2 miesięcy temu
Do uregulowania kwestii sygnalistów zobligowała Polskę unijna dyrektywa 2019/1937. Nowe przepisy zaczną obowiązywać już 25.9.2024 r.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało co prawda niedawno osobliwy komunikat, z którego wynika, iż system zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów trzeba wdrożyć do 1.1.2025 r. i dopiero od tego dnia będą sankcje za brak tej procedury.
Głos zabrała także Państwowa Inspekcja Pracy. Na swojej stronie wskazuje, iż z perspektywy PIP ochrona sygnalistów rozpocznie się 25.9.2024 r., natomiast przepisy określające zasady składania przez nich zgłoszeń o nieprawidłowościach będą wchodziły w życie w późniejszych terminach i nowe procedury w pełni zaczną obowiązywać dopiero od 1.1.2025 r.
– Problem polega na tym, iż sygnalista nie będzie w takim wypadku wiedział, do kogo się zwrócić w swojej organizacji, skoro mechanizmy wewnętrzne mają obowiązywać dopiero od nowego roku – mówi Beata Baran-Wesołowska, radca prawny i partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.
Ekspertka rekomenduje, aby trzymać się daty 25.9.2024 r. na wdrożenie procedur. Ani interpretacja PIP, ani resortu nie stanowi bowiem prawa powszechnie obowiązującego i przed sądem trudno się będzie nimi posiłkować.
Co trzeba zrobić
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, którą należy wdrożyć, ma pewien zakres elementów obligatoryjnych.
Po pierwsze, ustalenia wymaga sposób przyjmowania zgłoszeń. Chodzi o adekwatnie dostosowane kanały wewnętrzne.
Zgłoszenia mogą być przekazywane zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, w tym e-mailowej lub dzięki stworzonego w tym celu rozwiązania IT (np. przeznaczonej do tego platformy).
Po drugie, należy określić osoby odpowiedzialne za przyjmowanie informacji o naruszeniach.
– Tutaj kluczowa jest kwestia poufności. Oddelegowanie np. całego działu HR do takiego zadania nie wydaje się być adekwatnym rozwiązaniem. o ile firma nie chce zatrudniać do tych zadań nikogo nowego, to może oddelegować jedną osobę lub kilka, które wykonują w przedsiębiorstwie też inne zadania. Muszą one być jednak wyraźnie upoważnione pisemnie przez pracodawcę do takich działań – wyjaśnia ekspertka.
Zwraca jednocześnie uwagę, iż o ile dany podmiot zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń w formie e-mailowej, powinien w tym celu utworzyć odrębne skrzynki właśnie do tego typu komunikacji, aby zachować poufność procesu zgłoszeniowego.
Po trzecie, ważne jest też określenie podmiotu realizującego tzw. działania następcze. – Chodzi tutaj o osoby, które podejmą dalsze kroki związane ze zgłoszonym naruszeniem, czyli np. przeprowadzą rozmowy z ludźmi mogącymi coś wiedzieć na temat zasygnalizowanych nieprawidłowości, a także z człowiekiem, który mógł się ich dopuścić – tłumaczy mec. Baran-Wesołowska.
Po czwarte, istotne jest rozstrzygnięcie, czy dany podmiot będzie przyjmować zgłoszenia anonimowe.
– To są kwestie, które musimy ustalić, a następnie zapisać w procedurze zgłoszeń wewnętrznych – mówi ekspertka.
Następne kroki
Kolejnym wymaganym krokiem są konsultacje takiej procedury z organizacją związkową, a o ile jej nie ma w zakładzie, to z przedstawicielami osób świadczących pracę. realizowane są one nie krócej niż pięć dni i nie dłużej niż dziesięć dni od momentu przedstawienia projektu takich rozwiązań.
Następnie powinien nastąpić etap przyjęcia takiej procedury. Sposobów jest kilka.
– Może to być np. uchwała zarządu. Wszystko zależy od tego, w jakiej formie dany podmiot przyjmuje regulacje, które dotyczą jego funkcjonowania wewnętrznego – zaznacza mecenas.
Kolejny krok to ogłoszenie procedury wszystkich zatrudnionym. – Nie ma konieczności wzywania każdego pracownika, aby podpisał dokument, iż się z nią zapoznał. Wystarczy, iż e-mailowo albo dzięki innego wewnętrznego narzędzia komunikacji przyjętego w firmie (np. intranet) zostanie o niej poinformowany. Zapoznać trzeba też osoby, które dopiero rekrutują się do firmy. W ich wypadku informacja w opublikowanym ogłoszeniu o pracę lub w formie e-mailowej, np. z linkiem do procedury, powinna być wystarczająca – dodaje.
Podstawa prawna: Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
