1 dzień temu
Wprowadzenie pakietu VAT e-commerce, który wszedł w życie 1 lipca 2021 r., przyniósł szereg istotnych zmian dla firm zajmujących się handlem internetowym w Unii Europejskiej. Jedną z kluczowych nowości było wprowadzenie pojęcia Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO). Ten termin zastąpił dobrze znaną, ale często niefortunnie interpretowaną sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju. I choć WSTO brzmi dość przyjaźnie to e-commerce’owi przedsiębiorcy na własnej skórze przekonują się, iż za tą elegancką nazwą kryją się bardzo konkretne wyzwania, ryzyka i obowiązki podatkowo-księgowe, o których opowiada doradczyni podatkowa Justyna Cyrańska z Kancelarii Podatkowej Andrzej Nowak.
Co to jest WSTO? – definicja i praktyka
WSTO (ang. Distance Sales of Goods within the EU) to dostawa towarów na rzecz konsumentów (osób prywatnych lub podmiotów niebędących podatnikami VAT), jeżeli towary są przemieszczane między państwami członkowskimi UE.
„Mówiąc prościej – WSTO to sprzedaż towarów z Polski (lub innego kraju UE) do konsumentów w innych krajach Unii, przy czym należy pamiętać, iż to sprzedawca odpowiada za zorganizowanie transportu.” – tłumaczy Justyna Cyrańska.
Sprzedaż ta musi spełniać kilka kluczowych warunków:
- Kupującym jest podmiot niebędący podatnikiem VAT – najczęściej osoba fizyczna (B2C).
- Transport jest organizowany przez sprzedawcę (lub na jego rzecz).
- Towar opuszcza terytorium jednego kraju UE i trafia do innego – np. z Polski do Niemiec, Francji, Włoch itd.
Przykład WSTO w praktyce
„Wyobraź sobie, iż prowadzisz sklep internetowy w Polsce. Sprzedajesz elektronikę, kosmetyki lub ubrania. Klient z Belgii zamawia towar i płaci online. Ty – jako sprzedawca – pakujesz produkt, zamawiasz kuriera i wysyłasz go do Brukseli.
Uwaga! Właśnie dokonałeś Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość” – podkreśla Justyna Cyrańska – doradca podatkowy KPAN.
Limit 10 000 euro – kiedy powstaje obowiązek VAT za granicą?
Drobni przedsiębiorcy z e-commerce mogą odetchnąć – do momentu, gdy ich łączna sprzedaż do konsumentów z UE (w tym WSTO i usług elektronicznych) nie przekroczy 10 000 euro netto rocznie, mogą stosować polski VAT.
Ale uwaga! Po przekroczeniu tego progu (ok. 47 000 zł w przeliczeniu), sprzedawca musi rozliczać VAT w kraju nabywcy – czyli np. niemiecki VAT dla klienta z Berlina, włoski VAT dla klienta z Rzymu itd.
Rejestracja do systemu OSS – uproszczenie życia
Brzmi strasznie? Niekoniecznie.
Z pomocą przychodzi system OSS (One Stop Shop) – czyli elektroniczny punkt kompleksowej obsługi VAT. Rejestrując się do OSS w Polsce, sprzedawca:
- nie musi rejestrować się do VAT w każdym kraju UE,
- może składać jedną kwartalną deklarację VAT-OSS w Polsce,
- rozlicza zagraniczny VAT za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego.
To jak multizlecenie VAT. Początkowo, system OSS wydawał się wyjątkowo skomplikowany, jednak w tej chwili księgowe oraz przedsiębiorcy radzą sobie z tym zagadnieniem bezproblemowo.
Czym NIE jest WSTO?
Powinniśmy odpowiedzieć sobie zatem na pytanie, czym nie jest WSTO. Dla porządku – WSTO nie dotyczy:
- sprzedaży B2B – czyli do podatników VAT (tu mówimy o WDT – Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów),
- eksportu towarów poza UE – to już zupełnie inna operacja,
- usług – WSTO dotyczy wyłącznie dostaw towarów ruchomych,
- sprzedaży krajowej – czyli jeżeli towar nie opuszcza Polski.
WSTO a dokumentacja i obowiązki
Sprzedawcy prowadzący WSTO muszą pamiętać o kilku obowiązkach:
- Dokumentowanie transportu (faktury, listy przewozowe, trackingi kurierskie),
- Ewidencja sprzedaży do poszczególnych krajów,
- Rejestracja do OSS (jeśli przekroczysz próg lub chcesz uprościć życie),
- Fakturowanie z odpowiednią stawką VAT kraju nabywcy (jeśli nie OSS, to konieczna lokalna rejestracja VAT),
- Przechowywanie dokumentacji przez 10 lat (w przypadku OSS).
Korzyści i ryzyka WSTO – czyli VAT-owa gra o e-commerce
Korzyści:
- Możliwość ekspansji na rynki unijne bez potrzeby fizycznej obecności,
- OSS – prostsze rozliczenie VAT w wielu krajach UE,
- Przejrzyste zasady – jedna definicja WSTO w całej UE.
Ryzyka:
- Brak wiedzy o limicie 10 000 euro – i nieświadome naruszenie przepisów,
- Konieczność śledzenia stawek VAT w krajach UE,
- Błędy w dokumentacji i problemy przy ewentualnej kontroli.
Z czym mierzą się przedsiębiorcy e-commerce w kontekście WSTO?
Poniżej zestawienie realnych, najczęściej występujących problemów:
1. Brak wiedzy o limicie 10 000 euro i kiedy on obowiązuje
Wielu przedsiębiorców nie wie, iż ten limit obowiązuje łącznie dla całej UE, a nie per kraj.
Przykład:
Sprzedajesz za 4000 € do Niemiec, 3000 € do Czech i 5000 € do Francji – przekroczyłeś limit, mimo iż w żadnym kraju osobno nie przekroczyłeś 10 000 €.
Skutek: Powstaje obowiązek rozliczania VAT według stawek kraju konsumenta. A jeżeli tego nie robisz – urząd skarbowy może mieć bardzo złe dni i jeszcze gorszy humor.
2. Nieprawidłowe wystawianie faktur (VAT krajowy zamiast zagranicznego)
Gdy przedsiębiorca nie wie, iż jego sprzedaż to już WSTO, przez cały czas stosuje polski VAT (23%), mimo iż powinien naliczyć np. 19% VAT niemiecki albo 20% francuski.
Skutek: Zawyżony podatek VAT, problemy z korektami, ewentualne sankcje w innych krajach UE.
3. Brak rejestracji do OSS mimo przekroczenia progu
Część przedsiębiorców choćby po przekroczeniu limitu nie rejestruje się do systemu OSS (One Stop Shop) ani nie rejestruje się lokalnie w krajach odbiorców.
Skutek: Działalność poza przepisami, ryzyko sankcji, kontroli skarbowych i zaległości podatkowych w innych państwach członkowskich.
4. Problemy z identyfikacją, co jest WSTO, a co nie
Typowy dylemat:
- Klient zamówił z Francji, ale sam zamówił kuriera?
- A może wysyłka była do firmy bez VAT?
- Czy to jeszcze WSTO, czy już WDT, czy może w ogóle nie WSTO?
Skutek: Błędy w klasyfikacji transakcji prowadzą do błędnych deklaracji VAT i ewidencji.
5. Trudność w śledzeniu stawek VAT w krajach UE
Kiedy trzeba stosować zagraniczny VAT, pojawia się pytanie:
- Ile wynosi VAT na kosmetyki w Belgii?
- A jaka stawka na książki w Hiszpanii?
Skutek: Błędnie naliczone stawki VAT to problem nie tylko fiskalny, ale i konkurencyjny (cena końcowa!).
6. Brak wystarczającej dokumentacji dostawy towaru
W przypadku WSTO, dowód dostawy do innego państwa UE ma znaczenie podatkowe. W praktyce wielu e-sprzedawców nie zbiera wystarczających dowodów:
- brak listów przewozowych,
- brak dowodów odbioru,
- niedokładne dane z systemów kurierskich.
Skutek: W razie kontroli trudno udowodnić, iż to była transakcja WSTO – a więc fiskus może ją zakwestionować i uznać za sprzedaż krajową.
7. Problem z integracją księgowości i sprzedaży online
Sklepy na platformach typu Shopify, WooCommerce, Amazon, Allegro, eBay często nie mają wdrożonych integracji z systemami księgowymi, które potrafią rozpoznać moment przekroczenia progu WSTO i przyporządkować adekwatną stawkę VAT.
Skutek: manualne śledzenie limitów, chaos w ewidencji, błędy w deklaracjach.
8. Konieczność śledzenia limitów i rozliczeń kwartalnych OSS
System OSS rozlicza się kwartalnie, ale wymaga:
- prowadzenia odrębnych rejestrów sprzedaży,
- dokładnego przyporządkowania sprzedaży do państw nabywców,
- aktualnych danych o stawkach VAT.
Skutek: Kto nie prowadzi porządnej ewidencji – ten nie śpi spokojnie w nocy.
Co można z tym zrobić?
Oto kilka działań, które pomagają przedsiębiorcom uchronić się przed błędami WSTO:
- Audyt sprzedaży pod kątem WSTO i przekroczenia progu,
- Rejestracja do OSS – zamiast 27 rejestracji lokalnych,
Wdrożenie automatycznych systemów rozpoznających kraj nabywcy i stawkę VAT, - Edukacja zespołu – dział sprzedaży, obsługi klienta i księgowości,
- Bieżąca kooperacja z doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym wyspecjalizowanym w e-commerce.
WSTO a strategia podatkowa – co doradca podatkowy może zdziałać?
Dobrze zaplanowana strategia VAT w zakresie WSTO może:
- Zoptymalizować obowiązki podatkowe (np. OSS vs rejestracje lokalne),
- Uchronić przed ryzykiem zaległości VAT,
- Zwiększyć przewidywalność działalności międzynarodowej.
Warto przeprowadzić audyt sprzedaży e-commerce, by ustalić:
- czy kwalifikujesz się do WSTO,
- czy przekroczyłeś limit 10 000 euro,
- czy korzystasz z OSS.
Podsumowanie
Wewnątrzwspólnotowa Sprzedaż Towarów na Odległość (WSTO) to najważniejsze pojęcie dla wszystkich przedsiębiorcy działającego w e-commerce na terenie UE. Nowe zasady, choć na pierwszy rzut oka skomplikowane, w praktyce dają większą przejrzystość i realne ułatwienia – zwłaszcza dzięki systemowi OSS.
Warto jednak wiedzieć, kiedy WSTO się zaczyna, jakie obowiązki za sobą niesie i jak je mądrze rozliczać. Bo w e-handlu, tak jak w dobrym serialu – zawsze warto znać reguły gry, zanim akcja się rozkręci.
Justyna Cyrańska – Doradca podatkowy, Radca prawny Doradca Podatkowy. Z prawem podatkowym związana od 2018 r. Swoje umiejętności zdobywała w szczecińskich kancelariach prawno-podatkowych oraz w sądzie apelacyjnym. Dzięki zdobytemu doświadczeniu podpowie w jaki sposób zoptymalizować prowadzoną działalność gospodarczą. Specjalizuje się w reprezentacji klientów przed organami podatkowymi oraz sądami wszystkich instancji.
