23 godzin temu
Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) wydała wytyczne dotyczące sytuacji, gdy pracownik firmy z jednego kraju pracuje zdalnie za granicą. Dotyczy to podatku dochodowego od tzw. zakładu, od którego może być pobrany podatek dochodowy.
Gdy zagraniczna firma podejmuje w Polsce działalność w postaci np. przedstawicielstwa handlowego, zaczyna się jej przyglądać fiskus. Bo choćby jeżeli nie zakłada tu formalnie spółki, to gdy rozwija tu swoją działalność i choćby tylko zawiera umowy handlowe – już może mieć tu swoją obecność rozumianą przez władze skarbowe jako tzw. zakład. Nie musi być to zakład w potocznym rozumieniu jako jako zakład pracy czy zakład produkcyjny. W praktyce zakład może mieć fizyczną postać jednego biurka, przy którym pracownik pozyskuje klientów.
Takie reguły wynikające z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania nie zawsze są jednoznaczne. Zdarza się nawet, iż gdy np. pracownik firmy działającej w Polsce ma dom w Hiszpanii i stamtąd pracuje zdalnie, to hiszpańskie władze podatkowe mogą się zainteresować, jaki jest charakter takiej pracy i czy nie tworzy to zakładu. Oczywiście interesują się też tym, czy taka osoba nie staje się tam rezydentem podatkowym i czy nie należy pobrać od niego podatku od dochodów osobistych, ale więcej wątpliwości dotyczy opodatkowania zatrudniającej go firmy.
W najnowszych wytycznych OECD wskazano kilka kryteriów, które mają przesądzać o tym, czy taka zdalna praca tworzy zakład. Nie będzie mowy o zakładzie, gdy taki pracownik przeznacza mniej niż połowę swego czasu pracy w dowolnym 12-miesięcznym okresie na pracę za granicą. Gdy ten odsetek jest większy niż 50 proc., to wytyczne sugerują zweryfikowanie innych okoliczności, przede wszystkim uzasadnienia biznesowego dla obecności takiego pracownika za granicą. jeżeli okaże się, iż taki pracownik przebywa tam ze względu na bliskość klientów swojej firmy albo choćby w strefie czasowej zbliżonej do siedzib tych klientów – jest to powód uznania obecności pracownika za zakład do opodatkowania.
Jak zauważa Joanna Narkiewicz-Tarłowska, doradczyni podatkowa, dyrektorka zarządzająca w Vialto Partners, wytyczne OECD wprawdzie nie są obowiązującym prawem, ale w praktyce bywają respektowane przez administracje podatkowe poszczególnych państw, w tym także Polski.
– Dlatego warto zwrócić na nie uwagę, gdy pracownicy danej firmy korzystają z pracy zdalnej i przebywają w innym kraju. Wytyczne przewidują, iż zakład może powstać szczególnie w przypadku, gdy obecność pracownika w innym kraju ma cechy stałości i gdy służy to prowadzeniu biznesu w innym kraju – tłumaczy ekspertka. I dodaje, iż może się tak stać w szczególności wtedy, gdy taki pracownik spotyka się tam z klientami, zawiera umowy czy wystawia faktury w imieniu firmy. jeżeli natomiast ogranicza się do pracy na rzecz centrali firmy w swoim kraju – ryzyko powstania zakładu jest mniejsze.
– Rozsądnym podejściem wydaje się opracowanie firmowej polityki pracy zdalnej. Powinna ona ujmować nie tylko konsekwencje w sferze prawa pracy, ale też podatków. Chodzi tu nie tylko o ryzyko powstania zakładu, ale też konsekwencje dłuższej pracy za granicą w sferze PIT i ubezpieczeń społecznych – sugeruje Joanna Narkiewicz-Tarłowska.
Jeśli działalność zagranicznej firmy w Polsce ma charakter stały, to może mieć skutki także w sferze VAT. Zdarza się, iż taka firma nie tylko godzi się na opodatkowanie zakładu w Polsce, ale wręcz rejestruje się dla celów VAT i wystawia faktury. A to już od lutego przyszłego roku może oznaczać, iż będą to faktury z KSeF.
Szymon Dąbek, doradca podatkowy i partner w kancelarii Lumos Advisory przypomina, iż powstanie zakładu w rozumieniu podatku dochodowego często, choć nie zawsze, oznacza powstanie „stałego miejsca prowadzenia działalności” w rozumieniu przepisów o VAT.
– Firmy, które takie stałe miejsce działalności posiadają i uczestniczą w dostawach towarów lub świadczeniu usług na rzecz polskich podmiotów, powinny wystawiać faktury VAT, a po 1 lutego 2026 r. – faktury ustrukturyzowane w KSeF. W ustawie o VAT nie przewidziano dla nich wyłączeń od e-fakturowania – zaznacza ekspert.
Co to oznacza w praktyce? jeżeli dana firma z zagranicy, choćby poprzez zdalnego pracownika w Polsce, ma tu miejsce prowadzenia działalności, to powinna podjąć przygotowania do używania KSeF. – Inaczej bowiem ich polscy partnerzy mogą mieć kłopot z odzyskiwaniem VAT zawartym w fakturach od nich – ostrzega Szymon Dąbek.
