zasiłek opiekuńczy, albowiem nie są one finansowane ze środków z pracodawcy (stanowisko PIP). Dotyczyć to będzie: urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego.

10. Obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość okresów wypowiedzenia oraz termin odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia

Tutaj należy opisać zasady dotyczące rozwiązywania stosunku pracy. Pomijamy zatem tematykę wygaśnięcia stosunku pracy.

W pierwszym projekcie zmian kodeksu pracy proponowano, aby wprowadzić w tym punkcie obowiązek informowania o procedurze rozwiązywania stosunku pracy. Jednak w ostatecznym brzmieniu wprowadzono przepis, który stanowi o konieczności przekazania informacji o panujących zasadach. Niemniej jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką procedurę wprowadzić w celu regulacji tychże zasad.

Wymogiem formalnym będzie oczywiście konieczność rozwiązania stosunku pracy w formie pisemnej. Wyjątkiem będzie upływ czasu, na który umowa była zawarta. W tym wypadku można także wskazać okresy ochronne pracownika, chyba iż wprowadzimy osobny dokument określający zasady rozwiązania stosunku pracy. Należy określić także okresy wypowiedzenia oraz jego elementy, informację o prawie i terminie odwołania się do sądu.

11. Prawo pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy

Ten punkt należy wykazać w informacji o warunkach zatrudnienia pod warunkiem, iż pracodawca włożył na siebie obowiązek szkoleń na podstawie art. 94 (13) kp, o czym świadczy zwrot: „jeżeli pracodawca je zapewnia”. Przepis ten stanowi, iż jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.Tym samym nie wykazujemy tutaj szkoleń BHP, ponieważ to nie jest wola pracodawcy, a jego obowiązek wynikający z kodeksu pracy. Nie wymieniamy również urlopu szkoleniowego. Nie ma on charakteru roszczeniowego.

12. Układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji

Tutaj wykazujemy jedynie informację czy pracownik jest objęty takim porozumieniem czy też nie.

13. W przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy

14. Nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy należy poinformować o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego

W naszym kraju nie ma prawnej możliwości, aby pracownik wybrał sobie instytucje zabezpieczenia społecznego, np. KRUS albo ZER MSWiA. Każdy pracownik zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o sus (ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.) podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu w ZUS.

W tym miejscu pracodawca będzie informował pracownika również o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Nie zgadzam się z tym, ponieważ PPK nie jest instytucją zabezpieczenia społecznego tylko programem długoterminowego oszczędzania (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 46) i zabezpieczeniem społecznym ma kilka wspólnego. Obowiązek ten nie wynika wprost z przepisów a uzasadnienia projektu ustawy zmieniającej (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12356556/katalog/12855403#12855403, dostęp: 13.07.2023 r.).

Zaopatrz się także w moje szkolenie z warunków zatrudnienia z rocznym dostępem: https://karolinaniedzielska.pl/produkt/warunki-zatrudnienia-po-zmianach-z-uwzglednieniem-stanowisk-pip/

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska